“ถ้ามีปัญหาอะไรก็บอกนะ” ทำไมหัวหน้าที่อยากสร้างทีมไม่ควรพูดประโยคนี้

“ถ้ามีปัญหาอะไรก็บอกนะ”
“มีอะไรให้ช่วย ติดตรงไหนก็ทักมาบอกล่ะ”

ไม่ทราบว่าใครบางคนที่กำลังอ่านบทความนี้อยู่ เคยพูดประโยคนี้บ้างไหมคะ? คำพูดฮิตติดปากที่เหล่าบรรดาหัวหน้ามักจะพูดกันเป็นประจำ มองเผินๆ แล้วเป็นเรื่องที่ดี แสดงให้เห็นว่า เข้าถึงง่าย พร้อมรับฟัง เป็นที่ปรึกษา ช่วยเหลือทีมทุกเมื่อที่เกิดปัญหา หัวหน้าแสนประเสริฐที่ไม่ว่าใครก็อยากทำงานด้วยทั้งนั้น

มีบทความหนึ่งบนเว็บไซต์ฮาร์วาร์ดบิสซิเนสรีวิว (Harvard Business Review) ได้พูดถึงเรื่องนี้ไว้ว่า แท้จริงแล้วการพูดประโยคนี้ไม่เวิร์กเท่าไร เพราะนอกจากจะไม่ได้ช่วยแก้ปัญหาแล้ว ยังสร้างจุดบอด เป็นปัญหายิ่งกว่าเดิมด้วยซ้ำ สะท้อนให้เห็นอีกมุมหนึ่งว่า เป็นการ ‘ผลักภาระ’ ความรับผิดชอบในการปริปากพูดไปให้ทีมซะมากกว่า บวกกับพอมีปัญหา ก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะกล้าพูดออกมา เพราะด้วยตำแหน่งหน้าที่ ภาระ และความรับผิดชอบที่ต่างกัน บางเรื่องจึงอาจพูดได้แค่กับเพื่อนร่วมงาน ไม่สามารถพูดกับหัวหน้าได้

และเมื่อไอเจ้าปัญหาเริ่มบานปลาย ค่อยๆ ใหญ่ขึ้น พอถึงเวลานั้น คุณในฐานะหัวหน้าก็รู้เป็นคนสุดท้าย วนกลับมาในลูปเดิมที่ว่า “ก็บอกแล้วไงว่ามีปัญหาให้มาบอก แล้วทำไมถึงไม่มาบอก?” ไม่จบไม่สิ้นไปเรื่อยๆ เกิดความเป็นพิษขึ้นในทีม และองค์กรนั่นเอง

โดยเมแกน ไรซ์ (Megan Reitz) และจอห์น ฮิกกินส์ (John Higgins) ผู้เขียนหนังสือ Speak Up ได้แนะนำ 5 คำถามที่ควรตอบให้ได้ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการทบทวนตัวเองกับการพูดประโยคที่สร้างปัญหานี้เอาไว้ ดังนี้

คำถามที่ 1 : คุณสนใจจะรับฟังความคิดเห็นคนอื่นด้วยความจริงใจหรือไม่ แล้วถ้าใช่ สนใจฟังใครมากที่สุด ข้อมูลไหนที่คุณฟังมากที่สุด และน้อยที่สุด?

ต้องยอมรับให้ได้ว่า แม้จะบอกว่าพร้อมรับฟัง ให้คำปรึกษา ช่วยเหลือทีมเสมอ แต่บางครั้ง อีโก้ และความลำเอียงต่างๆ ก็บดบังให้คุณไม่ได้ยินในสิ่งที่ควรจะฟังโดยไม่รู้ตัว โดยในที่นี้ จะเอียงมากหรือน้อย ก็สุดแท้แล้วแต่คนๆ นั้น

คำถามที่ 2 : คุณคิดไหมว่า คนอื่นรู้สึกเสี่ยงที่จะพูดกับคุณแค่ไหน?

พิจารณาว่า คนอื่นมีแนวโน้มจะตอบสนอง โต้ตอบกับคุณยังไง? เกรงใจ กลัว หรือเคารพมากกว่ากัน สังเกตให้ลึกลงไปถึงก้นบึ้ง เพราะบางทีสิ่งพวกนี้แหละที่ทำให้พวกเขาไม่กล้าปริปาก เหมือนอย่างที่บอกไปก่อนหน้าว่า มีเรื่องตำแหน่งหน้าที่ ภาระ และความรับผิดชอบเข้ามาเกี่ยวด้วย ซึ่งก็ล้วนแล้วแต่เป็นอีกปัจจัยที่ส่งผลให้มีการใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ และอาจจะถึงขั้นที่ปลอดภัยไว้ก่อน ไม่กล้าพูดออกมาเลยก็เป็นได้

คำถามที่ 3 : คุณรู้จักเกมการเมืองในองค์กรมากแค่ไหน?

เพราะการเมืองเป็นเรื่องของทุกคน เรียกได้ว่าตั้งแต่ตื่นจนนอน สิ่งต่างๆ รอบตัวก็มักจะมีประเด็นร้อนแรงนี้เข้ามาพ่วงเสมอ ในองค์กรของคุณก็เช่นกัน ถึงจะมีถ้อยคำสวยหรูโฆษณาตอนสมัครงานว่า ออฟฟิศแห่งนี้ปลอดการเมือง แต่ลึกๆ แล้ว ทุกคนต่างรู้ดีว่า มันเป็นเรื่องที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ และเราเองก็เป็นหนึ่งในหมากบนกระดานนี้ด้วย

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อมีตำแหน่งสูงขึ้นที่มักมาพร้อมกับความเคารพ และความเกรงใจ ทำให้ทีมอาจจะไม่กล้าพูดปัญหาที่เกิดขึ้นตรงๆ กับคุณ เหมือนสมัยเป็นลูกน้อง ที่เรารู้ว่า พูดอะไรแล้วจะเข้าหูหรือไม่เข้าหูหัวหน้า และบางคนอาจจะเลือกพูดเฉพาะสิ่งที่หัวหน้าอยากได้ยินอย่างเดียวเพื่อให้ความสัมพันธ์เป็นไปอย่างราบรื่น ได้ก้าวหน้าในหน้าที่การงาน และไม่เสี่ยงโดนบ่น ซึ่งเมื่อปัญหาที่มีไม่ได้ถูกพูดอย่างตรงไปตรงมา ก็อาจสะสมจนลุกลามเกิดเป็นปัญหาคาราคาซังในที่สุด

คำถามที่ 4 : ทีมวางคุณเอาไว้ตรงไหน และคุณวางทีมเอาไว้ตรงไหน?

ป้ายกำกับหรือชื่อตำแหน่งที่ถ้ามองเร็วๆ แล้ว ก็แค่สิ่งที่บอกถึงบทบาทหน้าที่ของแต่ละคน แต่ในความเป็นจริง กลับมีนัยสำคัญมากกว่าที่คิด แบบเดียวกับเวลาที่ทรีตเพื่อนร่วมงานเป็นเพื่อนร่วมทุกข์ ร่วมสุขในออฟฟิศ ที่เวลาโดนลูกค้าบ่น แก้งาน หลายคนก็อาจจะมาเม้าท์กับเพื่อน หรืออย่างเวลาที่เกิดปัญหา คนแรกที่นึกถึงน่าจะไม่หัวหน้าใหญ่สุดหรือซีอีโอแน่ๆ ทีมของคุณก็เช่นกัน ถึงแม้จะไม่ใช่ป้ายที่ใหญ่โตอะไร แต่คงปฏิเสธไม่ได้ว่า มันก็ล้วนแล้วแต่บ่งชี้ถึงสถานะ และความสัมพันธ์อยู่ไม่น้อย สถานะ และความสัมพันธ์ที่ไม่ได้ติดอยู่ที่ป้าย หากแต่เป็นเงาข้างหลังสะท้อนอยู่กับคุณตลอดเวลา

คำถามที่ 5 : คุณจำเป็นต้องตั้งใจทำ และบอกอะไรเป็นพิเศษเพื่อให้ทีมกล้าพูดปัญหาออกมา?

สุดท้าย เมื่อตอบคำถาม 4 ข้อด้านบนครบหมด เข้าใจเป็นอย่างดีแล้วว่า ประโยคนี้สร้างปัญหายิ่งกว่าเดิม และเป็นการผลักภาระให้ทีม ต่อไปก็ตาคุณแล้ว! ลองทบทวนถึงเรื่องราวทั้งหมดว่า อะไรคือต้นตอสำคัญ แล้วเราจะทำให้พวกเขากล้าพูดปัญหาออกมาได้ด้วยวิธีไหนบ้าง? ยกตัวอย่างเช่น การถามบ่อยๆ เกี่ยวกับกระบวนการทำงาน อุปสรรค และปัญหาที่เกิดขึ้น อย่ามัวแต่นั่งรอหรือสงสัยว่า “ก็บอกแล้วไงว่ามีปัญหาให้มาบอก แล้วทำไมถึงไม่มาบอก?” รอจนกระทั่งทุกอย่างสายเกินแก้จนสูญเสียทีมที่ดีที่สุดไป…

ขอสรุปตรงนี้เลยว่า การพูดว่า “ถ้ามีปัญหาอะไรก็บอกนะ” นั้นไม่เวิร์กเท่าไร ท้ายที่สุด ถ้าอยากจะสร้างทีมให้สำเร็จ ก็ไม่ควรพูดประโยคนี้ เพราะอีกหน้าที่สำคัญของหัวหน้าคือการเข้าใจทีม ใส่ใจกับความรู้สึก สร้างความไว้ในเนื้อเชื่อใจให้เกิดขึ้น ถาม รับรู้ความเป็นไปของสิ่งต่างๆ โดยไม่ต้องรอให้เกิดเรื่องหรือลูกน้องมาบอก มิเช่นนั้น จากหัวหน้าก็อาจจะกลายเป็นหัวเน่าที่ใครๆ ก็เอาแต่เดินหนีออกจากทีมนั่นเอง

Source: https://bit.ly/3jW0Bly