ทำหลายงานจนสับสน หาจุดโฟกัสไม่ได้ ลองใช้ ‘Task batching’ เทคนิคการแบ่งงานให้ Multitasking ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าการ Multitasking ได้จะเป็นเรื่องที่ดี แต่ก็ไม่ใช่จะทำกันได้ง่ายๆ เชื่อว่า หลายๆ ครั้งที่พอลองทำจริงๆ แล้ว กลับเป็นว่าแบ่งงานไม่ถูก บริหารเวลาไม่ได้ ไม่รู้จะลำดับความสำคัญยังไงดี จนกลายเป็นสับสน โฟกัสกับงานไม่ได้ สมาธิหลุดบ่อย จนพลอยทำให้งานออกมาไม่ดีสักอย่าง เพื่อที่จะ Multitasking ได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้เลยขอนำเสนอเทคนิคที่เรียกว่า ‘Task batching’ เทคนิคการทำงานที่จะช่วยให้เราแบ่งงาน แบ่งเวลาได้ดียิ่งขึ้น ไม่ต้องสับสน เวลา Multitasking อีกต่อไป

Task batching คืออะไร?

Task batching คือการจัดตารางเวลาทำงานตามกลุ่มของงานที่แบ่งไว้ โดยกลุ่มของงานที่ว่านี้จะถูกแบ่งตามลักษณะร่วมหรือคล้ายคลึงกันของงาน เช่น งานประเภทตอบอีเมลหรือแชต หรือต้องติดต่อกับผู้อื่น ก็จะถูกจัดอยู่ในกลุ่มเดียวกัน เป็นต้น จากนั้น งานแต่ละกลุ่มก็จะถูกนำมาใส่ลงในตารางเวลาทำงานของเราเป็นช่วงๆ ไป เพื่อป้องกันการกระโดดสับเปลี่ยนงานที่ทำไปๆ มาๆ จนรู้สึกสับสนและเหนื่อยโดยไม่จำเป็นนั่นเอง

Task batching มีประโยชน์ยังไง?

1.โฟกัสได้มากขึ้น

จากการที่เราแบ่งงานออกเป็นกลุ่มต่างๆ ตามประเภทของงานแล้วทำไปทีละอย่าง ทำให้เราไม่ต้องสับเปลี่ยนงานไปมาอีกต่อไป ทำให้เรามีสมาธิ และโฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้าได้มากขึ้น เพราะไม่มีงานอย่างอื่นมาดึงความสนใจแล้วนั่นเอง

2.ลดความเครียด

การที่เรามีตารางเวลาการทำงานที่ดีขึ้น ทำให้ช่วยลดความซับซ้อนในการทำงานลงไปได้ ซึ่งก็ส่งผลให้ความเครียดในการทำงานลดลงไปด้วย

3.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อเราสามารถโฟกัสกับงานที่ทำได้มากขึ้น มีตารางเวลาที่ดีขึ้น มีความเครียดน้อยลง ก็ย่อมส่งผลให้เราทำงานนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย

ทั้ง 3 ข้อนี้ เป็นเพียงแค่ผลประโยชน์ส่วนหนึ่งของ Task batching ยังมีผลพลอยได้ที่เป็นเรื่องดีๆ จากการทำ Task batching อยู่อีกหลายอย่าง เช่น การลดเวลาการทำงาน ลดความเหนื่อยล้า และอื่นๆ อีกด้วย ถ้าเป็นแบบนี้แล้ว การพิจารณาลองใช้เทคนิค Task batching ดู ก็เป็นอะไรที่น่าสนใจไม่น้อย ซึ่งคำถามต่อไปก็คือ ทำยังไง? จะเริ่มต้นยังไงได้บ้าง?

เริ่มทำ Task batching ยังไง?

1.ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ

จัดทำรายการของสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ว่ามีอะไรบ้าง พร้อมทั้งจัดเรียงลำดับความสำคัญ และกำหนดไว้ว่าแต่ละงานนั้นต้องใช้เวลาในการทำเท่าไร

2.จัดการแบ่งกลุ่มงาน

หลังจากที่ได้รายการมาแล้วว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง แต่ละงานมีรายละเอียดอย่างไร ก็ให้จัดการแบ่งกลุ่มงานเหล่านั้นตามฟังก์ชั่นหรือประเภทของงาน เช่น งานติดต่อกับผู้อื่น งานค้นคว้าข้อมูล งานประชุม งานเขียนเนื้อหา เป็นต้น

3.จัดการลงตาราง

หลังจากที่ได้แบ่งงานออกมาเป็นกลุ่มๆ แล้ว เราก็สามารถนำงานกลุ่มต่างๆ มาลงในตารางเวลาการทำงานของเราได้เลย เช่น ช่วงเช้า 9.00-11.00 น. ทำงานที่ต้องติดต่อกับผู้อื่น ช่วงบ่าย 13.00-15.00 น. ทำงานค้นคว้าข้อมูล และช่วงเย็นตั้งแต่ 16.00 น. ก็ไปประชุม เป็นต้น

ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงแค่แนวทางการทำ Time batching แบบอย่างง่ายและคร่าวๆ เท่านั้น หากในระหว่างวัน เกิดมีงานด่วนแทรกเข้ามา ก็สามารถปรับตารางของเราให้เหมาะสมได้ หรืออาจจะเปลี่ยนจากการจัดตารางรายวัน เป็นจัดตารางแบบรายสัปดาห์ ตามโปรเจกต์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้นก็ได้

และถึงแม้ Time batching จะเป็นเทคนิคการทำงานที่น่าสนใจ แต่เทคนิคการทำงานเหล่านี้ หลายๆ คนก็ไม่สามารถทำได้เพราะความเคยชิน และความไม่มีวินัย ดังนั้นแล้ว Time batching เองก็ต้องอาศัยวินัยในการปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน

Sources: https://indeedhi.re/3udeEcg

https://bit.ly/3ud5SLh