‘เอ่อ…คือว่า’ 3 เคล็ดลับ สนทนาให้ราบรื่น เมื่อต้องพูดเรื่องลำบากใจ

“ลำบากใจที่จะพูดจัง” สถานการณ์ที่น่าอึดอัดนี้เกิดขึ้นได้เสมอ โดยเฉพาะในที่ทำงานและในทีมของคุณ อาจเป็นเรื่องการฟีดแบ็คงานที่ยากที่จะพูด เรื่องร้องเรียนที่คุณต้องจัดการ หรือเรื่องการปรับนโยบายจากฝ่ายบริหารที่กระทบถึงบางคน เป็นต้น อย่างไรก็ตาม คุณในฐานะผู้นำ ผู้บริหาร หรือหัวหน้า จำเป็นจะต้องพูดคุยสื่อสารออกไปอย่างเลี่ยงไม่ได้ จะมีวิธีการไหนที่สามารถผ่านไปได้ด้วยดี

ซึซุกิ โยะชิยุกิ (Suzuki Yoshiyuki) ประธานกรรมการบริหารบริษัท COACH A ผู้เชี่ยวชาญในการจัดอบรมโค้ชให้กับผู้บริหารระดับสูงเพื่อเปลี่ยนแปลงองค์กรให้ดีขึ้น แนะนำ 3 วิธี ที่จะช่วยให้คุณสามารถพูดคุยสิ่งที่ต้องการในสถานการณ์ที่สร้างความลำบากใจให้ผ่านไปได้ราบรื่นขึ้น ดังต่อไปนี้

เกริ่นเริ่มต้น ผ่อนคลายความเกร็ง

เมื่อจะพูดเรื่องยากกับใคร คุณอาจเคยจำลองสถานการณ์ในความคิดก่อน แต่บ่อยครั้งที่เมื่อได้พูดต่อหน้าแล้ว กลับไม่เป็นไปอย่างที่คิดไว้ ดูไม่เป็นธรรมชาติจนทำให้เกิดบรรยากาศตึงเครียดขึ้นได้

สิ่งที่จะช่วยสถานการณ์ดังกล่าวนี้ได้คือ ‘การเกริ่น’ จะช่วยให้คุณได้ถ่ายทอดเรื่องที่พูดยากได้ราบรื่นขึ้น ซึ่งมีหลายแบบ อย่างแรกคือการเกริ่นด้วย ‘การขออนุญาต’ เช่น “ขอพูดเรื่องที่อาจยากนิดหน่อย”

ต่อมาคือการเกริ่นให้อีกฝ่ายรู้ว่า การกระทำนั้นไม่ใช่สิ่งที่ไม่ดีในทุกกรณี เพียงแต่ ‘เป็นเช่นนั้นเมื่อมองจากมุมหนึ่ง’ เช่น “เมื่อมองจากมุมของหัวหน้า” หรือ “นี่เป็นแค่แนวคิดของผมเท่านั้น” เป็นต้น จะทำให้คำพูดของคุณมีขอบเขต อีกฝ่ายจะรู้สึกต่อต้านน้อยลง คุณจะถ่ายทอดความเห็นได้มากขึ้น

สุดท้ายคือการเกริ่นที่แสดง ‘ความรู้สึกของตนเอง’ เช่น “พอคิดว่าจะพูดเรื่องนี้แล้ว รู้สึกเกร็งนิดหน่อย” จะช่วยให้ถ่ายทอดสารไปยังอีกฝ่ายได้ง่ายขึ้น เนื่องจากไม่มีสิ่งที่ต้องปกปิดแล้ว ขณะเดียวกัน ยังช่วยรักษาความสัมพันธ์ในฐานะคู่คิดระหว่างคุณกับอีกฝ่ายด้วย

กลับกัน หากถ่ายทอดสิ่งที่อยากพูดโดยไม่มีการเกริ่น อาจทำให้เกิดสถานะ สูงกว่า – ต่ำกว่า โดยไม่จำเป็น แม้เรื่องนั้นอาจไม่ใช่เรื่องที่พูดได้ยาก แต่การเกริ่นจะยังเป็นวิธีการที่เสริมประสิทธิภาพให้ดีขึ้นได้

“การเกริ่นเริ่มต้นจะช่วยคลายความเกร็งและรักษาความสัมพันธ์ในฐานะคู่คิดระหว่างคุณกับอีกฝ่าย”

เป็นคนในอุดมคติ

ในแง่นี้คือการเป็นโค้ชในอุดมคติ คุณต้องลองจินตนาการว่า โค้ชในอุดมคติของคุณมีลักษณะเป็นอย่างไรบ้าง เขาพูด รักษาความสัมพันธ์ เชื่อมโยงผู้คน ให้กำลังใจคนอื่น แก้ปัญหา ข้ามผ่านสิ่งต่างๆ คิดและมองโลกอย่างไร เป็นต้น

จากนั้นให้ลองสวมบทบาทเป็นคนในอุดมคติคนนั้น แม้จะยังไม่สามารถทำได้ในหลายๆ อย่าง แต่ให้ลองพยายาม ไม่ได้หมายถึงการเลิกเป็นตัวเอง แต่เป็นการสะท้อนสิ่งที่ดีในอุดมคติของคุณ แปลงออกมาเป็นการกระทำ

การทำเช่นนี้คุณจะได้มุมมองที่ต่างออกไป และหากทำไปเรื่อยคุณอาจกลายเป็นคนในอุดมคติของคุณ เทคนิคนี้สามารถปรับใช้กับการเป็นผู้นำหรือหัวหน้าในอุดมคติด้วยเช่นกัน

“ลองสวมบทบาทเป็นคนในอุดมคติ”

สื่อสารด้วยมุมมองบุคคลที่ 3

ทักษะ Meta-communication คือ การให้สายตาของคุณอยู่ข้างบน คอยจับตามองการสื่อสารของตนเองและผู้อื่นห่างๆ จากนั้นนำสิ่งที่สังเกตมาเป็นหัวข้อในการสนทนา

คุณลองนึกภาพตนเองกำลังสื่อสารกับสมาชิกในทีมครั้งล่าสุด โดยนึกถึงเหตุการณ์ที่ทั้งไปได้สวยและไม่ได้อย่างใจ แล้วพิจารณาการสื่อสารของตนเอง ดูว่าคุณรู้สึกอย่างไร มีข้อสังเกตอะไรบ้าง หากถ่ายทอดสิ่งที่คุณสังเกตเห็นให้กับคนที่กำลังสื่อสารด้วย จะเป็นอย่างไร?

ตัวอย่าง เมื่อคุณสังเกตว่าเขาดูเกร็งๆ “ฉันรู้สึกว่า พวกเราพูดคุยกันอย่างเกรงใจมากเลย คุณรู้สึกอย่างไร” หากคุณเพิ่งรู้ว่าตัวเองพูดอยู่ฝ่ายเดียว “ผมกลัวว่าตัวเองจะพูดจนได้ให้โอกาสคุณพูด คุณคิดว่าอย่างไร”

การสื่อสารทั้งๆ ที่มีความกังวลหรือความไม่สบายใจจะทำให้เสียพลังงานไปมาก ขอให้คุณสังเกตการณ์สื่อสารจากตำแหน่งบุคคลที่ 3 แล้วบอกสิ่งที่ตัวเองสังเกตเห็น จากนั้นถามความคิดเห็นอีกฝ่าย จะสามารถปรับการสนทนาใหม่ได้ ความกดดันตึงเครียดจะผ่อนคลายมากขึ้น

การสนทนาที่ผ่อนคลายจะทำให้ราบรื่นขึ้น สามารถสื่อสารกันได้เข้าใจหรือตรงจุดมากขึ้น และสบายใจที่จะเปิดเผยบางอย่างมากขึ้นด้วยเช่นกัน

“ถอยออกมา สังเกต และนำมาพูดคุย”

สรุป

เมื่อมีเรื่องลำบากใจที่จะพูด ให้คุณเริ่มต้นการสนทนาด้วย เกริ่นเพื่อคลายความเกร็ง หรือความกดดันอื่นๆ เพื่อปรับอารมณ์และให้คู่สนทนาได้รู้สึกว่าเรื่องที่กำลังจะพูดเป็นอย่างไร

ในการพูดคุยคุณอาจไม่กล้าที่จะเริ่มหรือเข้าประเด็น ให้ลองสวมบทบาท เป็นคนในอุดมคติ หากเป็นผู้นำ หัวหน้า หรือเพื่อนร่วมงานที่ดี ในเรื่องที่กำลังจะพูดต่อไปนี้ เขาจะทำอย่างไร จะพูดอย่างไรให้รักษาน้ำใจหรือเกียรติให้มากที่สุด เป็นต้น

อย่าลืมพิจารณาการพูดคุยของคุณและคู่สนทนาด้วยสายตาที่ไกลออกมาเป็น มุมมองบุคคลที่ 3 เพื่อสังเกตสถานการณ์ที่เกิดขึ้นตอนนั้นและนำมาพูดคุย

เขียนโดย ภูธิชย์ อรัญพูล

Source: หนังสือ ‘Super Coaching ช่วยทีมขยายศักยภาพ สร้างสุดยอดผลลัพธ์’ เขียนโดย Suzuki Yoshiyuki แปลโดย วิธารณี จงสถิตวัฒนา สำนักพิมพ์ Nanmeebooks