5 วิธีการ ‘บริหารเวลาอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ’ ให้สมฐานะการเป็นผู้นำ จากอดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกาทั้ง 5 คน
คุณกำลังคิดว่าตารางงานของคุณมันเกินที่จะรับไหวแล้ว อย่าพึ่งรีบตีโพยตีพายไป ลองคิดถึงกิจวัตรประจำวันของประธานาธิบดีดูสิ พวกเขาต้องรับมือกับงานที่หลากหลาย รับมือกับความท้าทายมากมาย และมีกำหนดเวลาที่เข้มงวดกว่าพวกเราหลายคน อย่างไรก็ตาม พวกเขาหาวิธีรักษาประสิทธิภาพและทำทุกอย่างให้ลุล่วง
แม้จะมีกิจวัตรประจำวันที่เร่งรีบ คุณก็สามารถทำงานต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และตัวอย่างของผู้นำชาวอเมริกันที่มีชื่อเสียงหลายคนก็พิสูจน์ให้เห็นถึงเรื่องนั้น
วันนี้ Future Trends จึงอยากพาไปถอดบทเรียนว่า “ทำอย่างไรจึงจะคงประสิทธิภาพการทำงานด้วยปริมาณงานมหาศาล และทำอย่างไรให้บรรลุกำหนดเวลาที่ยากที่สุด” จากอดีตประธานาธิบดีทั้ง 5 คนของสหรัฐอเมริกา
[ การบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกาทั้ง 5 คน ]
1. จอร์จ วอชิงตัน (George Washington)
ประธานาธิบดีคนแรกของสหรัฐอเมริกา ซึ่งวันเกิดของเขากลายมาเป็น ‘วันประธานาธิบดี’ เป็นหนึ่งในผู้จัดการเวลาอย่างชาญฉลาดที่สุดตลอดกาล การทำงานของเขาจะถูกวางแผนจนถึงนาทีสุดท้าย และเขาได้พัฒนา ‘ความตรงต่อเวลา’ เป็นพิเศษเพื่อป้องกันไม่ให้แผนการของเขาล่าช้า
การตรงต่อเวลา คือสิ่งที่เขาต้องการจากคนที่เขาทำงานด้วยกัน ถ้าหากว่า ‘เลขา’ ของเขามาสาย และโยนความผิดให้นาฬิกา วอชิงตันจะกล่าวว่า “Then you must get another watch, or I get another secretary”“ถ้าอย่างนั้นคุณต้องหานาฬิกาเรือนอื่น หรือไม่ ผมก็หาเลขาคนอื่น”
วิธีการนี้รวมไปถึงเวลาในการรับประทานอาหารด้วย มันไม่ใช่เรื่องแปลกเลย ที่แขกที่มาสายที่สุดจะมาถึง และรู้สึกประหลาดใจที่ค้นพบว่าประธานาธิบดีทานอาหารเสร็จไปได้ครึ่งทางแทนที่จะรอคนอื่นๆ ให้มาครบกันก่อน
อ้างอิงตามชีวประวัติ วอชิงตัน ยังคงเคร่งครัด และตรงต่อเวลา ถึงแม้จะเกษียณอายุแล้วก็ตาม เขาตื่นนอนพร้อมดวงอาทิตย์ เริ่มต้นวันใหม่ตามแผนที่วางไว้ การปฏิบัติตามกำหนดเวลา และการตรงต่อเวลาช่วยให้เขาทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น มีประสิทธิผลมากขึ้น และหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน
และนั่นคือบทเรียนการจัดการเวลาที่สำคัญที่สุดที่เราสามารถทำได้ หากสิ่งรบกวน และการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดสร้างความไม่แน่นอนมากเกินไป และเป็นอันตรายต่อแผนของคุณ ให้สร้างตารางเวลาที่เข้มงวด และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
2. ดไวท์ ไอเซนฮาวร์ (Dwight Eisenhower)
การเผชิญกับงานหลายๆ อย่างตลอดทั้งวัน และต้องจัดการกับมันทั้งหมดถือเป็นความท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานทั้งหมดดูเหมือนจะมีความสำคัญเท่ากัน ไอเซนฮาวร์ ทราบดีถึงความท้าทายนี้ ในขณะที่ปฏิบัติหน้าที่ในฐานะประธานาธิบดี เขายังสั่งการกองกำลังพันธมิตรในสงครามโลกครั้งที่สองด้วย นี่หมายถึงการจัดการกับงานที่ยากและการตัดสินใจที่ยากลำบากซึ่งมีอิทธิพลต่อชีวิตของผู้อื่นทุกวัน
ไอเซนฮาวร์เคยกล่าวไว้ว่า “I have two kinds of problems, the urgent and the important. What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.” “ฉันมีปัญหาอยู่ 2 ประเภท คือ ปัญหาด่วนและปัญหาสำคัญ สิ่งที่สำคัญมักไม่ค่อยเร่งด่วน และอะไรที่เร่งด่วนมักไม่ค่อยสำคัญ”
นอกจากบทบาทความเป็นผู้นำเขายังเป็นผู้คิดค้น Eisenhower Matrix ตัวช่วยเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน
2.1 ที่สำคัญและเร่งด่วน – โฟกัสไปที่งานเหล่านี้และทำงานให้เสร็จโดยเร็วที่สุด
2.2 สำคัญและไม่เร่งด่วน – กำหนดเวลาที่คุณจะสามารถจัดการงานเหล่านี้ได้
2.3 เร่งด่วนและไม่สำคัญ – มอบหมายงานเหล่านี้ให้กับผู้อื่นเพื่อให้เสร็จเร็วขึ้น
2.4 ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ – อย่าทำงานเหล่านี้เลยจงเก็บพลังงานของคุณไปทำสิ่งที่สำคัญกว่า
นอกจากนี้ ‘การกระจายงานตามหมวดหมู่’ มีส่วนช่วยอย่างมาก มันเป็นการจัดโครงสร้างวันทำงาน ช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างมีสติมากขึ้น และส่งผลถึงประสิทธิภาพการบริหารเวลาอย่างผู้นำที่สะท้อนถึงภาพรวมและความเป็นระบบระเบียบอย่างสมบูรณ์
3. โทมัส เจฟเฟอร์สัน (Thomas Jefferson)
เราเคยคิดว่าการใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการเวลาให้ดีขึ้นเป็นเทรนด์ในยุคใหม่ แต่เจฟเฟอร์สันแสดงให้เห็นว่าเทคโนโลยีที่เป็นประโยชน์ถูกใช้อย่างไรในศตวรรษก่อนๆ เขาเป็นแฟนตัวยงของระบบอัตโนมัติ โครงสร้าง และการใช้อุปกรณ์อย่างชาญฉลาด ในสมัยนั้นเพื่อปลดปล่อยตัวเองจากการกระทำงานที่ซ้ำซาก และเก็บทุกอย่างไว้ในความทรงจำ
ในฐานะนักอ่านตัวยง เจฟเฟอร์สันจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ต้องการวิธีแก้ปัญหาเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหาย และไม่ต้องค้นหาอีกครั้ง เจฟเฟอร์สันต้องทำงานกับหนังสือหลายเล่มในแต่ละครั้ง อ้างอิงในงานเขียนของเขา เขาจึงสร้างโต๊ะทำงานแบบกำหนดเองที่ทำให้เขาสามารถทำงานกับหนังสือห้าเล่มพร้อมกันได้ อีกหนึ่งสิ่งประดิษฐ์ที่ช่วยประหยัดเวลาและป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหาย
เรียกได้ว่าเป็นการจัดการกับการจัดการเวลา ด้วยการสร้างสิ่งประดิษฐ์ที่มาแก้ปัญหาเกี่ยวกับการใช้เวลา ฟังดูค่อนข้างงง แต่ใครเข้าใจแนวคิดของนักประดิษฐ์บ้างล่ะ
4. จอห์น เคนเนดี้ (John Kennedy)
การทำงานอย่างมีประสิทธิผลมักเป็นเรื่องที่เหน็ดเหนื่อย และเราทุกคนมักจะหาข้อแก้ตัวสำหรับการไม่คงเส้นคงวาในเรื่องนี้ เราทุกคนต้องเรียนรู้บทเรียนจาก เคนเนดี้ ซึ่งรักษาประสิทธิภาพการทำงานไว้ได้สูงแม้ว่าจะมีปัญหาด้านสุขภาพที่รุนแรงก็ตาม เขาพบวิธีที่จะรักษาผลผลิตให้สูงอยู่เสมอได้
กฎข้อแรก ในการรักษาระดับประสิทธิภาพ และจัดการกับความเครียด คือการงีบหลับ 1-2 ชั่วโมงทุกวัน ในช่วงเวลานั้น ไม่อนุญาตให้โทรศัพท์ ไม่มีการส่งเอกสาร และไม่มีใครได้รับอนุญาตให้ขึ้นไปชั้นบน เพื่อรบกวนการนอนหลับไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม สิ่งนี้ช่วยให้ Kennedy ปรับตัวเข้ากับวันทำงานที่ยาวนานขึ้น และคลายความเครียดได้เป็นอย่างดี
กฎข้อสอง ในการรักษาระดับประสิทธิภาพ และจัดการกับความเครียด คือการผสมผสานการออกกำลังกายเข้ากับกิจวัตรประจำวัน นิสัยที่ดีต่อสุขภาพนี้ไม่เพียงแต่มีความสำคัญต่อการจัดการปัญหาสุขภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยตัดการเชื่อมต่อจากการทำงานอีกด้วย
5. บารัก โอบามา (Barack Obama)
บารัค โอบามา มีชื่อเสียงในด้านการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้เขาประหยัดพลังงานและทำงานเสร็จเร็วขึ้น นิสัยการตื่นเช้าก็เป็นหนึ่งในรากฐานของวันที่มีประสิทธิภาพ ถึงแม้ว่าตัวเขาเองจะบอกว่าเขาเป็นคนนอนดึก แต่โอบามาพบว่าการเริ่มต้นการใช้ชีวิตตั้งแต่เช้าตรู่ และเริ่มทำงานในตอนเช้านั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
สิ่งที่ช่วยได้ คือกิจวัตรตอนเช้าที่เป็นการเริ่มต้นที่ดีสำหรับวัน ตารางเวลาที่วางแผนไว้ล่วงหน้า การวางแผนวันล่วงหน้าเป็นอีกหนึ่งนิสัยในการทำงานของเขา การรู้ว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จก่อนวันเริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิผล
อย่างที่เราทราบกันดีว่าการตัดสินใจนั้นเป็นการระบายพลังงานทางอารมณ์ และนำไปสู่ความเหนื่อยล้า โอบามาลดจำนวนการตัดสินใจที่ไม่สำคัญลงเพื่อประหยัดพลังงานสำหรับคนสำคัญ เขามีตู้เสื้อผ้าจำกัด และเมนูอาหารประจำวันที่กำหนดไว้ล่วงหน้า มันป้องกันเขาจากการสูญเสียพลังใจไปกับสิ่งเล็กน้อย และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ
ท้ายที่สุดนี้
“การเป็นผู้จัดการเวลาที่ชาญฉลาดเปรียบดั่งการเป็นศิลปิน” การเรียนรู้มันหมายถึงการทำลายนิสัยเก่า ๆ พัฒนาสิ่งใหม่ ๆ ตระหนักถึงกิจกรรมของคุณ และนำวิธีการและเทคนิคที่ช่วยประหยัดเวลามาใช้ในกิจวัตรประจำวันของคุณ
เรียนรู้จากนักแสดงชั้นนำ ผู้นำที่ประสบความสำเร็จ ถอดบทเรียนจากพวกเขา ลองใช้วิธีการของพวกเขาเพื่อประหยัดเวลาและพลังงาน ท้ายที่สุดจงหาจุดที่เหมาะสมและพอดีกับตัวคุณเอง ไม่แน่สักวันหนึ่งอาจจะมีคนนำแนวคิดการบริหารเวลาแล้วตามด้วยชื่อคุณเป็นบรรทัดฐานของสังคมในอนาคตก็ได้
เขียนโดย ธนพนธ์ หัสกรรัตน์
