ประชุมบ่อยจนคนในทีมรู้สึกเบื่อ รู้จัก ‘Async Week’ วิธีการทำงานแนวใหม่ที่ใส่ใจทีมแบบเต็มร้อย

หลังจากที่ Future Trends เคยพานักอ่านทุกคนไปทำความรู้จักกับ ‘Meeting Fatigue’ หรืออาการเหนื่อยล้าจากการประชุม และรวบรวมวิธีการรับมือกับอาการประชุมจนล้า จากคำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานที่ตีพิมพ์งานวิจัยกว่า 150 ฉบับ มาฝากกันไปแล้ว

แต่อย่างทราบกันดีว่า วัฏจักรการทำงานของชาวออฟฟิศ อย่างการที่ต้องทำงานตามหน้าที่และความรับผิดชอบหลัก สลับกับการเข้าประชุมตามที่นัดหมายอยู่เรื่อยๆ ได้ฝังรากลึกเป็นความเคยชินมานานเกินกว่าที่จะใช้วิธีการรับมือเพียงไม่กี่ข้อ มาแก้ปัญหาเหล่านี้ให้หมดไปในเร็ววัน หรือกว่าจะแก้ปัญหาได้สำเร็จ ก็ต้องใช้เวลานานเหลือเกิน

อีกทั้งในช่วงที่หลายๆ บริษัทยังคงใช้นโยบายการทำงานแบบ Work From Home ที่หลายๆ คนอาจจะเข้าใจผิดว่า มีเวลาในการทำงานมากกว่าการทำงานในออฟฟิศตามปกติ ก็ยิ่งทำให้เกิดการประชุมที่ทั้งจำเป็น และไม่จำเป็นมากขึ้นกว่าเดิม และเมื่อสิ่งเหล่านี้ เกิดขึ้นทุกวัน เกิดขึ้นบ่อยๆ เข้า ก็สามารถทำให้เกิดอาการเหนื่อยล้าจากการประชุมได้ด้วย

ดังนั้น จึงมีผู้คิดค้นวิธีการทำงานในรูปแบบใหม่ที่ฉีกกรอบการทำงานในวัฏจักรเดิมๆ ไปโดยสิ้นเชิง อย่าง ‘Async Week’ หรือ ‘สัปดาห์ไร้การประชุม’ ขึ้นมา โดยบริษัทที่นำร่องวิธีการทำงานในรูปแบบนี้เป็นบริษัทแรก ก็คือ ‘Salesforce’ บริษัทด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เบอร์ต้นๆ ของโลก

หลังจากที่ Salesforce ทดลองใช้การทำงานแบบ Async Week ไปได้สักระยะหนึ่ง ก็มีการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานในบริษัทกว่า 23,000 คน ซึ่งผลการสำรวจก็เป็นที่น่าพึงพอใจ เพราะพนักงานถึง 93 เปอร์เซ็นต์ ให้ผลตอบรับในเชิงบวก และเมื่อสำรวจลึกลงไปในประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พบว่า พนักงานกว่า 70 เปอร์เซ็นต์ มีความเครียดลดลง และมีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นด้วย

จากความสำเร็จของ Salesforce ก็ทำให้หลายบริษัทที่เริ่มนำวิธีการทำงานแบบ Async Week มาปรับใช้เป็นโมเดลการทำงานภายในบริษัท หนึ่งในนั้น คือ ‘ไลน์แมน วงใน’ (LINE MAN Wongnai) โดยทางบริษัทได้ทดลองใช้วิธีการทำงานแบบ Async Week ไปเมื่อช่วงปลายเดือนเมษายนที่ผ่านมา ผลปรากฏว่า พนักงานเกือบ 80 เปอร์เซ็นต์ ต้องการให้มีการทำงานแบบ Async Week อีก

อ่านมาถึงตรงนี้ คงมีหลายคนสงสัยว่า การทำงานแบบไม่มีประชุมทั้งสัปดาห์ ทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้นจริงๆ เหรอ?

วันนี้ เราจึงจะพาทุกคนไปสำรวจวิธีการทำงานแบบ Async Week ฉบับ Salesforce และไลน์แมน วงใน โดยเราจะดึงสิ่งที่คล้ายคลึงกันของทั้งสองบริษัทมาสรุปเป็นข้อๆ เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพไปพร้อมๆ กัน

1. ยกเลิกการประชุมประจำ (Routine Meeting) ทั้งหมด

โดยปกติ การประชุมหลักๆ ของชาวออฟฟิศเกือบทุกคน คงมีไม่ต่ำกว่า 3-4 ครั้งต่อสัปดาห์ อยู่แล้ว ยังไม่นับรวมการประชุมยิบย่อยที่เกิดขึ้นมาในแต่ละวันอีก หรือบางทีมก็มีสิ่งที่เรียกว่า ‘Stand-up Meeting’ หรือการประชุมประจำวันของทีมในช่วงเช้า ก่อนเริ่มงานทุกวันด้วย ซึ่งเป็นเรื่องดีที่คนในทีมจะได้รู้ว่า งานในแต่ละขั้นตอนไปถึงไหนแล้ว แต่การประชุมที่มากเกินไป ก็ส่งผลให้รู้สึกล้าได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้น การที่ปรับจากประชุมในทุกเช้า แล้วเปลี่ยนมาอัปเดตเป็นข้อความสั้นๆ ผ่านช่องทางแชตที่ใช้ในบริษัทแทน จะช่วยลดความกดดัน และการใช้พลังงานในการประชุมตอนเช้าได้ ถึงแม้ว่าจะเป็นการประชุมสั้นๆ ที่ไม่ซีเรียสและจริงจัง แต่เมื่อขึ้นชื่อว่า เป็นการประชุมแล้ว ก็ทำให้รู้สึกกดดันจากปัจจัยบางอย่างอยู่ดี

2. ระดมสมองผ่านการใช้แพลตฟอร์มออนไลน์

ชาวออฟฟิศหลายๆ คน คงเคยประสบปัญหาเวลาที่ประชุม เพื่อระดมสมองหาไอเดียใหม่ๆ อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นความเงียบ หลังจากที่หัวหน้าทีมโยนคำถามไปว่า “ใครมีไอเดียอะไรมาเสนอ สามารถบอกได้เลย” หรือบางที ไอเดียดีๆ ก็หลั่งไหลมาไม่หยุด จนสรุปแนวทางการเอาไปใช้จริงไม่ได้ อีกทั้งการประชุมแบบระดมสมอง ยังเป็นการประชุมที่ลากยาว และดูดพลังได้มากที่สุด จนทำให้รู้สึกล้าได้ง่ายมากๆ

ดังนั้น การนำแพลตฟอร์มออนไลน์อย่าง ‘แจมบอร์ด’ (Jamboard) ที่เลียนแบบการออกไอเดีย ด้วยการแปะโพสต์อิตบนผนังมาใช้ จะช่วยให้การออกไอเดียของแต่ละคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะไม่ต้องกดดันจากบรรยากาศในการประชุม และทำให้คนที่ไม่เคยกล้าแสดงความคิดเห็นมีพื้นที่ในการออกไอเดียมากขึ้นด้วย

แต่ก็ต้องยอมรับว่า การออกไอเดียด้วยวิธีนี้ ทำให้ขาดการสื่อสารที่ช่วยจะให้ทุกคนเห็นภาพในแต่ละไอเดียไปพร้อมๆ กัน ซึ่งนี่คงเป็นโจทย์ใหญ่ข้อต่อไปที่บริษัท จะต้องสร้างจุดสมดุลของการระดมสมองด้วยวิธีนี้ให้ได้

3. ปิดการแจ้งเตือน ‘สแล็ก’ (Slack) ในเวลาที่กำหนด

คำว่า ‘เวลาที่กำหนด’ ในที่นี้ หมายถึง ‘focus time’ หรือเวลาที่อยู่กับตัวเองโดยเฉพาะ ซึ่งจะเป็นการที่พนักงานแต่ละคนจองเวลาการทำงานของตัวเองไว้ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ทราบว่า “นี่คือเวลาที่ฉันจะรับผิดชอบงานหลักของตัวเอง” ทำให้การติดต่อประสานงานระหว่างกันมีระบบมากขึ้น และช่วยให้ต่างฝ่ายต่างโฟกัสงานของตัวเองได้เป็นอย่างดี

และจากความคิดเห็นของพนักงานส่วนใหญ่ ก็สามารถสรุปได้ว่า การทำงานในลักษณะนี้ มีประโยชน์จริงๆ เพราะช่วยให้ทำงานที่สำคัญเสร็จได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลามาเตรียมการประชุม มีการแบ่งเวลาที่ชัดขึ้นระหว่างเวลาส่วนตัวและเวลางาน

ถึงแม้ว่า การทำงานแบบ Async Week จะให้ผลดีในหลายๆ ด้าน แต่ก็ยังมีพนักงานบางส่วนที่รู้สึกไม่เห็นด้วย เพราะทำให้รู้สึกโดดเดี่ยวมากขึ้น หรือมีโอกาสคุยกับคนในทีมน้อยลง จากที่แต่เดิมเวลาทำงานแบบ Work From Home ก็รู้สึกเหมือนทำงานคนเดียวอยู่แล้ว

อีกทั้งการทำงานแบบ Async Week อาจจะยังมีข้อจำกัดบางอย่างที่ทำให้นำไปปรับใช้กับบางอุตสาหกรรมได้ยาก แต่เราก็หวังว่า วิธีการทำงานที่นำมาฝากกันในวันนี้ จะเป็นประโยชน์กับหัวหน้าทีมที่อยากปรับสไตล์การทำงานในทีม หรือแก้ปัญหาอาการเหนื่อยล้าจากการประชุม

แล้วทุกคนคิดว่า ในอนาคต การทำงานในไทย จะพร้อมปรับเป็นการทำงานแบบ Async Week 100 เปอร์เซ็นต์ หรือไม่?

สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับ ‘Meeting Fatigue’ ได้ที่ https://bit.ly/3aXQv2x

Sources: https://sforce.co/3b2zDaS

https://bit.ly/3MY1N4f

https://bit.ly/3tEpJ5M