10 วิธีการสื่อสาร “ให้ทีมและพนักงานในบริษัทเติบโต”

“หลักการสื่อสารที่ถูกต้อง คือ การเดินเข้าไปสร้างบทสนทนา ไม่ใช่สร้างสัญลักษณ์ให้ผู้รับสารตีความเอาเอง” จะเป็นหัวหน้าที่ดีในการพัฒนาบุคคลหรือไม่? ขึ้นอยู่กับว่าสื่อสารได้ดีเพียงใด

วันนี้ Future Trends จะมานำเสนอ 10 วิธีการสื่อสาร ที่จะทำให้ทีมงาน และพนักงานของบริษัทเติบโตขึ้นไปพร้อมๆ กัน เป็นแนวทางที่ช่วยในการเป็นผู้นำที่ดีได้

[ 10 วิธีการสื่อสาร “ให้ทีมและพนักงานในบริษัทเติบโต” ]

1.เดินตรวจงาน พร้อมไม้กวาด และที่ตักขยะ

หากกล่าวถึงการสื่อสารเรื่องการทำงาน คนส่วนมากมักจะใช้ช่วงเวลาในการสังสรรค์เป็นการพูดคุยสนทนากัน แต่เมื่อเวลาผ่านไป วัฒนธรรมการสังสรรค์อาจจะไม่เข้ากับคนรุ่นใหม่ ทำให้วิธีการสื่อสารของหัวหน้าต้องเปลี่ยนแปลงไป จากช่วงเวลาสังสรรค์ มาเป็นช่วงเวลาการทำงานแทน

ช่วงเวลาการทำงาน เป็นช่วงเวลาแห่งการสื่อสารที่ดีที่สุด เพราะคนรุ่นใหม่ไม่ชอบพูดคุยเรื่องงานในเวลาอื่นๆ กันแล้ว อยากจะให้มี Work Life Balance แบ่งแยกชีวิต และการทำงานให้ได้ ช่วงเวลานี้จึงเหมาะสมแก่หัวหน้าที่จะเข้าไปสื่อสารกับพวกเขา

เข้าไปรับฟังความคิดเห็น เป็นเรื่องปกติที่ความคิดคนเราจะแตกต่างกัน คนเป็นหัวหน้ามีหน้าที่ในการปรับตัวและสนับสนุนพวกเขา เปรียบดังการเดินตรวจงานด้านไม้กวาด เข้าไปฟังความคิดเห็นของลูกน้อง และใช้ที่ตักขยะเก็บความคิดเหล่านั้นมาไตร่ตรอง ว่าต้องปรับเปลี่ยนมุมมองไหนเพื่อจะสื่อสารให้พวกเขาเติบโตได้

ไม่ว่าหัวหน้าจะยุ่งขนาดไหนก็ต้องเดินตรวจงานเป็นประจำเพื่อทราบถึงปัญหา และแก้ไขได้ทันท่วงนี้ไม่ปล่อยให้ค้างคาจนทีมไม่สามารถเติบโตได้

2.สร้างบทสนทนาในช่วงเช้า

มันไม่ใช่บทสนทนาอะไรที่หนักหนานักหรอก เป็นเพียงแค่ ‘Small Talk’ พูดคุยเรื่องเปื่อยกับลูกน้อง เป็นการผลักดันให้ลูกน้องอยากจะพูดคุยด้วย กระตุ้นให้พวกเขามีเรื่องมาสนทนา แต่อย่าให้มากเกินจนกลายเป็นว่าลูกน้องต้องมีเรื่องมาเล่าทุนวันล่ะ เพราะไม่ใช่ว่าคนเราจะสามารถเจอเรื่องที่น่าสนใจมาเล่าได้ในทุกๆ วันตอนเช้ากันหรอก

ความรู้สึกตอนเช้าจะเป็นการกำหนดอารมณ์ของการทำงานในแต่ละวัน นั่นทำให้การพูดคุยเรื่อยเปื่อยเป็นการสร้างบรรยากาศที่ดีในที่ทำงานเลย แต่หากคุณเริ่มการทำงานด้วยการพูดคุยที่หนักหนา หรือว่าร้ายลูกน้อง ทั้งวันของพวกเขาจะเต็มไปด้วยความหดหู่ เบื่อหน่ายกับการทำงาน ผู้นำที่ดีจงระวัง และสร้างบทสนทนาอย่างสร้างสรรค์ด้วยล่ะ

3.เอาใจใส่ในการพูดคุย

ถามไถ่สุขภาพ การทำงาน การเงิน การลงทุน การออกแบบครอบครัว ใส่ใจเรื่องพวกนี้ของลูกน้องหน่อย ก็เป็นลักษณะที่ดีของผู้นำเหมือนกันนะ เพราะในมุมมองลูกน้องหัวหน้าจะเก่งกว่าพวกเขาเสมอ จงใช้ประโยชน์จากภาพลักษณ์ในการให้คำแนะนำ และแรงจูงใจเพื่อการเติบโตของลูกน้อง

ด้วยการเอาใจใส่พวกเขา แต่อย่าให้มากเกินไปจนถึงขนาดว่าไปยุ่งเรื่องส่วนตัวของพวกเขาล่ะ และต้องระวังลูกน้องประเภทที่เขาไม่ชอบให้ยุ่งเรื่องส่วนตัวด้วยล่ะ มันจะกลายเป็นผลเสียมากกว่าผลดี เป็นหัวหน้านี่ลำบากใจน่าดูเลยนะ

ข้อควรระวังอีกหนึ่งคือ อย่าเปิดประโยคด้วย “มีความกังวลใจ หรือ มีเรื่องกลุ่มใจอะไรไหม” มันให้ความรู้สึกเหมือนสอบสวน ล้วงความลับพวกเขามากเกินไป

4.ความสัมพันธ์รอบด้าน

ลำดับขั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่เป็นกำแพงสูงใหญ่กับหัวหน้า และลูกน้อง เนื่องจากความเคารพในตำแหน่งหน้าที่สร้างความไม่สะบายใจให้กับลูกน้อง ในการพูดคุยกับหัวหน้า และหัวหน้าบางคนก็สร้างกำแพงรอบด้านไว้สูงเกินไป เข้าถึงยาก

ดังนั้น การพูดคุยจะช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ให้ดีขึ้นได้ เพียงแต่ต้องลดความสำคัญของลำดับขั้น และจัดแบ่งเวลาให้ชัดเจนว่าเวลาไหนสามารถพูดคุยเล่นด้วยได้ เวลาไหนควรที่จะโฟกัส และจริงจังกับงาน จะช่วยให้ลูกน้องเข้าใจความสัมพันธ์โดยไม่ปิดกั้น นำไปสู่การพัฒนาที่ดีของพวกเขา

5.พูดในสิ่งที่พวกเขาอยากได้ยิน ชื่นชมในความเก่งของพวกเขาบ้าง

การทำงานของลูกน้อง มีจุดประสงค์ที่ต้องการไม่กี่อย่าง อยากได้คำชมก็เป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่พวกเขาต้องการ ที่จะได้รับหลักจากทำงานเสร็จสิ้น มันจะสร้างแรงใจที่ดี และผลักดันให้ยืนไปในจุดที่สูงขึ้นของพวกเขา

การกล่าวถึง ‘First Impression’ ความประทับใจครั้งแรกของพวกเขา และปัจจุบัน ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ทำให้เห็นถึงการเดินทางที่พัฒนามาถึงจุดไหนแล้ว เช่น ตอนเข้ามาคุณไม่มีอะไรที่น่าสนใจเลย แต่ผ่านไปเพียงแค่ 1 ปี คุณมีแนวโน้มสูงที่จะเลื่อนขั้นแล้ว เป็นต้น

6.จงเป็นหัวหน้าที่ตำหนิลูกน้องแบบที่พวกเขามีวิธีหนี

การชมเป็นสิ่งสำคัญ การไม่กล่าวโทษลูกน้องก็เป็นสิ่งสำคัญ แต่การตำหนิลูกน้องก็สำคัญเช่นกัน ไม่ใช่ว่าพวกเขาควรได้รับแต่คำชม พวกเขาควรได้รับการตำหนิที่สร้างสรรค์เมื่อทำผิดพลาดด้วย ไม่เช่นนั้นจะกลายเป็นว่าหัวหน้าโอ๋ลูกน้องเกินไป

แต่การตำหนิอย่างสร้างสรรค์ ด้วยชื่อก็บอกอยู่แล้วว่าสร้างสรรค์ หมายถึงการตำหนิที่มีช่องทางให้พวกเขาได้แก้ตัว หรือหนีจากคำตำหนิเหล่านั้นด้วย ไม่ใช่ว่าว่าร้ายจนไม่มีช่องให้อธิบายอะไรเลย ควรที่จะถามเหตุผล และวิธีคิดของพวกเขาประกอบ ไม่ใช่สักแต่ว่าจะตำหนิ ลูกน้องได้หนีหายหมด การพัฒนาจะไม่มีวันเกิดขึ้นกับหัวหน้า หรือผู้นำ ประเภทนี้่

7.ส่องแสงให้เข้าถึงความเก่งของลูกน้องได้

การมองเห็นถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญ ไม่ว่าคุณจะทำดีแค่ไหน แต่ถ้าเป็นการทำงานแบบปิดทองหลังพระคุณจะได้อะไรล่ะ คุณมาทำงานนะ ถ้าลูกน้องของคุณไม่มีแสงเลย พวกเขาจะมีตัวตนในบริษัทได้อย่างไร?

หัวหน้าอย่างคุณมีหน้าที่ในการส่องแสงสว่างให้พวกเขา ตะโกนออกไปว่าทีมคุณทำได้ มีงานอะไรมาอย่ารับไว้คนเดียว นำเสนอชื่อลูกน้องเข้าไป บรรยายความเก่งกาจของพวกเขาว่ามันเป็นอย่างไร จงเป็นสะพานให้พวกเขาได้ข้ามไปจุดที่มีแสงส่องถึง นั่นคือการเป็นหัวหน้าที่สื่อสารดีจนสามารถพัฒนาทีมให้เติบโตได้

8.ส่งลูกน้องที่มือดีที่สุดไปเติบโตที่อื่น

ข้อนี้คงจะสร้างความฉงนให้คนอ่านเป็นอย่างมาก หัวหน้าบ้าอะไรสื่อสารออกมาให้ลูกน้องที่เก่งที่สุดไปเติบโตที่อื่นกัน?

เหตุผลน่ะมันมีอยู่ เมื่อเราเป็นหัวหน้าเรามีลูกน้องที่เก่งกาจมาก เรามักจะเก็บเขาไว้กับตัวเอง เพราะไว้ใจในความเก่งกาจ โดยไม่รู้เลยว่าการทำอย่างนั้่น เป็นการกดขี่ความสามารถที่สามารถเพิ่มขึ้นได้ของตัวลูกน้อง เป็นเหมือนการทำให้เขาอยู่ภายใต้เงาของตัวคุณเองตลอดไป เมื่อคิดถึงลูกน้องคนนั้นคงไม่พ้นคิดถึงหน้าหัวหน้าอย่างคุณที่เก็บเขาไว้กับตัวเองตลอดเวลา

ดังนั้น จงส่งเขาคนนั้นไปเติบโตที่อื่นซะ ให้เขาได้เติบโตเป็นคนที่เก่งยิ่งขึ้น เก่งยิ่งกว่าคุณ สื่อสารกับเขาไปว่าแนวโน้มความเก่งของเขาจะไม่หยุดที่ตรงนี้ จงไปต่อ และอนาคตค่อยว่ากัน นอกจากนี้วิธีนี้ยังส่งเสริมให้ลูกน้องคนอื่นของคุณมีโอกาสในการพัฒนาเพิ่มขึ้นด้วย เป็นการเปลี่ยนความสนใจจากคนหนึ่งมาสู่อีกคนหนึ่ง

9.เป้าหมายมีเพียงหนึ่งเดียวจะสำเร็จไหม ขึ้นอยู่ว่าสื่อสารกับใคร

หัวหน้ามีหน้าที่สื่อสารให้ลูกน้องรู้ถึงเป้าหมายของบริษัทว่าเป็นอย่างไร แต่วิธีการสื่อสารนั้นไม่จำกัด คุณอาจจะสื่อสารกับผู้ตามที่มีลักษณะ “ดีครับผม เหมาะสมครับท่าน” ก็ได้แต่คนลักษณะนี้่ไม่ทำให้บริษัทเจริญขึ้นหรอก เพราะพวกเขาไม่ถามทำตามอย่างเดียว

กลับกันหากคุณสื่อสารกับคนที่เป็นหัวหอกของทีมคอยถามคำถามที่สงสัย คอยพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ เป้าหมายที่มีเพียงหนึ่งเดียวจะสำเร็จแน่นอน เปอร์เซ็นต์มันมากกว่าสื่อสารกับพวกดีครับผม เหมาะสมครับท่าน แน่นอน

10.อย่าเป็นจุดศูนย์กลาง

จงเป็นผู้นำที่สื่อสารจากมุมนอก มุมนอกที่ไม่ต้องเข้าไปตัดสินใจเรื่องในทีม ให้คนที่อยู่ในทีมตัดสินใจร่วมกันนั่นแหละถูกต้องที่สุดแล้ว หากคุณสื่อสารผ่านการเป็นผู้นำที่เป็นจุดศูนย์กลางคุณจะไม่ได้เห็นมุมมองของคนในทีมเลย ท้ายที่สุดการตัดสินใจจะเป็นคุณเอง

ดังนั้น เราต้องอยู่มุมนอก เป็นคนนอกในการตัดสินใจให้พวกเขาได้เลือกหนทางแห่งการพัฒนาตนเองกันเอง ไม่ต้องไปยุ่งในสิ่งที่ทำแล้วไม่มีประโยชน์ สร้างผลเสียเปล่าๆ

เป็นอย่างไรกันบ้างกับ 10 วิธีการสื่อสาร “ให้ทีมและพนักงานในบริษัทเติบโต” จากหนังสือ ‘วิธีปั้นคนแบบโตโยต้า’ ทาง Future Trends หวังว่าวิธีการเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้พัฒนาเป็นหัวหน้าที่ดียิ่งขึ้น สื่อสารให้ลูกน้องสามารถเติบโตได้อย่างดี หากชอบบทความพัฒนาตนเองแบบนี้อย่าลืมไปอ่านบทความเก่าๆ และติดตามผลงานใหม่ๆ ของเราได้ทุกวัน

เขียนโดย ธนพนธ์ หัสกรรัตน์

Source: หนังสือ ‘วิธีปั้นคนแบบโตโยต้า’ เขียนโดย OJT Solution แปลโดย วีรวรรณ จารุโรจน์จินดา สำนักพิมพ์ WeLearn