“8 วิธี ส่งเสริมแรงจูงใจในการทำงาน” ถอดบทเรียนจากหนังสือ ‘วิธีปั้นคนแบบโตโยต้า’

แนวคิดของโตโยต้า “แรงจูงใจในที่ทำงาน เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ผู้เป็นผู้นำ หรือ หัวหน้า ต้องคอยสร้างให้มันเกิดขึ้น มันบ่งบอกทั้งความเก่งของหัวหน้า และความกระตือรือร้นของลูกน้อง ว่ามีความพร้อมขนาดไหนกับการสร้างคุณค่าที่เพิ่มขึ้นให้กับองค์กร” 

Future Trends จะมาแชร์ 8 วิธีคิด สร้างแรงจูงใจในการทำงาน ที่ได้จากการอ่านหนังสือ ‘วิธีปั้นคนแบบโตโยต้า’ มาให้ผู้อ่านทุกคนได้ติดตามกัน

1.สอนแนวคิดในการสร้าง ‘จุดมุ่งหมาย’ ไม่ใช่บอก ‘คำตอบ’

หนึ่งในสาเหตุที่พนักงานทำงานตามคำสั่งอย่างเดียวโดยไม่มีวิธีคิด เป็นเพราะว่าผู้เป็นหัวหน้า ชอบบอกคำตอบให้กับการเดินทางของพวกเขา การทำเช่นนั้นส่งผลให้พนักงานขาดการคิดวิเคราะห์ ไม่สามารถกำหนดจุดมุ่งหมายที่ต้องการได้ 

ดังนั้น หากจะสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ผู้เป็นหัวหน้าจะต้องไม่บอกคำตอบ ของปัญหาให้กับลูกน้อง ควรที่จะสอนให้พวกเขากำหนดจุดมุ่งหมายที่ต้องการ เช่น อยากได้ลูกค้าเพิ่มอย่าไปบอกว่าต้องทำอย่างไร ให้พวกเขาได้ลองคิดวิเคราะห์ว่าต้องทำอย่างไรถึงจะได้ลูกค้าเพิ่ม เป็นต้น

สิ่งสำคัญ หัวหน้าต้องมีคำตอบเป็นของตัวเองด้วย ไม่ใช่ว่าจะให้แต่ลูกน้องหาคำตอบอยู่ฝ่ายเดียว หากทั้งสองฝ่ายมีคำตอบมานำเสนอ จะเกิดการพูดคุยตัดสินความเหมาะสมกัน วันใดที่ลูกน้องมีวิธีคิดที่คล้าย หรือดีกว่าหัวหน้า แสดงว่าเขามีจุดมุ่งหมายที่ไม่รอเพียงแค่คำตอบแล้ว

2.เริ่มต้นการสอนงานจากคนที่ ‘หัวแข็ง’ ที่สุดก่อน

หัวแข็งในบริบทนี้เป็นได้หมดทั้ง ดื้อ น้ำเต็มแก้ว เก่งแต่มีอัตตา ผู้เป็นหัวหน้าถ้าอยากจะสร้างแรงจูงใจในการทำงานควรเริ่มต้นที่กลุ่มคนประเภทนี้ก่อน ทำไมล่ะ?

เพราะ สอนงานคนหัวแข็งได้ 1 คน มันเปรียบได้กับการสอนงานคนทั่วไปได้ 100 คน ต้องบอกก่อนว่าโตโยต้า แบ่งแยกประเภทของคนทำงานไว้ 2 ลักษณะ A คือคนประเภท “ได้ครับพี่ ดีครับผม เหมาะสมครับนาย” คนประเภทนี้จะเป็นที่ชื่นชอบของหัวหน้ามักจะได้รับการสนับสนุน แต่ลักษณะนิสัยแบบนี้ไม่ค่อยส่งผลดีกับองค์กรมากนัก เนื่องจากส่วนมากคนประเภทนี้จะ ‘เงียบปาก’ ทันทีที่ถูกถาม หรือให้ทำอะไรคนเดียว

ต่างจากคนทำงานอีกประเภท B คือ คนประเภท “ผมว่ามันไม่เหมาะสมนะครับ งานวิจัยมันบอกว่าแล้วว่ามันไม่ดี” คนประเภทนี้จะมีความคิดเป็นของตัวเอง ไม่ชอบการได้รับคำสั่งแบบไม่ผ่านการกลั่นกรองอย่างดี พวกเขามักจะถูกมองว่ามีอัตตา ไม่ฟังหัวหน้า ชอบแสดงความคิดเห็น โตโยต้ามองว่าคนประเภทนี้สมควรแก่การได้รับการสนับสนุน เพราะพวกเขาไม่เคยคิดที่จะ ‘เงียบปาก’ ไม่ว่าจะเป็นเวลาไหนก็ตาม

เพราะเหตุนี้การสอนงานคนที่หัวแข็งที่สุดก่อน จะทำให้คนหัวแข็งคนอื่นๆ พบกับแรงจูงใจในการทำงานที่เพิ่มมากขึ้นไม่ใช่ว่าเป็น “หัวเดียวกระเทียมลีบ” ไม่มีคนสนใจเพียงเพราะไม่ประจบเจ้านาย คนประเภทนี้จึงถือว่าเป็นสมบัติชั้นดีขององค์กรควรค่าแก่การพัฒนายิ่ง

3.สร้างความเข้าใจ และการยอมรับ ไม่ใช่สั่งอย่างเดียว

เมื่อถึงจุดหนึ่งที่งานมันแย่ลง คนเราจะออกมาสร้างการเรียกร้อง ถ้าหากเจ้านายแย่ ผู้ที่ออกมาเรียกร้องจะถูกคัดออกจากองค์กร แต่ถ้าหากเจ้านายดี พวกเขาจะสร้างความเข้าใจและรับฟัง เพื่อการสร้างการยอมรับ โดยไม่ต้องออกคำสั่ง

จะสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ต้องอาศัยความเข้าใจที่เป็นจุดร่วมกันระหว่าง องค์กร หัวหน้า และลูกน้อง ทั้ง 3 ฝ่ายต้องเข้าใจกัน และยอมรับเหตุผลซึ่งกัน และกัน หากเป็นเช่นนี้ ลูกน้องจะได้รับความรู้สึกเหมือนถูกรับฟังปัญหา และพยายามทำความเข้าใจ ไม่ใช่ว่าโดนอำนาจบังคับให้อดทนโดยไม่มีสิทธิรับรู้อะไรเลย

ดังนั้น การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ต้องอาศัยความเข้าใจ การยอมรับ กับทั้ง 3 ฝ่าย โดยปราศจากอำนาจไม่ชอบทั้งปวง

4.สร้างคุณค่า ไม่ใช่สักว่าจะทำงานอย่างเดียว

การสักว่าจะทำงานอย่างเดียว สร้างอารมณ์การหมดไฟในการทำงานได้ เพราะมันไม่แสดงให้เห็นคุณค่าที่คู่ควร หัวหน้ามีหน้าที่ช่วยไขขอข้องใจของการทำงาน ว่ามันมีคุณค่ามากน้อยแค่ใดกับการทำงานนั้นๆ

สอนให้พวกเขารู้ว่า อะไรคือคุณค่าของการทำงานชิ้นนั้น หากทำงานหลายอย่างจนยุ่งมาก แต่การทำงานหลายอย่างนั้นไม่ช่วยส่งเสริมคุณค่า ก็ควรที่จะหยุดทำมันซะ แล้วหางานที่จะมีคุณค่ากับคุณมาทำ

ยกตัวอย่างการเขียนงาน ถ้าต้องเขียนเพียงแค่งานลูกค้าอยู่แต่ในกรอบไม่มีอิสระในการเขียน ก็ควรจะถอยตัวออกมา แล้วเขียนงานที่ตัวเองสนใจมองคุณค่าของมันช่วงเวลาที่กำลังเขียนงาน ความสุขที่มี นี่แหละคือแรงจูงใจที่จะพาลูกน้องของคุณออกจากการสักแต่จะทำงานให้เสร็จ

5.สิ่งที่อยากทำ และสิ่งที่หัวหน้าอยากให้ทำ

ถ้าเกิดวันหนึ่งมีโครงการที่คุณต้องจัดทีมให้ลูกน้องทำงาน ในขณะที่กำลังคุยกันอยู่ มีพนักงานคนหนึ่งยกมือ เสนอตัวว่า “อยากเป็นหัวหน้าของงานนี้” คำพูดแบบนี้หมายถึงแรงจูงใจหรือไม่?

การจะตัดสินได้นั้นคงต้องใช้หลักแนวคิด ‘3 เก็นชุกิ’ การหาความเป็นจริงจากความเป็นจริงทั้ง 3 อย่าง  ได้แก่ เก็นจิ(สถานที่จริง) เก็นบุตสึ(ของจริง) และเก็นจิตสึ(สถานการณ์จริง) ที่ถูกดัดแปลงมาอยู่ในรูปแบบการถาม 3 คำถาม คุณทำอะไรได้จริง คุณอยากทำอะไรจริงๆ และคุณคิดเห็นอย่างไรกันเรื่องนี้จริงๆ 

ย้อนกลับไปที่ลูกน้องยกมือเสนอตัว หัวหน้าถาม คุณทำอะไรได้ คุณอยากทำจริงๆ หรือ และคุณคิดเห็นอย่างไรถ้าเป็นเช่นนั้น คำตอบของลูกน้องคือน้ำหนัก ที่คุณต้องชั่งว่ามันคือแรงจูงใจ หรือแค่ความอยากที่ไม่มีผลดีอะไรเลย

6.ฟัง ดู ลงมือทำ

การสร้างแรงจูงใจในข้อนี้ไม่ซับซ้อนอะไรมาก เพียงแค่เล่าให้ลูกน้องฟัง ถึงเหตุผลของการลงมือทำในงานครั้งนี้ จากนั้นแสดงให้พวกเขาดูว่าทำอย่างไร แล้วหลังจากนั้นค่อยให้พวกเขาลงมือทำจริง มันดูเป็นข้อที่ง่าย แต่ผลลัพท์ที่ได้มานั้น จะแสดงให้เห็นเลยว่าลูกน้องที่คุณพูด และแสดงให้ดูมีแรงจูงใจที่มากพอกับการทำงานนี้หรือไม่?

ข้อควรระวังของหัวหน้าคือวิธีการนี้ เมื่อทำไปแล้วครั้งหนึ่ง จะต้องทำต่อไปอย่างต่อเนื่องอย่าหยุด เพราะมันเป็นรูปแบบการสอนงานอีกอย่างหนึ่งหากมันใช้งานแล้วได้ผลควรจะทำต่อไป มีแนวโน้มสูงมากที่ลูกน้องของคุณจะได้รับแรงจูงใจอย่างต่อเนื่อง

7.เมื่อเกิดข้อผิดพลาด สิ่งที่ควรทำให้น้อยที่สุด คือ ‘ตำหนิ’

“ชื่นชนเมื่อลูกน้องตัดสินใจหยุดสายการผลิต” ในกรณีของโตโยต้า ลูกน้องคนหนึ่งตัดสินใจหยุดสายการผลิตฉุกเฉิน เพราะมันจะทำให้เกิดการขาดทุนครั้งยิ่งใหญ่ แต่ไม่มีการปรึกษาคนอื่นก่อน อย่าพึ่งที่จะตำหนิเขา ลองคิดดูก่อนว่ามันเป็นไปตามที่เขาบอกหรือเปล่า?

มองดูว่าการกระทำของเขาช่วยองค์กรไว้หรือไม่ หากช่วยคุณไม่ควรตำหนิ แต่ควรที่จะชื่นชมว่าการทำงานของเขานั้นดีเยี่ยมมากสามารถวิเคราะห์ความเป็นไปได้อย่างแม่นยำ แต่หากเขาตัดสินใจผิดการตำหนิก็ไม่ควรเช่นกัน แต่ควรที่จะสอนเขาในกระบวนการทำงาน ว่าหากมีปัญหาให้มาพูดคุยกับหัวหน้าก่อน เพื่อหาแนวทางการแก้ไขปัญหา

การเคลื่อนไหวของหัวหน้าในรูปแบบนี้จะสร้างความระวังตัวให้กับลูกน้อง และสร้างแรงจูงใจเพื่อไม่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด หรือเพื่อพัฒนาตัวเองได้มากขึ้นไปอีก

8.พูดให้ดังว่าองค์กรได้รับประโยช์อะไร แต่พูดให้ดังกว่าว่าบุคลากรจะได้รับประโยชน์อะไร?

เป็นอีกหนึ่งวิธีคิดที่เข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน เพียงแค่บอกไปให้หมดทั้งมุมขององค์กร และมุมของบุคลากร ว่าการตัดสินใจครั้งหนึ่งมีประโยชน์อะไรเกิดขึ้นบ้าง แล้วประโยชน์นั้นส่งผลสู่พวกเขาอย่างไร?

อย่ามัวแต่ปิดปาก อะไรที่พูดแล้วสร้างประโยชน์ก็พูดไปเถอะเพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ในการพัฒนาตนเองให้มากยิ่งขึ้นของบุคลากร ซึ่งมันจะส่งผลดีสู่องค์กรได้อย่างแน่นอน

เป็นอย่างไรกันบ้างกับ 8 วิธีคิด สร้างแรงจูงใจในการทำงาน จากหนังสือ ‘วิธีปั้นคนแบบโตโยต้า เป็นบทความต่อจาก 14 วิธีคิดในการพัฒนาบุคลากร และพัฒนาทักษะความคิด หากใครยังไม่ได้อ่านสามารถกดลิงก์ได้ที่คอมเมนต์เลย ’ โดยคอนเทนต์ของหนังสือเล่มนี้ยังไม่หมดเท่านี้ ทาง Future Trends ได้เตรียมบทความต่อไปจากหนังสือเล่มนี้ไว้แล้ว หากผู้อ่านคนใดสนใจสามารถรอติดตามอ่านกันต่อได้เลย

เขียนโดย ธนพนธ์ หัสกรรัตน์

Source: หนังสือ ‘วิธีปั้นคนแบบโตโยต้า’ เขียนโดย OJT Solution แปลโดย วีรวรรณ จารุโรจน์จินดา สำนักพิมพ์ WeLearn