งานเยอะจนทำไม่ไหว เดินไปบอกหัวหน้ายังไงดี? 4 วิธี ปรับ flow งานกับหัวหน้าให้เข้าใจกันมากขึ้น

บ่อยครั้งในชีวิตการทำงานของหลายๆ คน ต้องพบเจอกับสถานการณ์ที่รู้สึกว่า งานที่ได้รับมอบหมายนั้นเยอะเกินไปจนทำไม่ไหว ทำคนเดียวไม่ได้ หรือถ้าจะทำให้ดีๆ ก็คงเสร็จไม่ทันในเวลาที่กำหนดแน่ๆ แต่ถึงอย่างนั้นก็ไม่กล้าที่จะเดินไปบอกกับหัวหน้าเพื่อขอความช่วยเหลือ เพราะกลัวที่จะถูกมองว่าไม่สู้งานบ้าง ไม่ขยัน ไม่พยายาม ไม่เก่งพอที่จะจัดการเวลาเองบ้าง ซึ่งก็เป็นเรื่องที่เข้าใจได้

แต่อย่างไรก็ตาม การพยายามเร่งรัดทำงานที่มีอยู่มากมายให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด ก็อาจทำให้งานนั้นออกมาไม่ดีเท่าที่ควรได้ ดังนั้น การขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าก็เป็นวิธีที่ดีกว่าและยังสามารถทำได้โดยที่ไม่ต้องกลัวว่าจะถูกมองในแง่ลบด้วยหากใช้วิธีอย่างเหมาะสม

มีวิธีไหนที่ช่วยให้เราดีลกับหัวหน้าได้อย่างราบรื่นบ้าง วันนี้ Future Trends นำเทคนิคดีๆ มาฝากกัน จะมีอะไรบ้าง ลองอ่านกันดูนะ

อธิบายปัญหาให้ชัดเจน

ในการขอความช่วยเหลือนั้น เราไม่สามารถที่จะเดินไปบอกหัวหน้าเฉยๆ ว่า “ทำไม่ไหวแล้ว” ได้ อย่างน้อยที่สุด เมื่อเดินไปพูดแบบนั้น หัวหน้าก็ต้องถามเราแน่นอนว่า “มีปัญหาอะไรตรงไหน?” ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเราที่ต้องเตรียมคำอธิบายเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นว่า ทำไมถึงทำไม่ไหว ซึ่งเราต้องอธิบายให้ให้ดีและชัดเจนที่สุด เพราะหัวหน้าจะช่วยเราก็ต่อเมื่อรับรู้ว่าเรามีปัญหาจริงๆ

โดยอาจใช้วิธีการอธิบายแจกแจงว่า หากให้ทำงานทั้งหมดนี้ภายในเวลาที่กำหนดไว้ จะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง และพยายามเน้นว่าปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นจะส่งผลกระทบต่องานที่ออกมาอย่างไร เพราะไม่ว่าอย่างไร หัวหน้าที่ดีก็ย่อมอยากให้งานนั้นออกมาดีที่สุดอยู่แล้ว หากได้รับรู้ว่าปัญหาของเราจะส่งผลให้งานออกมาไม่ดี หัวหน้าก็ต้องช่วยเราอย่างแน่นอน

ลำดับความสำคัญเอาไว้

อย่างที่บอกไปแล้วว่า ก่อนที่จะไปขอความช่วยเหลือนั้น เราไม่สามารถที่จะเดินไปบอกหัวหน้าเฉยๆ ว่า “ทำไม่ไหวแล้ว” ได้ เพราะเป้าหมายของเราไม่ใช่การโยนภาระงานทั้งหมดออกไปจากตัว แต่เป็นการลดภาระงานบางส่วนเพื่อให้สามารถทำงานต่ออย่างมีประสิทธิภาพภายในเวลาที่กำหนดได้

ดังนั้น ก่อนที่จะไปขอความช่วยเหลือ เราควรที่จะจัดลำดับความสำคัญมาก่อนว่างานไหนที่เป็นส่วนสำคัญและต้องทำออกมาให้ดี ให้ถืองานนั้นไว้เป็นงานหลักที่ตัวเองจะทำ ในขณะที่งานอื่นๆ ที่มีความสำคัญรองลงมา และอาจทำให้กระทบกับการทำงานในส่วนหลักได้ หากเราเป็นผู้รับผิดชอบ ก็สามารถที่จะเก็บไว้เสนอให้กับหัวหน้าเพื่อมอบหมายให้คนอื่นๆ ทำได้
.
สิ่งสำคัญคือการมีลำดับความสำคัญที่ชัดเจน และสมเหตุสมผลที่สามารถอธิบายให้กับหัวหน้าของเราได้ว่า ทำไมเราถึงอยากให้ช่วยแบ่งเบางานส่วนหนึ่งออกไป เพื่อให้ผลลัพธ์ในการทำงานนั้นออกมาดีที่สุด

เสนอวิธีแก้ปัญหาไปด้วย

ตามที่ได้กล่าวไปในตอนต้นว่า หลายๆ คนไม่กล้าขอความช่วยเหลือ เพราะกลัวว่าจะถูกมองในแง่ลบ ซึ่งก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า หากเราขอความช่วยเหลืออย่างเดียวก็อาจจะถูกมองแบบนั้นได้ อย่างไรก็ตาม ในการทำงานนั้น อีกนัยหนึ่ง ก็คือการที่เรากับหัวหน้าร่วมมือกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของทีม องค์กร หรือบริษัท การเสนอแนะความคิดเห็นให้กันก็ย่อมเป็นเรื่องธรรมดา

ด้วยเหตุผลนี้ บวกกับการที่เราไม่ควรที่จะทำเป็นแต่ขอความช่วยเหลืออย่างเดียว จึงกลายเป็นว่าเราก็ควรที่จะเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาไปด้วย ในเวลาที่เราไปขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าให้ช่วยแบ่งเบาภาระงานของเรา โดยอาจจะเสนอว่างานแต่ละงานควรจะมอบหมายให้ใครหรือทีมไหนรับผิดชอบถึงจะดีกว่า หรืออาจจะเสนอวิธีการกระจายงานใหม่เลยก็ได้ถ้าเห็นว่าเหมาะสม

สิ่งสำคัญ คือการที่เราต้องมีข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหาไปนำเสนอกับหัวหน้าด้วย ไม่ใช่ไปเพื่อขอความช่วยเหลืออย่างเดียว ไม่อย่างนั้นก็อาจจะช่วยไม่ได้ที่เราจะถูกมองในแง่ลบเมื่อเราไปขอความช่วยเหลือจากหัวหน้า

อย่าลืมเสนอตัวช่วยถ้าทำได้

แม้ว่าเราจะขอความช่วยเหลือให้ช่วยแบ่งเบาภาระงาน แต่ก็ไม่ได้แปลว่าเราสามารถโยนงานนั้นทิ้งไปได้ทันทีเมื่อหัวหน้าอนุมัติ ในเมื่อนั่นเป็นงานที่ได้รับมอบหมายมาในทีแรก แม้ว่างานนั้นจะถูกโอนความรับผิดชอบไปให้ผู้อื่นแล้วก็ตาม แต่ด้วยความเป็นมืออาชีพ ก็ควรที่จะติดตามงานนั้นต่อไปโดยอาจจะเสนอตัวช่วยไปดูแล และให้คำปรึกษากับคนที่ได้รับมอบหมายงานต่อจากเราเมื่อมีโอกาส หรือคอยมีส่วนร่วมเสมอแม้ว่าเราจะไม่ใช่ผู้รับผิดชอบหลักอีกต่อไปแล้วก็ตาม

ถ้ามีโอกาสหรือเวลาเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ได้กระทบกับภาระหน้าที่ของเรามาก ก็เป็นเรื่องดีกว่าที่จะเสนอตัวเข้าไปช่วยเท่าที่ตัวเองสะดวกหรือทำได้ เพื่อแสดงถึงความตั้งใจว่า เราเองก็อยากให้งานนั้นสำเร็จเหมือนกัน และยังเป็นการแสดงถึงความเป็นมืออาชีพที่ไม่ละทิ้งงานของตัวเองด้วยนะ

Sources: https://bit.ly/3xy9ngm

https://bit.ly/3HmREwz