‘ไวขึ้น ฉลาดขึ้น มีเวลามากขึ้น’ เปลี่ยนวันยุ่งๆ ให้สุดโปรดักทีฟด้วย 7 ตัวช่วยเพื่อการทำงานที่คัดมาแล้วจาก 101 ตัวเลือก!
เชื่อว่าเราทุกคนต้องเคยเจอสถานการณ์ที่ว่า ‘งานเต็มมือแต่เวลามีน้อยเกินไป’ กันมาบ้างแน่ๆ กับรายการงานที่ยาวเป็นหางว่าว แต่เวลาที่เรามีกลับเหมือนโดนโจรขโมยไปทุกวัน งานที่ตั้งใจจะเสร็จวันนี้ ก็ต้องเลื่อนออกไปวันพรุ่งนี้ แล้ววันพรุ่งนี้ก็วนกลับมาเป็นวงจรเดิมอีกรอบ
ความลับของคนที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ไม่ได้อยู่ที่การทำงานหนัก แต่อยู่ที่การทำงานอย่าง ‘ชาญฉลาด’ ด้วยเครื่องมือและเทคนิคที่ช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
Peter Drucker เคยกล่าวไว้ว่า “สิ่งที่วัดผลได้ คือสิ่งที่สามารถบริหารจัดการได้” และนี่คือหลักการที่อยู่เบื้องหลัง 7 เครื่องมือเหล่านี้ ที่จะช่วยให้เราสามารถควบคุมเวลา และพลังงานของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. สร้างกิจวัตรเช้าเพื่อเริ่มต้นวันอย่างมีพลัง
การเริ่มต้นวันอย่างถูกต้องสามารถกำหนดทิศทางของวันนั้นได้ ลองใช้เทคนิคเหล่านี้
– วัดผลตัวเองตั้งแต่เช้า เช่น ใช้เครื่องชั่งดิจิทัลอย่าง ‘Withings’ ที่สามารถซิงก์ข้อมูลกับ Apple Health ทำให้เราติดตามสุขภาพได้ง่ายขึ้น
– เคลียร์ความคิดด้วย Morning Pages เทคนิคจาก Julia Cameron ในหนังสือ The Artist’s Way ที่ให้เราเขียน 3 หน้าทุกเช้าเพื่อปลดปล่อยความคิดและเพิ่มความคิดสร้างสรรค์
Aristotle เคยกล่าวไว้ว่า “เริ่มต้นดีไปแล้วครึ่งทาง” ดังนั้น ถ้าเราสร้างนิสัยในตอนเช้าที่ดีได้ ก็จะสามารถควบคุมวันทั้งวันได้ดีขึ้น
2. พลังของปากกา กระดาษ และความเรียบง่าย
แม้ว่าเทคโนโลยีในปัจจุบันจะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตเราไปแล้ว แต่เครื่องมือที่เรียบง่ายอย่าง ‘สมุดบันทึก’ และ ‘ปากกา’ ยังคงเป็นตัวช่วยที่ทรงพลัง โดยอาจลองใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันจัดการงานอย่าง ‘Things 3’ ที่ช่วยให้เรา..
– จัดลำดับความสำคัญของงาน
– ซิงก์กับปฏิทินเพื่อวางแผนงานล่วงหน้า
– ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำ เช่น การติดต่อเพื่อนร่วมงานเป็นระยะๆ
การใช้ทั้งเครื่องมือแอนะล็อกและดิจิทัลควบคู่กันช่วยให้เรามีสมาธิกับงานได้มากขึ้น
3. เปลี่ยนบรรยากาศ เปลี่ยนโฟกัส
บางครั้งการเปลี่ยนสถานที่ทำงานก็สามารถเพิ่มแรงบันดาลใจได้ ไม่ว่าจะเป็นคาเฟ่เงียบๆ หรือสวนสาธารณะ ลองพก กระเป๋า Sling Bag ที่มีสมุดบันทึก iPad และเครื่องมือสำคัญติดตัวไว้เสมอ เพื่อให้เราพร้อมทำงานได้ทุกที่
Mark Twain เคยกล่าวไว้ว่า “ความลับของความก้าวหน้าคือการเริ่มต้น” ดังนั้น การเตรียมตัวให้พร้อมจะช่วยให้เราเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น
4. เครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
ลองใช้แอปพลิเคชันเหล่านี้เพื่อช่วยให้เราจัดการงานได้ง่ายขึ้น
– Ulysses แอปเขียนที่เหมาะสำหรับการจดบันทึกและสร้างคอนเทนต์
– Notion ใช้จัดการโปรเจ็กต์ บันทึกไอเดีย และบริหารเป้าหมายทั้งหมดในที่เดียว
– Rise แอปติดตามเวลาที่ช่วยให้เรารู้ว่าแต่ละวันเราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง
– ChatGPT ใช้ช่วยเขียนอีเมล วิเคราะห์ข้อมูล และเป็นที่ปรึกษาอัจฉริยะส่วนตัว
5. ปรับปรุงการสื่อสารและลดเวลาสูญเปล่า
อีเมลและการประชุมอาจเป็นตัวทำลายโปรดักทีฟ ถ้าไม่ได้จัดการให้ดี ลองใช้เครื่องมือเหล่านี้
– Superhuman แอปอีเมลที่ช่วยให้เราตอบอีเมลได้เร็วขึ้นด้วยคีย์ลัดอัจฉริยะ
– Loom ใช้ส่งวิดีโอสั้นแทนการประชุมที่ไม่จำเป็น ให้ทีมดูได้ในเวลาที่สะดวก
การกำจัดความไร้ประสิทธิภาพในงานประจำวันทำให้เรามีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญจริงๆ
6. เคลื่อนไหวเพื่อเพิ่มพลัง
การเดินช่วยกระตุ้นสมองและทำให้มีพลังงานมากขึ้น โดยอาจลองใช้ลู่วิ่งใต้โต๊ะทำงาน เพื่อให้เราสามารถเดินในขณะทำงานไปด้วย
Charles Darwin เคยกล่าวไว้ว่า “การเปลี่ยนจังหวะเป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การลองเสมอ” และนี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของเราอย่างมหาศาล
7. ปิดท้ายวันอย่างชาญฉลาด
ช่วงเวลาก่อนนอนมีผลต่อการทำงานในวันรุ่งขึ้น ลองใช้แอปพลิเคชันอย่าง ‘Day One’ เพื่อจดบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในวันนั้น หรืออ่านหนังสือผ่าน Kindle หรือ e-Book สัก 10 นาที การจัดตารางวันพรุ่งนี้ล่วงหน้าและผ่อนคลายก่อนนอนช่วยให้เราตื่นขึ้นมาอย่างสดชื่น พร้อมลุยงานได้เต็มที่
การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไม่ได้อยู่ที่การใช้แอปเยอะๆ แต่อยู่ที่การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะกับเรา และที่สำคัญที่สุด คือการใช้มันอย่างสม่ำเสมอ
Bruce Lee เคยกล่าวไว้ว่า “จงรับเอาสิ่งที่มีประโยชน์ ทิ้งสิ่งที่ไม่มี และเติมสิ่งที่เป็นเอกลักษณ์ของเราเอง” ลองเลือก 1-2 กลยุทธ์จากบทความนี้ แล้วเริ่มนำไปใช้ รับรองว่าเราจะเห็นการเปลี่ยนแปลงของตัวเองอย่างแน่นอน!
เขียนโดย ชนัญชิดา พลอยพลาย
#FutureTrends #FutureTrendsetter #FutureTrendsWorkAndLife
Source:
I Tested 101 Productivity Tools: These 7 Changed My Life and You Need to Try Them
