‘ขี้เกียจ แบ่งเวลาไม่เก่ง สมาธิมาๆ หายๆ’ ลองใช้ 6 เทคนิคที่จะช่วยให้เราโปรดักทีฟได้มากขึ้นจาก LifeHacker ดูสิ

‘เขาว่าฝนมันทำให้คนเหงา’ แถมบางทีก็ทำให้เราขี้เกียจด้วยนะ เพราะอากาศเย็นๆ จะทำให้ร่างกายตอบสนองต่ออุณหภูมิที่ลดต่ำลง ซึ่งส่งผลให้การไหลเวียนของเลือดต่ำลง ร่างกายเคลื่อนไหวช้าลง และทำให้เรารู้สึกว่าตัวเองขี้เกียจ นอกจากนี้ เสียงฝนเปาะแปะก็ยังช่วยให้ใครหลายๆ คนรู้สึกผ่อนคลาย และรู้สึกอยากพักผ่อนไปเรื่อยๆ จนกว่าแดดจะกลับมาออกอีกครั้ง

ถ้าวันฝนตกเป็นวันหยุด เราก็คงนอนตีพุงสบายใจเฉิบอยู่ที่บ้าน แต่เราก็ไม่ใช่เทวดา จะให้ไปสั่งฟ้าสั่งฝนให้ตกตามใจชอบก็คงไม่ได้ เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราต้องเผชิญก็คงไม่พ้น ‘ความขี้เกียจ’ อย่างแน่นอน

เมื่อมี ‘ความขี้เกียจ’ เป็นสารตั้งต้น ปัญหาอื่นๆ ก็จะตามมา คนขี้เกียจ แค่นั่งบนเก้าอี้เฉยๆ ก็ขี้เกียจแล้ว จะให้มาจัดการเวลาที่แสนยุ่งยากแถมยังมีอยู่อย่างจำกัดอีกก็ปวดหัวพอดี อีกอย่างก็คือถึงแม้เราจะนั่งเฉยๆ อยู่กับที่ ความคิดมันไม่เคยอยู่ที่เดียวกับเราหรอกนะ โน่น ฝันกลางวันไปถึงตอนฝนหยุดแล้วล่ะ

แต่ไม่ต้องห่วงหรอกนะ เพราะวันนี้ Future Trends มีเทคนิคเจ๋งๆ 6 อย่างมาแนะนำคนที่กำลัง ‘ขี้เกียจ แบ่งเวลาไม่เก่ง สมาธิมาๆ หายๆ’ โปรดักทีฟมากขึ้นกว่าเดิม จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย

1. Action Method

เป็นเทคนิคที่เราต้องดูทุกสิ่งที่เราทําให้เป็น ‘โปรเจกต์’ โดยจัดระเบียบงานออกเป็นสามประเภท ได้แก่ Action steps (งานเฉพาะที่เราต้องทำให้เสร็จ) References (ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่เราต้องการเพื่อให้งานเสร็จ) และ Back-burners (งานที่ไม่จําเป็นต้องทําเสร็จในตอนนี้) ซึ่งเทคนิค ‘Action’ มีความคล้ายคลึงกับเทคนิค ‘ABC’ อย่างมาก กล่าวคือ A เป็นงานที่ต้องทําและมีความสําคัญสูง B เป็นกิจกรรมที่ต้องทํา และ C เป็นงานที่มีความสําคัญต่ำ

แน่นอนว่าเมื่อเราจัดลำดับความจำเป็นของงานได้แล้ว เราก็จะสามารถเคลียร์งานแต่ละชิ้นให้สำเร็จลุล่วงไปได้ดี เพราะความเป็นระเบียบจะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้น

2. 3-3-3 

เทคนิคนี้ คือการที่เราตั้งเป้าที่จะวางแผนวันของเราด้วยรูปแบบ ‘3-3-3’ โดย 3 ตัวที่หนึ่ง คือการให้เราใช้เวลา 3 ชั่วโมงแรกในการทํางานที่สําคัญที่สุด จากนั้นทํางานด่วนอีก 3 งานให้เสร็จโดยใช้เวลาน้อยลง จากนั้นทํางานที่เป็นงานรูทีนอีกสามงาน เช่น ตอบอีเมลหรือกําหนดเวลางานอื่นๆ 

เทคนิคนี้ได้ผลเพราะเราจะสามารถทำงานที่สำคัญได้อย่างมีสมาธิ ซึ่งทําให้เรารู้สึกได้ถึงความสําเร็จที่เกิดขึ้น และทําให้สามารถจัดการกับสิ่งต่างๆ ในภายหลังได้ง่ายขึ้น

3. Eat the Frog

อ่านชื่อแล้วอาจจะแอบสยองเล้กน้อย แต่เทคนิคนี้เป็นเทคนิคที่ดีมากเลยนะ โดย Eat the Frog หมายถึงการที่เราต้อง ‘กินกบ’ เข้าไป ซึ่งเราจะตีความให้ ‘กบ’ เป็นตัวแทนของงานที่ดูลำบาก ยากเย็นที่สุดสำหรับเรา จากนั้นก็ฮึบ! กลืนมันลงท้องหรือทำงานนั้นให้เสร็จก่อนงานชิ้นอื่นๆ เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมาคอยกังวลทั้งวันว่าจะต้องทำงานยากๆ ตอนไหนนั่นเอง

4. Kanban

เทคนิค Kanban ได้รับการพัฒนาโดยวิศวกรอุตสาหกรรมที่ Toyota มีความหมายว่าป้าย และมีความคล้ายกับ Action Method ซึ่งจะแบ่งงานออกเป็น 3 ประเภท คือ To-do, Doing และ Done เป็นแนวคิดเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ สําเร็จ โดยที่เราจะย้ายงานไปทีละขั้นตอนจนเสร็จ

เมื่อเรารู้ถึงสถานะของงานในแต่ละชิ้น จะทำให้เรามีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อมองไปที่ Done นอกจากนี้ยังช่วยให้เราเห็นถึงกระบวนการบางอย่างว่าใช้เวลานานแค่ไหน ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถแบ่งเวลาได้ดีขึ้น 

5. Timeboxing

เป็นเทคนิคที่ให้เรากําหนดเวลาทั้งวัน ทุกกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมล การทำโปรเจกต์ ไปจนถึงการกินของว่าง ทุกกิจกรรมล้วนควรอยู่ในปฏิทินของเรา โดยการใช้ปฏิทินดิจิทัล เช่น Google ปฏิทิน จะทำให้เราสามารถจัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้นและเป็นระเบียบ

สำหรับลำดับในการทำงาน เราสามารถสลับชิ้นงานได้ตามความเหมาะสมและความถนัดของเราเลยล่ะ แต่ว่าก็อย่าสลับบ่อยเกินไป ดูตามความเหมาะสมจะดีกว่า

6. Pomodoro

Pomodoro เป็นเทคนิคจัดการเวลา แบบทำ 25 นาที และหยุดพักสั้นๆ 5 จากนั้นทํางานต่อเป็นเวลา 25 นาทีอีกครั้ง จำนวน 4 รอบ แล้วค่อยพัก 15 นาที 

โดยใน 25 นาทีนี้ เราจะต้องโฟกัสแค่งานใดงานงานหนึ่งเพียงงานเดียวเท่านั้น ห้ามทำอย่างอื่น เพื่อให้เกิดสมาธิสูงสุดในการทำงานตลอด 25 นาที พอครบ 25 นาที ให้พัก 5 นาที (ถือเป็น 1 Pomodoro ) การพักจะเติมพลังให้เรา และเราก็จะมีแรงมาสู้กับทุกๆ เรื่องราว

และทั้งหมดคือ 6 เทคนิคที่จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างโปรดักทีฟที่ Future Trends นำมาฝาก เพื่อให้ทุกคนลองนำไปปรับใช้กัน อย่างไรก็ตาม หากลองทำไปอันสองอันแล้วรู้สึกว่ายังไม่ใช่ ก็อย่าเพิ่งถอดใจแล้วล้มเลิกความมุ่งมั่นไปนะ ลองทำเทคนิคที่เหลือดูก่อน เชื่อว่าต้องมีสักอันที่เหมาะสมกับเรา

หรือถ้าลองทำทุกอันแล้วก็ยังไม่โปรดักทีฟขึ้นก็ไม่เป็นไร ไม่ต้องทำให้ชีวิตยากมากก็ได้ เพราะแทนที่เราจะแฮปปี้ก็กลายเป็นเครียดแทน ปล่อยใจจอยๆ ให้งานเสร็จในแบบที่เรามีความสุขไปด้วยดีกว่านะ!

เขียนโดย ชนัญชิดา พลอยพลาย

Sources: