‘มอบหมายคนให้เหมาะสมกับงาน’ วิธีจัดการอย่างนักบริหารชั้นยอด ตามแบบฉบับบรรณาธิการ ‘Management Today’

ในการทำงานต่างคนต่างมีหน้าที่ทั้งเหมือนและต่างกันไปตามความรับผิดชอบ กระนั้น งานบางอย่างไม่ได้กำหนดอย่างชัดเจนว่าใครหรือตำแหน่งใดจะต้องรับผิดชอบ ทำให้คุณในฐานะนักบริหารจัดการที่ดีจำเป็นจะต้องมอบหมายงานไปให้ทีมหรือคนในตำแหน่งต่างๆ ได้รับผิดชอบทำให้สำเร็จ

เอ็มมา เดอ วิตา (Emma De Vita) บรรณาธิการนิตยสาร Management Today แนะนำแนวคิดและวิธีการเมื่อคุณต้องมอบหมายงานให้ได้ประสิทธิผล ดังต่อไปนี้

ทำไมต้องมอบหมายงาน

อย่างแรกคุณต้องรู้ก่อนว่า ทำไมจึงต้องมอบหมายงาน ถ้าเป็นเพราะคนอื่นมีความสามารถในการทำงานดังกล่าวได้ดีกว่า หรือสามารถช่วยให้ประหยัดเวลาได้ การมอบหมายงานดังกล่าวถือเป็นเรื่องที่ดี

กระนั้น การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยเวลา หากคุณแค่รู้สึกขี้เกียจหรืองานนั้นเป็นเพียงงานเล็กๆ น้อยๆ ก็ควรจะทำงานนั้นด้วยตนเอง ไม่อย่างนั้นจะกลายเป็นการผลักภาระได้ ต้องพิจารณาถึงรายละเอียดของงาน รวมถึงเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ในการมอบหมายงานดังกล่าวเสียก่อน

“ต้องรู้ว่าเป้าหมายของการมอบหมายงานคืออะไร”

เลือกคนให้เหมาะสม

แต่ละงานจำเป็นต้องเลือกบุคคลที่มีทักษะหรือแรงจูงใจที่เหมาะสม โดยพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบ เพื่อให้งานสามารถสำเร็จไปได้ด้วยดี

การเลือกคนที่คิดว่าเขาไม่น่าจะปฏิเสธคุณได้ อาจเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายดาย แต่ไม่ใช่วิธีการที่เหมาะสม พวกเขาอาจทำด้วยความไม่เต็มใจ หรือรู้สึกยากเกินไปจนทำให้เครียดหรือกดดันเกินไป หรือไม่มีแรงจูงใจที่จะทำ หากเป็นงานที่ท้าทายความสามารถหรืองานที่ไม่เคยทำมาก่อนจำเป็นต้องสร้างแรงจูงใจเพื่อให้ต้องการที่จะทำงานนั้นเสียก่อน

“เลือกคนให้เหมาะกับงาน และสร้างแรงจูงใจ”

พูดคุยถึงสิ่งที่ต้องทำ

ก่อนเริ่มงานให้พูดคุยถึงสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้สำเร็จ โดยตั้งคำถามว่า อะไรคือปัญหาที่น่าจะเกิดขึ้นบ้าง จะเริ่มต้นอย่างไร มีผู้ใดเกี่ยวข้องบ้าง และตรวจสอบความเข้าใจของเขา โดยให้พวกเขาทบทวนงานที่คุณมอบหมายให้อีกครั้งเพื่อให้เข้าใจตรงกัน

เป็นการตรวจสอบให้แน่ใจว่า งานดังกล่าวเหมาะสมกับคนที่มอบหมายหรือไม่ และเขาเข้าใจสิ่งที่ต้องทำมากน้อยเพียงใด รวมถึงเป็นการทบทวนความเข้าใจให้ตรงกันอีกด้วย

“ทบทวนให้เข้าใจตรงกัน”

กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่

กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ให้ชัดเจน เพื่อเป็นการแสดงให้เห็นว่า อะไรคือสิ่งที่พวกเขาสามารถทำหรือตัดสินใจได้ด้วยตนเอง และอะไรคือสิ่งที่ต้องได้รับการตรวจสอบหรืออนุมัติจากหัวหน้าหรือผู้บริหารก่อน เพื่อป้องกันความผิดพลาด รวมถึงบริหารจัดการเวลาให้สำเร็จราบรื่น

“กำหนดให้ชัดว่าอะไรทำเองได้ อะไรต้องได้รับอนุมัติก่อน”

เตรียมเครื่องมือสนับสนุน

การมอบหมายงานให้ใคร คุณจำเป็นต้องต้องเตรียมเครื่องมือสนับสนุนให้พวกเขาด้วย อาจเป็นรูปแบบ สถานที่ งบประมาณ ข้อมูล อุปกรณ์หรือเครื่องมือ รวมถึงคนที่จะสามารถให้คำปรึกษาได้ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและราบรื่นมากขึ้น

“จัดเตรียมเครื่องมือช่วยเหลือให้พร้อม”

ให้พื้นที่แสดงความคิด

ให้พื้นที่พวกเขาได้แสดงความคิดเห็นและใช้ความคิดของตนเอง เพื่อให้สามารถทำงานได้ด้วยตนเองได้ ไม่ใช่เพียงแค่ทำตามสั่งทั้งหมด โดยระลึกไว้เสมอว่า พวกเขาไม่จำเป็นต้องทำงานด้วยวิธีการเดียวกับคุณเพื่อให้สำเร็จ ให้ใช้วิธีที่เหมาะสมหรือคิดว่าดีที่สุดของตนเอง

“เปิดโอกาสให้คิดและทำเอง”

ให้ข้อมูลตอบสนองสม่ำเสมอ

ให้ข้อมูลตอบสนองหรือให้ฟีดแบ็คพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ โดยแจ้งให้ทราบว่า พวกเขาทำอะไรได้เป็นอย่างดี จะต่อยอดได้อย่างไรบ้างเพื่อให้ดีขึ้นไปอีกขั้น รวมถึงให้คำแนะนำในสิ่งที่ควรต้องปรับปรุงอย่างชัดเจน เพื่อแก้ไขให้ตรงจุดและก้าวข้าวสิ่งที่อาจเป็นปัญหาให้ผ่านพ้นไปได้อย่างราบรื่น

“ประเมินสิ่งที่ทำได้ดีและข้อควรปรับปรุงอยู่เสมอ”

ตรวจสอบงานเมื่อเสร็จ

เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนที่จะส่งต่อหรือปิดโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณในฐานะผู้มีอำจาจได้ตรวจสอบความเรียบร้อยแล้ว (หากมีข้อผิดพลาดคุณต้องรับผิดชอบ ไม่ใช่โยนความผิดให้คนทำงาน เพราะงานได้ผ่านการตรวจสอบจากคุณแล้ว)

ขั้นตอนนี้ยังจะช่วยให้เข้าใจอย่างชัดเจนว่า คุณจะสามารถมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้นได้อย่างไร และพวกเขาจะเล็งเห็นได้มากขึ้นว่าจุดไหนที่พวกเขาสามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเก่า สิ่งนี้ยังทำให้การมอบหมายงานในอนาคตจะกลายเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้นสำหรับทั้งสองฝ่าย

“ตรวจสอบงานให้เรียบร้อย”

สรุป

การมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องรู้ว่าทำไมจึงต้องมอบหมายงาน จากนั้นให้เลือกคนให้เหมาะสมกับงาน พูดคุยกับพวกเขาเกี่ยวกับงานนั้นให้เข้าใจตรงกัน กำหนดขอบเขตหน้าที่ให้ชัดเจน ไม่ลืมที่จะเตรียมเครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อสนุบสนุนและช่วยเหลือให้งานนั้นราบรื่น ต้องเป็นงานที่เปิดพื้นที่ให้คนทำงานได้แสดงความคิดเห็นหรือใช้ความคิดของตนในการทำงานด้วย โดยไม่ยึดวิธีการที่คุณถนัดเพียงอย่างเดียว ขณะทำงานให้ประเมินทั้งจุดอ่อนและแข็งอยู่เสมอ อย่างชัดเจนและแนะแนวทางเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงขึ้น เมื่องานเสร็จให้ตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนให้แน่ใจ

ทั้งหมดดังที่กล่าวไป เป็นหนึ่งในบทความชุดการบริหารจัดการซึ่ง Future Trends ได้สรุปสาระสำคัญจากคำแนะนำของ เอ็มมา เดอ วิตา (Emma De Vita) บรรณาธิการนิตยสาร Management Today มานำเสนอเป็นตอน เพื่อช่วยให้คุณนำไปปรับใช้ในการทำงานบริหารจัดการให้ประสบความสำเร็จและเติบโตในการทำงานต่อไป ทั้งนี้ยังมีเนื้อหาอื่นๆ ให้ติดตามอีกหลายตอน โปรดติดตาม

เขียนโดย ภูธิชย์ อรัญพูล

Source: หนังสือ ‘ศิลปะการบริหารจัดการ’ (The Management Masterclass) เขียนโดย Emma De Vita แปลโดย ปฏิพล ตั้งจักรวรานนท์ สำนักพิมพ์ Expernetbooks