โทรง่าย ติดต่อสะดวก ใช้ได้ทุก Device – ด้วย Phone System จาก Microsoft Teams ตัวช่วยทำงานแบบ WFH ที่องค์กรควรมี

Future Trends

3 years ago

ทุกวันนี้เรายังอยู่ในสถานการณ์ล็อกดาวน์ ต้องทำงานจากที่บ้าน แนวโน้มของการทำงานจากที่บ้าน (Work from home – WFH) ตอนนี้เป็นอย่างไรบ้าง

– 88% ขององค์กรทั่วโลกสนับสนุนให้พนักงานทำงานจากที่บ้านหลังมีการประกาศเรื่องโควิด-19 (Gartner, Inc)

– 73% ของคนทำงานต้องการให้การทำงานแบบ remote work ยังคงดำเนินต่อไป (Microsoft)

เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทรนด์การทำงานจากที่บ้านได้กลายเป็นความปกติใหม่ที่เราก็เริ่มจะคุ้นชินกันแล้ว แต่ในทางกลับกันเมื่อการทำงานแบบ WFH ต้องอยู่กับเรานานขึ้น สำหรับบางคนบางองค์กรก็เริ่มเจอทางสะดุดหรือปัญหาด้วยเช่นเดียวกัน

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงเพราะสถานที่ไม่อำนวย ขาดเครื่องมือทำงานที่ตอบโจทย์ การพูดคุยสื่อสารก็ทำได้ยากขึ้น วันนี้ทาง Future Trends ก็เลยอยากจะลองพาทุกคนมารู้จักกับ Microsoft Phone System ตัวช่วยจากไมโครซอฟต์ที่ขอแค่เรามี Microsoft Teams ก็สามารถใช้งานร่วมกันได้ทั้งองค์กรเลย! นอกจากนี้ยังมีความเป็น Beyond communication ที่ไม่ใช่แค่สามารถใช้โทรได้อย่างเดียว แต่ยังทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ ได้ด้วย

มาลองดูว่าเครื่องมือนี้จะช่วยแก้ปัญหา และช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นอย่างไรบ้าง?

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://aka.ms/TeamsPhoneTH

Microsoft Phone System ตัวช่วยการทำงานที่ครบจบในแอปเดียวจริงๆ

Phone System คือหนึ่งในฟีเจอร์ของ Microsoft Teams ซึ่งเป็นเทคโนโลยีการทำงานจากไมโครซอฟท์ โดยปกติแล้ว Teams จะสามารถใช้งานได้ทั้งแชทคุยกัน, ส่งภาพ, เสียง, เอกสาร, survey, intranet, file sharing และอีกมากมาย คือใช้อันเดียวก็แทบจะคลอบคลุมการทำงานเป็นทีมแล้ว

เพราะปัจจุบันปัญหาที่หลายองค์กรอาจเจอคือต้องทำงานผ่านแอปหลายแอป บางทีทำงานข้ามทีมกัน ปรากฏอีกทีมก็ไปใช้อีกแอปก็อาจจะทำให้ทำงานกันลำบากขึ้น ตัว Teams ของไมโครซอฟท์ก็เลยค่อนข้างตอบโจทย์กับการทำงานแบบ WFH

ส่วนฟีเจอร์ Phone System เป็นอีกพาร์ทหนึ่งที่มีลูกเล่นข้างในอีกเยอะมาก ให้คนทำงานได้เลือกใช้กัน ส่วนสำคัญที่ได้ใช้กันทุกคนแน่นอนคือ

1. สามารถผูกเบอร์ 02 ของ Microsoft Phone System ไปอยู่ในทุกอุปกรณ์การทำงานได้ ไม่ว่าจะเป็นมือถือ, คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ต เป็นต้น (ใช้งานได้ครบทุก device เลย!)

2. Microsoft Phone System รองรับทั้งเบอร์ตรง และเบอร์ต่อ (เช่น เวลาที่เราโทรเข้าเบอร์กลาง แล้วต้องพิมพ์เบอร์ต่อไปที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในองค์กร)

สำหรับองค์กรค์ใหญ่ที่มีคนเยอะ แถมยังติดต่อคนข้างนอกเยอะๆ อีก การใช้งาน Microsoft Phone System จะช่วยให้องค์กร

– ลดต้นทุนการติดตั้ง ประหยัดค่าใช้จ่ายได้เพิ่ม

– ลดพื้นที่ออฟฟิศ เพราะทำได้ทั้งประชุม และโทรติดต่อ

– ปลอดภัย เพราะทำงานร่วมกับ Microsoft Security ด้วย

– เป็น ‘Single app for everything’ ทำได้ครบวงจรการทำงาน เหมาะกับคนทำงานทุกตำแหน่ง

ต้องบอกเลยว่าเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่อยากให้ได้ลองใช้กัน ถ้าใครที่มี Microsoft Team อยู่แล้วก็ไปลองใช้ฟีเจอร์นี้กันดู

6 ฟีเจอร์แนะนำ เหมาะกับทุกคน ใช้ได้กับทุกตำแหน่งงาน

รู้จัก Phone System เบื้องต้นพร้อมไฮไลต์เด่นๆ ไปแล้ว มาดูฟีเจอร์ข้างในที่เหมาะกับคนทำงานทุกคนกันบ้าง

1. อยู่บ้านก็โทรหาลูกค้าได้ด้วยเบอร์ 02 ของออฟฟิศ

สามารถใช้ Phone System โทรหาคนต่างบริษัทโดยใช้เบอร์ 02 เหมือoยกออฟฟิศมาไว้ที่บ้านเลย สะดวกมากๆ

2. Voice mail

ข้อความเสียง ที่ทำงานเหมือนกับ Voice mail ทั่วๆ ไป สามารถบันทึกเสียง และมีระบบ Automatic language detection ให้ด้วย

3. Call forward to Group

เวลาที่มีคนโทรเข้ามา ถ้าเราไม่สะดวกรับสาย สามารถโอนสายให้กับคนอื่นได้แบบอัตโนมัติ หรือให้เวลาที่มีสายเข้ามาไปดังที่คนอื่นด้วย โดยเราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ดังพร้อมกันหรือตั้งเวลาให้ห่างกันก็ได้

4. Simultaneously ring

สายเมื่อไหร่ ดังได้ทุกเครื่อง เวลามีคนโทรมาพร้อมกันสามารถตั้งให้ดังพร้อมกันหลายอุปกรณ์ได้ เช่น ดังทั้งในมือถือ และโน้ตบุ้ค เป็นต้น สำหรับคนที่ชินกับการยกหูโทรศัพท์บนโต๊ะทำงานก็สามารถตั้งให้ดังในโทรศัพท์แบบอะนาล็อกด้วยก็ได้

5. Merge Call

คุยคนเดียวมันเหงา อยากคุยพร้อมกันหลายคนก็ทำได้ ไม่ใช่การคุยพร้อมกันเป็นกลุ่มเล็กๆ แต่สามารถรวมกลุ่มเพื่อคุยกันได้

6. Call Forward

คือการให้คนที่โทรมาหาเราสามารถมาเด้งที่อีกเบอร์หนึ่งได้ เช่น มีคนโทรเข้าไปที่เบอร์โทรศัพท์กลางที่ออฟฟิศ แต่ตอนนี้ทุกคน WFH กันหมด ก็ให้สายที่โทรเข้าเบอร์กลางนั้นเด้งมาเข้าที่เบอร์ที่อยู่ใน Phone System ได้

เป็น 6 ฟีเจอร์พื้นฐานที่ทุกคนใช้ได้ และเหมาะกับพนักงานองค์กรทุกคนด้วย ทีนี้มาลองดูกันว่าคนทำงานแต่ละตำแหน่งสามารถใช้งานฟีเจอร์นี้หมวดไหน อะไรยังไงได้อีกบ้าง เอาให้ชัดเจนกันไปเลย!

‘ฝ่าย Telesales’ อยู่บ้านทำงานได้ เก็บตกทุกข้อมูลลูกค้าไม่มีพลาด

สำหรับฝ่ายที่ต้องติดต่อกับลูกค้า พอมา WFH ก็เจอความลำบากในหลายจุด คนเป็นเซลล์ต้องการความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อกับลูกค้า ไปพร้อมกับระบบที่สามารถช่วยเก็บข้อมูลได้ด้วย ตัว Microsoft Phone System ก็เลยเข้ามาช่วยแก้ปัญหา และตอบโจทย์ความต้องการที่ว่านั้น

1. ทบทวนเมื่อสิ้นวัน: เซลล์สามารถเช็กได้ว่าในแต่ละวันได้ติดต่อใครไปบ้าง กี่คน จำนวนเท่าไหร่ และยังมีการบันทึกทุกเบอร์ที่ติดต่อไปเพื่อให้ง่ายต่อการติดต่อซ้ำในครั้งถัดไป โดยไม่ต้องรื้อหาประวัติการโทรให้ยุ่งยาก

2. Click to call: สำหรับคนที่เก็บข้อมูลลูกค้าไว้ในไฟล์เอกสาร ไม่ว่าจะ Excel หรือในอีเมล เราสามารถคลิกเบอร์ที่จดไว้ในไฟล์เพื่อให้ Teams โทรออกได้เลย ช่วยให้ทำงานได้เร็ว และลดข้อผิดพลาดในการโทรออก

3. รับรองการเชื่อมต่อระบบบันทึกเสียง: สำหรับงานที่ต้องการหลักฐานสำหรับทีม Audit หรือเก็บข้อมูลไว้เพื่อพัฒนาการให้บริการ การอัดเสียงนี้เป็นส่วนเสริมที่จะช่วยได้ นอกจากนี้ยังสามารถนำมาใช้ในกรณีที่รายละเอียดงานเยอะจดไม่หมด จำไม่ไหว อยากบันทึกเสียงไว้ ก็สามารถเปิดฟีเจอร์นี้มาช่วยได้เหมือนกัน

4. ทุกข้อมูลลูกค้าจะอยู่ในระบบ: หมดปัญหามือถือหาย พนักงานจะลาออก ข้อมูลลูกค้าจะไม่ปลิวตามคนไปด้วย เพราะข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในระบบ ไม่ได้ผูกอยู่กับมือถือส่วนตัวใคร

‘ฝ่ายบอส-เลขา’ ทำงานได้ไว จัดการคิวได้ง่ายขึ้น เหมือนอยู่ด้วยกันที่ออฟฟิศ

จากเลขาหน้าห้อง กับบอสในออฟฟิศ สู่บอสและเลขาในรูปแบบออนไลน์ การติดต่อสื่อสารบางอย่างก็ทำได้ยากมากขึ้น ตัวช่วยอย่าง Microsoft Phone System เลยเข้ามาช่วยได้ให้ทุกอย่างง่ายขึ้น เช่น

1. ปกติเลขาจะเป็นคนรับโทรศัพท์แล้วต่อสายเข้าไปที่โต๊ะของบอส ตัว Microsoft Phone System ยังคงใช้ระบบนั้นเพียงแต่อยู่บนออนไลน์ที่ทำได้ง่ายและไวมากขึ้น

2. เลขาสามารถโทรออกผ่าน Microsoft Phone System ด้วยเบอร์ของบอสได้ ในกรณีที่ต้องการติดต่อในนามของบอส

3. หากมีคนโทรเข้ามาพร้อมกันหลายคน เลขาสามารถ Manage Call ได้ว่าจะให้บอสรับสายไหนก่อน และยังสามารถดูได้ด้วยว่ามีใครที่กำลังรอสายอยู่บ้าง

4. สามารถตั้งริงโทนเพื่อฟังเสียงได้ว่าคนที่โทรเข้ามาเป็นสายถึงบอส หรือสายถึงตัวเลขาเอง

‘ฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service)’ ติดต่อสะดวก ประสานงานง่าย แม้ตอน WFH

คนทำงาน Call center และ Operator ต้องเจอศึกหนักในช่วงเวลา WFH แบบนี้ เพราะปกติคนจะติดต่อเข้ามาที่เบอร์กลาง (เบอร์ 02) เสียเป็นส่วนใหญ่ ดังนั้น Microsoft Phone System ก็เลยมีระบบที่ผูกกับเบอร์ตรง เบอร์ต่อ เบอร์ 02 เอาไว้หมดเพื่อแก้ปัญหานั้น

1. แม้จะไม่อยู่ออฟฟิศ ลูกค้าหรือผู้มาติดต่อก็ยังโทรติด มีคนรับสาย เพราะสามารถให้สายที่โทรเข้ามา มาขึ้นที่เบอร์ส่วนตัวใน Phone System โดยไม่จำเป็นต้องให้เบอร์ส่วนตัวกับคนที่ติดต่อเข้ามา

2. Operator ทำงานได้จากที่บ้าน สามารถจัดการสายที่โทรเข้ามาให้ต่อตรงถึงพนักงานฝ่ายต่างๆ ในองค์กรได้เลยอย่างง่ายดาย

3. Call center สามารถคุยกับลูกค้า และติดต่อตรงไปที่ทีมทำงานฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ทันที โดยไม่ต้องให้ลูกค้าถือสายรอนาน หรือต้องติดต่อกลับ สามารถแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าได้เร็วขึ้น

และทั้งหมดนี้ก็คือรีวิว Microsoft Phone System ที่อยากให้ทุกคนได้ไปลองใช้กัน โดยเฉพาะใครที่ต้องทำงานกับคนในองค์กรช่วง WFH แบบนี้ ถ้าองค์กรสามารถปิดทุกปัญหาติดขัด และช่วยให้การทำงานในองค์กรสามารถทำได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น ครบจบในแอปเดียว ก็ถือว่า Microsoft Phone System เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่น่าจะตอบโจทย์มากเลยทีเดียว