ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปเนิ่นนานสักเท่าไร การจัดการ การบริหารงานก็ยังคงเป็นปัญหาคลาสสิกที่หลายๆ คนพบเจออยู่เสมอ ซึ่งนี่ไม่ใช่แค่ปัญหาของมนุษย์ออฟฟิศเท่านั้น แต่จริงๆ แล้ว ยังหมายรวมไปถึงบรรดานักเรียน นักศึกษาในวัยเรียนด้วย
แล้วเราจะบริหารจัดการมันให้ดีขึ้นได้อย่างไร? ในบทความนี้ Future Trends จะพาไปดูผ่านเทคนิค ‘Starfish Retrospective’ หรือ ‘ปลาดาวกลับหลัง’ กัน
เทคนิค Starfish Retrospective คืออะไร?
Starfish Retrospective หรือปลาดาวกลับหลัง คือเทคนิคการบริหารงานแบบวิ่งกลับหลัง มีต้นกำเนิดจากแพทริค กัว (Patrick Kua) ผู้นำด้านเทคโนโลยี นักเขียน และวิทยากรในปี 2549 ที่ต้องการใช้เป็นเครื่องมือวิเคราะห์คุณภาพ และกิจกรรมในระดับต่างๆ เพื่อให้ทีมทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
โดยไม่ได้เป็นเพียงการระบุว่า ทำสิ่งนั้นได้ดีหรือไม่ดี เป็นไปได้หรือไม่ได้? แต่เป็นการย้อนกลับไประบุความจำเพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น ที่ทำสิ่งนั้นดี ดีเพราะอะไร และที่สิ่งนั้นไม่ดี ไม่ดีเพราะอะไร?
5 ขั้นตอนกลับหัว กลับหางของเทคนิค Starfish Retrospective
เราสามารถนำเทคนิคปลาดาวกลับหลังมาบริหารงานโดยแบ่งออกเป็น 5 ข้อหลักๆ คล้ายรูปร่างของปลาดาวที่มี 5 แฉก ดังนี้
1. ‘หยุด’ ทำงานที่ไม่จำเป็น
ขั้นแรกควร Step back กลับมามองก่อนว่า งานไหนที่เป็น และไม่เป็นประโยชน์ สร้างคุณค่า และไม่สร้างคุณค่าให้กับองค์กร ทีม และลูกค้า จากนั้น ให้หยุดทำ เช่น การทำรายงานสถานะการทำงานประจำสัปดาห์ที่การกระทำตลอดทั้งสัปดาห์ก็ชัดเจนอยู่แล้ว อีกทั้ง ก็ยังไม่ได้รับการเช็กหรือคนดูดูแค่เพียงผ่านตา
2. ลด ‘งานที่ได้ไม่คุ้มเสีย’ ลง
นอกเหนือจากงานที่ไม่จำเป็นแล้ว อีกสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันนั่นก็คือ ‘การทำงานให้น้อยลง’ ทั้งงานที่ต้องใช้เวลากับพลังเยอะ และจำนวนคนที่มาก แต่ในความเป็นจริง กลับให้ผลลัพธ์ที่ไม่คุ้มค่าสักเท่าไร เช่น การประชุมติดกันทุกวัน แต่ไม่มีวาระการประชุมหรือเป้าหมายที่ชัดเจน
3. งานไหนดี ‘ทำเพิ่มเลย!’
พอทำงานไปสักพัก ถ้าจับจุดได้แล้วว่า งานไหนดี สร้างคุณค่าให้องค์กร เราก็ควรทำให้มากขึ้น เช่น การประสานงานระหว่างฝ่ายคอนเทนต์กับฝ่ายขายในการแลกเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกบางครั้ง เพื่อยกระดับคุณภาพของงานให้ดีกว่าเดิม
4. อะไรที่ดีก็ ‘ทำวนไป’ อย่าหยุด!
เมื่อทำไปเรื่อยๆ เราก็น่าจะพอจับจุดได้ว่า เรื่องอะไรที่เวิร์ก อันไหนที่ดี สร้างคุณค่าให้กับทีม และกระบวนการทำงาน ดังนั้น สิ่งที่ควรทำต่อไปก็คือ ‘การทำวนไป’ นั่นเอง เช่น ถ้ารู้ว่าการพักเบรก 15 นาที ในการประชุมที่ยาวนานนั้นเป็นผลดี ช่วยให้ทุกคนในทีมได้กดปุ่มรีเฟรชสมอง และโฟกัสได้มากขึ้น ก็ควรทำต่อไป
5. ถึงเวลา ‘เริ่มต้นทำสิ่งใหม่ๆ’
นอกจากการเริ่มต้นทำสิ่งใหม่ๆ จะเป็นความท้าทาย และโอกาสในการเติบโตแล้ว ในอีกแง่มุมหนึ่ง ก็ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยทำให้การทำงานสนุกสนาน และมีชีวิตชีวายิ่งขึ้น เช่น การหมั่นติดต่อสอบถามบริการการใช้งานกับลูกค้าทำให้มีไอเดียดีๆ และช่วยเพิ่มมูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า (Customer Lifetime Value หรือ CLV) เพราะฉะนั้น เราในฐานะผู้ขายก็ควรเริ่มต้นทำเช่นกัน
ปลาดาวกลับหลังคือ เทคนิคที่ช่วยบริหารจัดการงานได้อย่างลึกซึ้งผ่านการกลับหัว กลับหาง เพื่อ Reflect สิ่งต่างๆ และภาพรวมที่เกิดขึ้น โดยสามารถทำได้ทุกเมื่อ แม้ไม่มีวาระหรือโอกาสพิเศษใดๆ อ่านจบแล้ว ลองนำกระบวนท่าปลาดาวกลับหลังนี้ไปปรับใช้กันดู ส่วนใช้แล้วเวิร์ก-ไม่เวิร์กยังไง อย่าลืมมาคอมเมนต์บอกกันด้วย!
Sources: https://bit.ly/3jnrRNo