‘จงเปลี่ยนความตึงเครียดให้กลายเป็นโอกาสในการเติบโต’ 4 วิธีรับมือกับความขัดแย้งในที่ทำงานอย่างมืออาชีพ

เชื่อว่าหลายๆ คนต้องเคยเผชิญหน้ากับสถานการณ์ที่มีความขัดแย้งและหลีกเลี่ยงไม่ได้ 

ไม่ว่าผู้อ่านจะเป็นผู้นำทีมหรือเป็นพนักงานทั่วไปก็ตาม โดยความขัดแย้งดังกล่าว อาจเป็นผลมาจากการปรับโครงสร้างองค์กร การประเมินผลการทำงาน หรือแม้แต่การสื่อสารที่ผิดพลาด ซึ่งบางครั้ง ‘ความกังวล’ ก่อนการพูดคุยที่ตึงเครียด อาจหนักหนากว่าตัวบทสนทนาจริงเสียอีก

โดยทั่วไปแล้วนั้น สมองของคนเรามักมีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อสถานการณ์นี้ด้วยกลไกป้องกันตัวบางอย่าง เช่น การหลีกเลี่ยง การโต้กลับ หรือแม้แต่การนิ่งเงียบ ซึ่งอาจทำให้ปัญหาบานปลายมากขึ้นไปอีก

ดังนั้น การเรียนรู้วิธีรับมือและลดความตึงเครียดอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน โดยเฉพาะผู้นำองค์กรและผู้จัดการทีมนั่นเอง โดยสามารถเริ่มเรียนรู้ได้จาก 4 ขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้

1. ทำความเข้าใจกับสถานการณ์ตรงหน้าอย่างชัดเจน

ก่อนเข้าสู่บทสนทนาเกี่ยวกับประเด็นขัดแย้ง ให้ตั้งเป้าหมายที่จะเรียนรู้แทนที่จะตัดสินใจในทันที โดยลองถามตัวเองว่า

– สถานการณ์ที่แท้จริงคืออะไร

– ฝ่ายตรงข้ามกำลังเผชิญกับปัญหาอะไร

– มุมมองของเราและของเขามีจุดไหนที่สอดคล้องหรือแตกต่างกัน

การเปิดใจรับฟังโดยไม่ด่วนสรุป จะช่วยให้เราเข้าใจรากของปัญหาและสามารถหาทางออกได้อย่างสร้างสรรค์มากขึ้น

2. กำหนดเป้าหมายของการสนทนา

ก่อนเข้าสู่บทสนทนา ให้คิดล่วงหน้าว่าเราต้องการอะไรจากการพูดคุยครั้งนี้ เช่น

– ต้องการหาทางออกที่เป็นกลาง

– ต้องการทำให้สถานการณ์ดีขึ้นหรือแค่ทำให้เข้าใจกันมากขึ้น

– ต้องการให้เกิดข้อตกลงที่ชัดเจนหรือเป็นเพียงการสะท้อนความคิดเห็น

การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้การสนทนามีทิศทาง และลดความเสี่ยงของการเบี่ยงเบนไปสู่การโต้เถียงที่ไม่มีจุดหมาย

3. เตรียมวิธีรับมือหากสถานการณ์ตึงเครียด

เมื่อเข้าสู่การพูดคุย อย่าลืมว่าอารมณ์จะกลายเป็นสิ่งสำคัญ เราอาจพบกับปฏิกิริยา 4 รูปแบบ ได้แก่ Fight (สู้กลับ), Flight (หลบหนี), Freeze (นิ่งอึ้ง), และ Fawn (เอาใจเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง) โดยวิธีการรับมือ ดังนี้

– Fight

หากอีกฝ่ายมีอารมณ์โกรธหรือแข็งกร้าว ให้รับรู้และตอบกลับอย่างนุ่มนวล เช่น “ผมเข้าใจว่าคุณรู้สึกไม่พอใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ เรามาพูดคุยกันเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดนะ”

– Flight

หากอีกฝ่ายพยายามเลี่ยงการสนทนา ให้กระตุ้นให้เขาแบ่งปันความคิด โดยกล่าวว่า “ผมรู้สึกว่าคุณกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้ ถ้ามีอะไรที่ไม่สะดวกใจ คุณสามารถบอกผมได้นะ”

– Freeze

หากอีกฝ่ายดูเหมือนจะไม่สามารถตอบสนองได้ ให้แสดงความเข้าใจและให้เวลาพวกเขา เช่น “ผมสังเกตว่าคุณอาจจะรู้สึกเครียดเกี่ยวกับเรื่องนี้ เราจะใช้เวลาพูดคุยกันในแบบที่คุณสะดวกนะ”

– Fawn

หากอีกฝ่ายพยายามเอาใจจนเกินไป โดยไม่แสดงความคิดเห็นที่แท้จริง ให้เปิดโอกาสให้พวกเขาแสดงความเห็นที่แตกต่าง เช่น “ผมอยากให้คุณแชร์มุมมองของคุณอย่างตรงไปตรงมา ความคิดเห็นของคุณมีคุณค่ามาก”

4. ตั้งขอบเขตและรักษาความชัดเจน

ในการพูดคุยเกี่ยวกับความขัดแย้ง เราควรกำหนดขอบเขตให้ชัดเจนเพื่อให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เช่น

“เราจะใช้เวลาประมาณ 30 นาทีในการพูดคุยเรื่องนี้ แล้วมาหาข้อสรุปร่วมกัน”

“ถ้าการสนทนาเริ่มตึงเครียด เราจะหยุดพักสัก 5 นาทีก่อนกลับมาคุยกันใหม่”

“ฉันอยากให้เรามุ่งเน้นที่แนวทางแก้ไข ไม่ใช่การตำหนิกันและกัน”

ขอบเขตที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกฝ่ายรู้ว่าควรคาดหวังอะไรและลดความรู้สึกไม่มั่นคงจากการสนทนา

การจัดการความขัดแย้งในที่ทำงาน ถือเป็นทักษะสำคัญที่จะช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีและส่งเสริมความร่วมมือกันระหว่างที ทั้ง 4 ขั้นตอนนี้ ไม่ว่าจะเป็นการเปิดใจรับฟัง กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน และเรียนรู้ที่จะรับมือกับปฏิกิริยาของผู้อื่น จะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างสร้างสรรค์แทนที่จะเป็นการเผชิญหน้าแบบไร้ประโยชน์

ความขัดแย้งไม่ใช่เรื่องที่ต้องหลีกเลี่ยงเสมอไป หากเรารู้จักใช้มันเป็นเครื่องมือเพื่อเรียนรู้และพัฒนา ความขัดแย้งสามารถกลายเป็นสะพานเชื่อมความเข้าใจ และนำไปสู่การเติบโตทั้งในระดับบุคคลและองค์กรได้อย่างแท้จริง

เรียบเรียงโดย ชนัญชิดา พลอยพลาย

#FutureTrends #FutureTrendsetter #FutureTrendsLeadership

Source:

Take these 4 steps to prepare for conflict at work

https://www.fastcompany.com/91267665/take-these-4-steps-to-prepare-for-conflict-at-work