คุยงานไม่รู้เรื่อง มีปัญหาด้านการสื่อสาร ลองใช้ 5 เทคนิคสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจากองค์กรปั้นผู้นำระดับโลก

86 เปอร์เซ็นต์ ของพนักงานทั่วโลกประสบปัญหาด้านการสื่อสาร และการทำงานกับเพื่อนร่วมงาน

แล้วคุณล่ะ เป็นหนึ่งในนั้นหรือเปล่า?

ปัญหาด้านการสื่อสารในที่ทำงานอย่างการคุยงานไม่รู้เรื่อง เพราะความคิดเห็นไม่ตรงกัน หรือการประสานงานที่ทำให้เกิดความผิดพลาด เพราะสื่อสารกันแบบเข้าใจผิดทั้งสองฝ่าย เป็นปัญหาเรื้อรังที่พบเจอได้ในทุกบริษัท มิหนำซ้ำ ยังเป็นต้นตอของปัญหาอื่นๆ อย่างการจัดสรรเวลา และความเครียดจากการทำงานอีกด้วย

จริงๆ แล้ว ทักษะการสื่อสารที่ดี เป็นทักษะพื้นฐานที่ทุกคนต้องมี เพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยเฉพาะหัวหน้าทีมที่นอกจากจะต้องคอยสื่อสารกับลูกทีมแต่ละคนแล้ว ยังต้องเป็นตัวกลางในการประสานงานกับฝ่ายอื่นๆ รวมถึงรับคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูงมาถ่ายทอดให้ลูกทีมเข้าใจทุกสิ่งอย่างครบถ้วน

ถึงแม้จะรู้อยู่เต็มอกว่า พื้นฐานของการสื่อสารที่ดีเป็นอย่างไร และต่อให้จะพยายามทำตามพื้นฐานเหล่านั้นได้ดีมากแค่ไหน แต่ก็ไม่ใช่ทุกครั้งที่จะสามารถทำให้สิ่งที่เราต้องการถ่ายทอด ไปถึงคนฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด รวมถึงการควบคุมปัจจัยที่ส่งผลต่อการรับสารของผู้ฟังก็เป็นสิ่งที่ยากเช่นกัน

เราจึงนำ 5 เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจาก ‘Center for Creative Leadership’ (CCL) องค์กรด้านการพัฒนาภาวะผู้นำระดับโลกมาฝากกัน เพื่อให้ทุกคนได้นำเทคนิคเหล่านี้มาใช้เสริมทัพกับพื้นฐานการสื่อสารของตัวเองที่ดีอยู่แล้ว และทำให้ปัญหาด้านการสื่อสารในที่ทำงานหมดไปในที่สุด

Communicate : สื่อสารอย่างไม่ลดละ

หลายคนคิดว่า หน้าที่การสื่อสารของตัวเองจบลงตั้งแต่ที่เราแจ้งข้อมูลทั้งหมดให้กับอีกฝ่ายอย่างครบถ้วน แต่จริงๆ แล้วไม่ได้เป็นเช่นนั้น เพราะหลังจากที่เราแจ้งข้อมูลทั้งหมด แล้วไม่ได้ติดตามผลต่อ เราจะไม่ทราบเลยว่า อีกฝ่ายเข้าใจข้อมูลทั้งหมดหรือเปล่า และหากอีกฝ่ายถืองานในมือมากเกินไป จนลืมสิ่งที่เราไปประสานงานด้วย จะทำอย่างไร?

ซึ่งในความเป็นจริง หน้าที่การสื่อสารและประสานงาน ไม่ได้จบลงตั้งแต่ที่เราแจ้งข้อมูลทั้งหมดให้กับอีกฝ่าย แต่เราต้องคอยติดตามผล (Follow Up) ด้วยว่า การสื่อสารของเราประสบความสำเร็จจริงๆ หรือเปล่า เพื่อที่จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาทำงานเพิ่ม หรือแก้ปัญหาจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนทีหลัง

Simplify : เรียบง่ายและชัดเจน

ความเรียบง่ายและชัดเจน เป็นพื้นฐานของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะสมองของคนเรารับรู้สิ่งที่ง่ายได้ดีกว่าสิ่งที่ยาก และรับรู้สิ่งที่ชัดเจนได้ดีกว่าสิ่งที่คลุมเครือ

สำหรับการสื่อสารแบบพูดคุยต่อหน้า ให้เลือกใช้คำที่สื่อสารได้อย่างตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ฟังแล้วเข้าใจในทันที และหากเป็นการสื่อสารด้วยข้อความ หรือการส่งอีเมล นอกจากจะต้องเลือกใช้คำที่เหมาะสมแล้ว ยังสามารถใช้การแบ่งวรรค ระยะห่างระหว่างบรรทัด และการแบ่งประเด็นเป็นข้อๆ เพื่อช่วยให้อีกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อสารมากขึ้น

Listen : ฟังและทำความเข้าใจ

สำหรับการฟังอย่างมีประสิทธิภาพก็มีกฎ 80/20 ที่หลายๆ คนน่าจะเคยได้ยินมาเช่นกัน โดย CCL แนะนำว่า สำหรับการสื่อสารในแต่ละครั้ง ให้ผู้รับสารฟัง 80 เปอร์เซ็นต์ ส่วนอีก 20 เปอร์เซ็นต์ที่เหลือ ให้พูดคุยกับผู้ส่งสาร ซึ่งการที่ทั้งสองฝ่ายพยายามพูดคุยกัน จะช่วยให้เข้าใจข้อมูลทั้งหมดได้มากขึ้นด้วย

Illustrate : ใช้ภาพประกอบการสื่อสาร

สมองของคนเรารับรู้เนื้อหาในรูปแบบภาพได้ดีกว่ารูปแบบข้อความยาวๆ เพราะภาพหนึ่งภาพสามารถสื่อสารข้อมูลทั้งหมดได้จากการมองเพียงครั้งเดียว ซึ่งต่างจากข้อความยาวๆ ที่ต้องไล่อ่านทีละบรรทัด และทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กัน

ดังนั้น หากเนื้อหาส่วนใดสามารถแปลงเป็นภาพได้ ให้ลองแปลงเป็นภาพหรือแผนผังก่อนที่จะส่งให้อีกฝ่าย หรือถ้าจำเป็นต้องสื่อสารด้วยข้อความยาวๆ ให้พิมพ์ข้อความเหล่านั้น บันทึกเป็นภาพหน้าจอไว้แล้วค่อยส่งให้อีกฝ่าย รับรองว่า การรับรู้และเข้าใจเนื้อหาจะเปลี่ยนไปในทิศทางที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน

Affirm : เน้นย้ำความชัดเจน

หลังจากที่เราสื่อสารด้วยเทคนิคทั้งสี่ข้อที่ได้กล่าวไปแล้ว อย่าลืมเน้นย้ำประเด็นที่สำคัญ หรือประเด็นที่ต้องการคำตอบในการพูดคุยครั้งหน้า เพื่อสร้างความชัดเจนในการสื่อสารมากขึ้น และหากเป็นการสื่อสารแบบพูดคุยต่อหน้า สามารถใช้ภาษากาย สีหน้า แววตา และน้ำเสียงในการเน้นย้ำทางอารมณ์ได้อีกด้วย

จริงๆ แล้ว การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด ซึ่งการสื่อสารที่ดีไม่ได้แค่ช่วยลดปัญหาในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความโปรดักทีฟในการทำงานด้วย เพราะผลการศึกษาของ McKinsey ระบุว่า การสื่อสารที่ดีทำให้พนักงานมีกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้น 20 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ เลยทีเดียว

แล้วทุกคนคิดว่า การสื่อสารที่ดีจะช่วยลดปัญหาการทำงานได้อย่างไรอีกบ้าง?

Sources: https://bit.ly/3OjjQCp

https://bit.ly/3v0unLV

https://mck.co/3PHUorp