Agile Experience กับ ExxonMobil เรียนรู้การผลักดันองค์กรไปสู่ Agile Organization ผ่านมุมมองของผู้บริหารองค์กรชั้นนำ โค้ช Agile และที่ปรึกษาจากหน่วยงานระดับโลก

ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของโลกดิจิทัล ที่ได้ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อโลกธุรกิจ องค์กรที่จะเอาตัวรอดจากการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้ ไม่ได้วัดกันที่ความสามารถขององค์กรอีกต่อไป แต่อยู่ที่ “ความรวดเร็วในการปรับตัวขององค์กรและความคล่องตัวในการทำงาน” ซึ่งหลากหลายองค์กรทั่วโลกได้พยายามปรับเปลี่ยนโครงสร้างเพื่อให้องค์กรมีคุณสมบัติดังกล่าว โดยการนำแนวคิดแบบ Agile ไปปรับใช้

ในงาน Agile Experience 2021 ซึ่งจัดโดยฝ่าย IT ของบริษัท เอ็กซอนโมบิล จำกัด มีหลากหลาย session ที่น่าสนใจ เริ่มต้นด้วย การบอกเล่าวิสัยทัศน์ของผู้บริหารองค์กรชั้นนำของไทย ในหัวข้อ Agile Adoption Panel Discussion ซึ่งครอบคลุมการช่วยเหลือ Agilist ที่เข้าฟัง เพื่อผลักดันองค์กรไปสู่ Agile Organization

รู้จัก Agile Adoption และการนำไปปรับใช้ในองค์กร

คุณวีรภัทร จันทรวรรณกูล หรือ “คุณต่อ” Chief Technology Officer จาก Life Insurance Company เล่าว่า Agile Adoption คือการที่จะทำให้คนในองค์กรมีแนวคิด (Mindset) ที่ปรับเปลี่ยนไปจากเดิม โดยการโฟกัสหรือเน้นไปที่คน ให้มีความพร้อมทางกรอบความคิด เพราะบนเส้นทางของ Agile Transformation จะต้องมีการปรับปรุงวิธีการทำงานหลาย ๆ อย่าง

“ดังนั้น สิ่งสำคัญก็คือ mindset หรือแนวคิดของคน”

คุณต่อเล่าเพิ่มเติมว่า จากประสบการณ์ที่ได้ทำ Agile Transformation ในหลาย ๆ บริษัทที่ผ่านมา มีทั้งที่สำเร็จและไม่สำเร็จ ซึ่งองค์กรที่ประสบความสำเร็จจะเป็นการทำแบบ bottom up คือทำจากเล็ก ๆ แล้วค่อย ๆ ขยายใหญ่ขึ้น ซึ่งถ้าหากทำแบบ top down เมื่ออบรมเสร็จก็จบ ไม่ก่อให้เกิดความยั่งยืนถาวร

คุณสุทธิกานต์ รุ่งศรีทอง หรือ “คุณโจ” Chief Information Officer จากธนาคาร ttb  ย้ำว่า “Agile Adoption ไม่ได้เป็นแค่ตัวเลือก (choice) อีกต่อไป แต่มันเป็น it’s a must เป็นสิ่งที่ต้องเปลี่ยนเดี๋ยวนี้”เพียงแต่ ทุกองค์กรไม่จำเป็นจะต้องใช้ pattern เดียวกันหมด

แต่สำหรับ ExxonMobil นั้น คุณวิริยะ โฆษะวิสุทธิ์ Site Lead จาก ExxonMobil IT Thailand เล่าว่า เนื่องจากการมีวัฒนธรรมองค์กรแบบ “waterfall” คือ ใช้ระบบหรือวิธีการสั่งงานจากบนลงล่างมาตั้งแต่ก่อตั้งบริษัท ดังนั้น เมื่อปรับเข้าสู่ Agile ทาง ExxonMobil ก็จะเกิดความท้าทายอยู่ตลอดเวลา จึงเชื่อว่า จริง ๆ แล้วควรจะทำแบบ bottom up เช่นกัน

คุณชลลักษณ์ มหาสุวีระชัย Co-founder และ CEO NocNoc.com เล่าปิดท้ายว่า การที่ NocNoc มีอายุเพียง 3 ขวบ Agile adoption ของ NocNoc จึงเป็นไปในรูปแบบการปรับเปลี่ยนแบบภาคบังคับ โดยการออกแบบให้เริ่มต้นที่ตัวคนก่อนตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง

กุญแจสู่ความสำเร็จของการทำ Agile Adoption?

 “การทำ Agile Adoption จะประสบความสำเร็จหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ 3 อย่าง ได้แก่ 1. คน ความเป็นทีม และวัฒนธรรมองค์กร 2. เทคโนโลยี และ 3. กระบวนการและกลไกต่าง ๆ” คุณวิริยะ แห่ง ExxonMobil อธิบาย

โดยสองอย่างแรก เป็นสิ่งที่ทำยากและต้องใช้เวลา ส่วนอย่างที่สามเป็นเรื่องของการจัดการ เรื่องกระบวนการ ซึ่งจะเห็นได้ชัดและทำได้ง่ายกว่า แต่ผลที่ได้อาจไม่ยั่งยืน จนกว่าคนในองค์กรจะเริ่มปรับแนวคิด เปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร และมีเทคโนโลยีที่รองรับการเปลี่ยนแปลงที่สอดคล้องกับ agile ได้

ขณะที่ คุณวีรภัทร จาก Life Insurance ได้เสนอ “กุญแจ 3 ดอก ที่จะนำพาไปสู่ความล้มเหลว” ได้แก่

1. หลักการ (Governance) คือ อย่าเริ่มตั้งต้นด้วยการพยายามกางหลักการ แล้วเขียนขั้นตอนหรือกระบวนการ (process)

2. วัฒนธรรม (Culture) ของทีมงาน เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องให้ความใส่ใจ

3. ความเป็นผู้นำ (Leadership) เป็นจุดสำคัญที่จะทำให้เกิดความล้มเหลวได้โดยง่าย หากผู้นำพยายามจะควบคุมหรือครอบงำทีมงาน Agile adoption จะมีความทุกข์และความยากลำบากในการปรับเปลี่ยน

“ผมเชื่อในเรื่องของการเริ่มต้นแบบเล็ก ๆ ค่อย ๆ เป็นค่อย ๆ ไป คือ start small จะเป็นกุญแจไปสู่ความสำเร็จ” 

คุณสุทธิกานต์ อธิบายเพิ่มเติมประโยคข้างต้นว่า การเริ่มต้นเล็ก ๆ จะคล่องตัวและไหลลื่นกว่า ทั้งนี้ทั้งนั้น ก็จะมีผลของ Tone from the top หรือการปฏิบัติให้เห็นเป็นแบบอย่างโดยผู้นำองค์กร และพร้อมจะเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง (Change agent) เพื่อให้คนในองค์กรเห็นว่า เราพร้อมจะสนับสนุนให้เกิดการเปลี่ยนแปลง Mindset ของคนในองค์กรจริง ๆ รวมอยู่ด้วย

คุณชลลักษณ์ จาก NocNoc มองว่า “สิ่งที่จะชี้ว่าผู้นำจะสามารถทำให้การทำ Agile องค์กรสำเร็จหรือไม่นั้น ก็คือ Trust หรือความไว้วางใจ” โดย ผู้นำจึงจะต้อง…

1. เชื่อในตัว “ทีมงาน” (people) ให้ได้ก่อน โดยทีมในที่นี้ นับรวมไปถึงความเชื่อในตัวลูกค้าด้วย

2. เชื่อใน “การปฏิรูป” (evolution) ซึ่งอาจไม่สำเร็จทุกครั้ง และไม่ใช่ทำแค่ 180 วันแล้วจบเลย แต่จะต้องพัฒนาไปข้างหน้าเรื่อย ๆ

3. ผู้นำจะต้องมีการแชร์เป้าหมายของบริษัท (Goals) ให้เห็นร่วมกัน ให้ทีมงานเชื่อว่าการปฏิรูปนี้ จะนำพาไปถึงเป้าหมายนั้นร่วมกัน

และ 4. คือ กระบวนการทำงานที่เป็นองค์กรแบบกลับหัว ซึ่งผู้บริหารอยู่ไกลจากลูกค้าที่สุด ดังนั้น จึงต้องออกคำสั่งหรือควบคุมเฉพาะในส่วนที่ตนรู้ดีเท่านั้น

ทางด้านคุณสุทธิกานต์ ได้มองว่า การใช้ Agile จำเป็นต้องใช้โครงสร้างที่มีผลต่อการสื่อสารที่ลื่นไหล ซึ่งในองค์กรที่มีโครงสร้างสายบังคับบัญชาหลาย ๆ ชั้น หรือขั้นตอนเยอะ ๆ หรือโครงสร้างที่ไม่เอื้ออำนวย ก็เป็นอีกความท้าทายในการปรับใช้ Agile

โดยหากไม่สามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรได้ ก็จำเป็นต้องปรับวิธีการทำงาน เนื่องจากในการที่จะทำให้เป็นองค์กร Agile นั้น เราไม่สามารถทำเป็นแบบไซโล หรือองค์กรที่ทำงานกันแบบแยกส่วน โดยไม่สื่อสารกันได้ ยกตัวอย่างจากของทางธนาคาร ttb ที่ไม่มีสายบังคับบัญชามากนัก ttb ทุกคนจะถือบทบาทเป็น role ซึ่งทำให้มีความยืดหยุ่นในการทำงาน

“ทาง NocNoc เองก็ออกแบบ โดยเอา Agile ใส่เข้าไปตั้งแต่แรก ด้วยการตั้ง Mindset ของผู้คน หรือของ people เลย เพื่อให้ Agile ตอบโจทย์ขององค์กรได้” คุณชลลักษณ์กล่าวสนับสนุนคุณสุทธิกานต์ทิ้งท้าย

คู่มือเชิงปฏิบัติการทำ Agile

หลังจากฟังประสบการณ์การผลักดันและปรับองค์กรไปสู่ Agile Organization จากผู้บริหารทั้ง 4 องค์กรชั้นนำแล้ว ก็ถึงเวลาเตรียมความพร้อมให้แก่ Agilist ทั้งหลาย ได้เข้าใจถึงขั้นตอนการทำ Agile Transformation ได้อย่างชัดเจนขึ้น โดยมี คุณประวีณา ศรีประยูรสกุล หรือ “คุณนา” โค้ช Agile จาก ExxonMobil IT Thailand มาเป็นโค้ช ในหัวข้อ Driving Value with Agile Discovery

ขั้นตอนการทำ Agile Transformation นั้น มีทั้งสิ้น 5 ขั้นตอน ซึ่งโค้ชนา ได้รวบรวมองค์ความรู้จากการทำเรื่องนี้มากว่า 8 ปี ปรับให้อยู่ในรูปแบบของ Transformation Cycle ซึ่งวันนี้จะเน้นในขั้นตอนที่สำคัญเพียง 2 ขั้นตอน คือ Intake และ Discovery เป็นหลัก

Intake : เข้าใจลูกค้า เพื่อให้เขาเข้าใจตนเอง

คือการทำความเข้าใจผู้ที่ต้องการจะทำ Agile หรือผู้ที่ต้องการจะปรับเปลี่ยน โดยมี 2 ขั้นตอนหลัก ๆ คือ

1. Self-Assessment ให้ผู้ต้องการจะเปลี่ยนได้ประเมินตนเองก่อนว่า มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องนี้มากน้อยเพียงใด โดยการลองทำแบบทดสอบ เช่น ใน scrum.org เป็นต้น
2. Stakeholder Interview คือ การสอบถามผู้ที่ต้องการจะเปลี่ยน เพื่อให้ทราบว่าเขามีปัญหา หรืออุปสรรคอะไรที่ขัดขวางไม่ให้องค์กรไปถึงเป้าหมายด้านธุรกิจ ช่วยให้ทราบว่า Agile คือการแก้ปัญหาที่ถูกจุดกับผู้ที่ต้องการเปลี่ยนหรือไม่

นอกจากนี้ ยังต้องเช็คความพร้อม (Readiness Check) ของผู้ที่ต้องการจะเปลี่ยน จำนวน 5 ข้อ ได้แก่ เป้าหมายของการเปลี่ยน (Purpose) เงินหรืองบประมาณที่ต้องใช้ (Investment) ความคาดหวัง (Expectations) แรงจูงใจ มีใจหรือเปล่า ? (Motivation) และข้อสุดท้ายคือมีเวลาไหม ? (Commitment) เมื่อเช็กความพร้อมได้ครบทุกข้อทั้ง 5 ข้อแล้ว ก็สามารถไปสู่ขั้นตอน Discovery ได้

Discovery : ค้นหาตัวตน ก่อนกระชับองค์กร

เมื่อตกลงทำ Agile แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การเข้าไปทำวิจัย (Research) เพื่อทำความเข้าใจคนในองค์กร และเข้าใจถึงเป้าหมายที่แท้จริงที่เขาต้องการจะได้ นำข้อมูลที่ได้ไปสังเคราะห์ (Synthesis) เพื่อนำไปใช้ในการวางแผนการทำ Agile ร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น การตั้งเป้าหมาย (Goals) การค้นหาปัญหาหรือจุดที่ต้องแก้ไข (Pains) รวมไปถึง สิ่งที่ต้องการจะได้รับ (Gains) อันจะนำไปสู่โอกาสที่ประสบความสำเร็จขององค์กร (Opportunities) และการกำหนดอนาคตร่วมกันต่อไป (Future state)

กระบวนการ Discovery ข้างต้น นอกจากจะทำให้เราสามารถเข้าใจในตัวองค์กรได้อย่างลึกซึ้งแล้ว ยังช่วยให้องค์กรได้เข้าใจในคนขององค์กรเหล่านั้นและเข้าใจตนเองอย่างลึกซึ้งเช่นกัน

เมื่อได้ข้อสรุปจากการวิจัย และนำไปคุยร่วมกันกับผู้ที่ต้องการจะเปลี่ยน เพื่อหาข้อตกลงร่วมกันแล้ว ก็สามารถนำข้อมูลทั้งหมดที่ได้ใช้วางแผนการปรับเปลี่ยนสู่กระบวนการ Agile ในอนาคตต่อไป

Agile Testing in Enterprise

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีทีมกระจายอยู่ทั่วโลก กำลังเผชิญหน้ากับความท้าทายในการปรับตัวให้องค์กรมีความคล่องตัวขึ้น Janet Gregory นักทดสอบจาก Agile Testing Fellowship และผู้ร่วมแต่งหนังสือ Agile Testing ได้มาบอกเล่าการทดสอบ เทคนิค และเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อใช้จัดการกับความแตกต่างทั้งบริบททางวัฒนธรรม และเวลาจากทั่วโลก ในการปรับองค์กรสู่ Agile ในหัวข้อ Agile Testing in Enterpris

การทดสอบ Agile จะยากขึ้นเมื่อองค์กรนั้นมีการควบคุม มีกฎระเบียบ ต้องทำงานกับบุคคลอื่น (Third Party) มีลูกค้าอยู่ในพื้นที่อื่นที่แตกต่างกัน และมีการบริหารทรัพยากรแบบ ERP  (Enterprise Resource Planning) ซึ่งสิ่งเหล่านี้ เป็นตัวขัดขวางการสื่อสาร ทำให้การสื่อสารยากขึ้น นั่นหมายถึง การทดสอบ Agile ก็ยากไปด้วย ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องทำการวางแผนการทดสอบก่อน

Plan for Testing : การวางแผนการทดสอบแบบองค์รวม

นี่คือโมเดลของการวางแผนการทดสอบ Agile แบบองค์รวม ซึ่งคุณสามารถเข้าไปดูภาพเต็มได้ที่ http://janetgregory.ca/testing-form-a-horistic-point-of-view/ 

โดยในการวางแผนการทดสอบนั้น คุณจะต้องเขียนรายละเอียดทั้งหมดลงไปให้เห็นเป็นภาพ ไม่ว่าจะเป็นคุณกำลังทดสอบใคร หรือทดสอบอย่างไร ซึ่งมีปัญหาที่ต้องคำนึงถึงในการทดสอบ 4 อย่าง คือ ปัญหาเกี่ยวกับระบบ พิจารณาถึงความล้มเหลว สร้างเรื่องราวหรือ story (เมื่อมีหลาย ๆ ทีม) และใครทดสอบอะไร

แน่นอนว่า เมื่อมีทีมจำนวนมากขึ้น การทดสอบ Agile ก็ยิ่งยากขึ้น การทำให้แต่ละทีมเห็นภาพร่วมกันจึงเป็นวิธีที่ดี ซึ่งก่อนหน้านี้ Janet ได้ทดลองนำเครื่องมือหนึ่งมาใช้คือ Mindmap เขียนในสิ่งที่คุณคิดและวางแผนออกมาให้ครบที่สุด โดยสามารถใช้ Mindmap นี้ส่งต่อไปข้อมูลยังทีมอื่น ๆ รวมทั้ง การแบ่งงานกันในแต่ละทีมจาก Mindmap นั้นได้ แต่ข้อเสียของ Mindmap คือ จะเห็นข้อมูลเพียงมิติเดียว และไม่สามารถอธิบายถึงน้ำหนักของงานในลักษณะของ Real-time ได้ ดังนั้น Janet จึงได้นำภาพตาราง ที่สามารถลงสี และใส่ pattern ได้ มาปรับใช้ในการวางแผนการทดสอบระบบ Agile ซึ่งสามารถอธิบายงานในมิติที่มากกว่า Mindmap

ขณะเดียวกัน ก็จะต้องคำนึงถึงรายละเอียดของระบบแต่ละระดับ ก่อนที่จะมีการปล่อยข้อมูลหรือสินค้าไปสู่ลูกค้า โดยงานก็จะมีตั้งแต่ระดับ Release level / Feature level / Story level และ Test level ซึ่งในเนื้องานแต่ละระบบก็จะมีหลายระดับซ้อนกันอยู่ ดังนั้น ถ้าในกรณีที่มีหลายทีมและต้องทำงานข้ามทีมกัน สามารถใช้วิธีให้แต่ละทีมทำงานเป็นอิสระต่อกัน ตัดส่วนที่ซ้ำซ้อนและไม่จำเป็นออก หรือในกรณีที่ไม่สามารถลดขั้นตอนได้ ก็จะต้องจัดการเรื่องการสื่อสารระหว่างทีมอื่น ๆ ให้มีการรับรู้ที่เท่าเทียมกัน เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน ลดการสูญเสียเวลาและข้อมูล

Key Testing Practices : หัวใจหลักในการทดสอบ

ในการบูรณาการการทำงานหลาย ๆ ทีมเข้าด้วยกัน มีหัวใจหลักที่จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานต่างๆ และช่วยในการสื่อสารระหว่างทีม คือ เรื่องของการแชร์ข้อมูลแก่กัน (Sharing is Caring) ซึ่ง Janet ได้แนะนำวิธีที่จะช่วยสร้างความเข้าใจภายในองค์กรด้วยการแบ่งปันข้อมูลเป็น 4 วิธี ได้แก่ การตั้งคำถาม การวาดภาพ การทดสอบไอเดีย และการเขียนสรุปบทสนทนา เพื่อเป็นการตรวจสอบความเข้าใจของแต่ละคนในทีมให้เข้าใจตรงกัน เมื่อมีการแชร์หรือแบ่งปันข้อมูลดังกล่าวเข้าไปในระบบแล้ว ก็จะทำให้องค์กรเกิดการรับทราบและแลกเปลี่ยนข้อมูลชุดเดียวกัน ช่วยให้ทุกทีมเห็นภาพเดียวกัน นำไปสู่การปรับเปลี่ยนองค์กรที่มีเป้าหมายร่วมกันต่อไป

“Work together to achieve your goal”

ท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงอันรวดเร็วของโลกยุคดิจิทัล ไม่ว่าองค์กรจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ จำนวนพนักงานมากน้อยแค่ไหน กระจายทีมทำงานอยู่ส่วนใดของโลก หรือมีเวลาต่างกันเพียงใด หากสามารถปรับโครงสร้างการทำงานให้คล่องตัวและมีการสื่อสารที่ดีภายในองค์กร องค์กรนั้นย่อมสามารถผ่านพ้นวิกฤติต่าง ๆ ไปได้อย่างสวยงาม และเครื่องมือหนึ่งที่จะนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จดังกล่าวได้ก็คือ Agile Organization