สิ่งหนึ่งที่คู่กับธุรกิจและสำคัญต่อการตัดสินใจ หนีไม่พ้นเรื่อง “การเงิน” หากธุรกิจใดมีข้อมูลส่วนนี้ จะช่วยให้สามารถคิด วิเคราะห์ และแยกแยะได้ว่า ต้องปรับแก้อะไรอย่างไร เพื่อสร้างโอกาสในช่วงวิกฤตให้กับธุรกิจ
ผมมองว่า สิ่งสำคัญอันดับแรก คือ “การมีข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อใช้ในการตัดสินใจ” หลายธุรกิจเริ่มต้นจากแนวคิดที่ว่า “ไม่ต้องสนใจข้อมูลพวกนี้ ขอให้มีเงินเยอะๆ แล้วจ่ายภาษีน้อยๆ ก็พอ” ซึ่งถ้าภาวะเศรษฐกิจสดใสธุรกิจไปได้ดี ข้อมูลการเงินดังกล่าวอาจไม่จำเป็น แต่เมื่อใดที่วิกฤตแล้ว ยังไม่มีข้อมูลในการตัดสินใจ น่าจะลำบากทั้งกายและใจไม่ใช่น้อย
“แล้วมีข้อมูลอะไรบ้าง ที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของธุรกิจ ?” ก่อนจะไปถึงข้อมูลทั้งหมด ขอชวนให้รู้จักพระเอกก่อน นั่นคือ “งบการเงิน”
งบการเงิน
งบการเงิน คือ รายงานข้อมูลการเงินของธุรกิจในแต่ละรอบบัญชี โดยปกติรอบบัญชีจะอยู่ที่ 12 เดือนหรือ 1 ปี ที่เรามักจะได้ยินคำว่า “ปิดงบ” นั่นคือ ปิดงบการเงินนั่นเอง ซึ่งนักบัญชีจะนำข้อมูลรายการต่่างๆ ที่เกิดขึ้นในปีนั้น มารวบรวมสรุปให้ออกมาในรูปแบบมาตรฐานที่เรียกว่า งบการเงิน ซึ่งกฎหมายที่เกี่ยวข้องได้กำหนดให้ธุรกิจที่เป็นนิติบุคคล (บริษัทหรือห้างหุ้นส่วน) ต้องนำส่งงบการเงินแก่หน่วยงานราชการต่างๆ และใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลรอบบัญชีละ 1 ครั้ง
อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจบางกลุ่ม อาจจะต้องทำการปิดงบการเงินในระยะเวลา (รอบบัญชี) ที่สั้นกว่า 1 ปี เพิ่มเติมด้วย ไม่ว่าจะเป็นรายเดือน รายไตรมาส โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการข้อมูลการเงินในการตัดสินใจ หรืองบการเงินที่มีผลกระทบต่อนักลงทุนจำนวนมาก เช่น บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ (ปิดเป็นรายไตรมาส) หรือ บางบริษัทที่ต้องการข้อมูลเร่งด่วนภายในเพื่อตัดสินใจ อาจจะมีงบการเงินสรุปรายเดือนเพื่อใช้วิเคราะห์ข้อมูล
ดังนั้น หากธุรกิจเรามีข้อมูลส่วนนี้ (ยิ่งละเอียดและรวดเร็วแค่ไหนยิ่งดี) จะช่วยให้วางแผนจัดการได้ดีขึ้น อย่างน้อย ต่อให้ไม่ได้ทำในรูปแบบงบการเงินที่ละเอียดมาก แต่มีข้อมูลที่ทันต่อเหตุการณ์พอจะวิเคราะห์สถานการณ์ได้ก็อาจจะเพียงพอ
“ข้อมูลทันต่อเหตุการณ์ ที่ธุรกิจต้องการในการตัดสินใจ มีสำคัญ 3 เรื่อง ได้แก่ ‘กำไร’ ‘หนี้สิน’ และ ‘กระแสเงินสด’”
กำไร (งบกำไรขาดทุน)
เนื่องจากกำไรจะเป็นตัวที่สะท้อนให้เห็นว่า ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้ดีหรือไม่ หากธุรกิจยังมีกำไรอยู่ในช่วงวิกฤตที่ผ่านมา ก็มีแนวโน้มว่าจะไปต่อได้ หากปรากฏว่า สถานการณ์ที่ผ่านมาตั้งแต่เจอวิกฤต ได้ขาดทุนต่อเนื่อง ต้องคิดต่อว่าจะทำอย่างไรต่อไปดี
นอกจากข้อมูลกำไรขาดทุน เราสามารถดูให้ละเอียดไปกว่านั้น ตั้งแต่ข้อมูลของรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ประกอบด้วยอะไรบ้าง บางทีอาจหาวิธีเพิ่มรายได้และลดค่าใช้จ่าย ได้จากข้อมูลที่เราเห็น
บางประเด็นที่อยากเสนอไว้ให้พิจารณา ในกรณีที่พบว่า รายได้ไม่ดีตามที่คาดไว้ ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะเริ่มต้นด้วยการลดค่าใช้จ่าย โดยค่าใช้จ่ายที่ลดได้รวดเร็วที่สุด คือ การลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน
“สิ่งที่ต้องถามคือ หากธุรกิจกลับมาได้ (รายได้ดีหรือเพิ่มขึ้น) จะเพิ่มจำนวนพนักงานได้ทันทีหรือไม่ หรือพนักงานบางส่วนที่เราตัดสินใจลดนั้น มีผลกระทบต่อรายได้ในปัจจุบันกับอนาคตหรือไม่อย่างไร ดังนั้น สิ่งที่ต้องใส่ใจให้ดี คือ การลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นต่อธุรกิจจริงๆ ไม่ใช่แค่การลดให้ไว เพื่อให้มีตัวเลขกำไรในทันทีเท่านั้น”
หนี้สิน
สำหรับธุรกิจที่มีหนี้สิน ต้องพิจารณาด่วนว่า อะไรคือหนี้ที่ก่อให้เกิดรายได้กับธุรกิจบ้าง และจัดความสำคัญของการชำระหนี้อย่างเป็นระบบ เพื่อไม่ให้ “เครดิต” ในการทำธุรกิจหายไป เช่นเดียวกับการบริหารจัดการค่าใช้จ่าย ตัวไหนลดได้อาจจะต้องรีบลด
โดยการพิจารณาว่า หนี้ใดก่อให้เกิดรายได้กับธุรกิจ จะต้องมองไปยังอนาคตด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น หนี้สินจากสินทรัพย์ที่เราลงทุนไป (หากตัวไหนมั่นใจว่าไม่ได้ใช้จริงๆ อาจจะต้องตัดใจขายและปิดหนี้ เพื่อรักษาสภาพคล่อง) หรือ หนี้ใดที่ต้องจ่ายเพื่อบริหารจัดการธุรกิจ (เจ้าหนี้การค้า รายจ่ายค้างจ่าย) หากมองแล้วว่าสถานการณ์การเงินไม่สู้ดี จะต้องรีบเจรจากับเจ้าหนี้ เพื่อให้ธุรกิจมีโอกาสดำเนินต่อไปได้
กระแสเงินสด
ไม่ใช่แค่เงินสดที่อยู่ในมือเพียงเท่านั้น แต่เราจะรู้ได้จากการทำประมาณการข้อมูลล่วงหน้าว่า เงินสดในอนาคตที่กำลังจะมาถึงและจ่ายออกไป ต้องมีอะไรบ้าง
เป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญและมองภาพให้ออก ไม่ว่าจะเป็น การประมาณการเงินที่ต้องจ่ายในระยะสั้น กลาง และยาว รวมทั้ง กระแสเงินสดของรายได้ที่เข้ามาในช่วงเวลาเดียวกัน เพราะบางครั้ง ระยะสั้นเหมือนจะอยู่ได้ แต่อาจจะหนักกว่าเดิม หากเป็นแบบนี้ไปในระยะกลางและระยะยาว
การประมาณกระแสเงินสด ต้องเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตและปัจจุบันไปด้วยกัน เพราะสมมติฐานและสถานการณ์ต่างๆ เปลี่ยนแปลงไปได้ตลอด
ดังนั้น คำถามสำคัญ คือ เงินเหลือเพียงพอไหม และจะหาแหล่งเงินทุนเพิ่มได้ไหม (หากไม่พอ) หรือ ถ้ามีเพียงพอแล้ว เราควรนำไปทำอะไรต่อ (ลงทุน ขยายธุรกิจ)
สรุป
จะเห็นว่าทั้ง 3 เรื่อง เป็นข้อมูลที่ธุรกิจต้องทำความเข้าใจ และนำมาช่วยในการตัดสินใจอย่างมีระบบให้มากที่สุด ซึ่งทั้งหมดสัมพันธ์อย่างแยกกันไม่ออก
ตัวอย่างเช่น หากสามารถลดค่าใช้จ่าย หรือหนี้สินที่ต้องจ่ายในตอนนี้และอนาคตได้ ย่อมหมายถึง กำไรจะเพิ่มขึ้น และเงินสดในอนาคตจะเพิ่มขึ้นเช่นกัน แต่ถ้าสิ่งที่เราลด เป็นค่าใช้จ่ายหรือหนี้สินที่จำเป็นต่อรายได้ของธุรกิจ ก็มีสิทธิ์ที่เงินสดในมือของเราในอนาคตจะลดลงตามไปด้วย (จากรายได้ที่ลดลง) ซึ่งสุดท้ายแล้ว กำไรของธุรกิจจะลดลงตามไปเช่นกัน
หรือหากเป็นธุรกิจที่มีวงจรจ่ายเงินเร็ว แต่เก็บเงินได้ช้า อาจจะต้องเจรจากับทั้งเจ้าหนี้ (ขอยืดอายุ) และลูกหนี้ (ขอเก็บหนี้ให้เร็วขึ้น) เพื่อบริหารกระแสเงินสดในมือให้เพียงพอกับค่าใช้จ่ายและหนี้สินที่ต้องจ่ายในตอนนี้ ไม่อย่างนั้นอาจจะอยู่ไม่ได้เช่นกัน และเมื่อธุรกิจหมุนเวียนเงินไม่ได้ ย่อมหมายถึง จะไม่มีกำไรในท้ายที่สุด
สิ่งสำคัญที่ต้องการย้ำอีกครั้ง คือ การมองภาพของธุรกิจให้ออก และสอดคล้องกับการบริหารจัดการเงิน รวมถึงการดำเนินธุรกิจ ซึ่งสิ่งที่จะช่วยตอบโจทย์ได้ทั้งหมด คือ การมีข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อใช้ในการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็น กำไร หนี้สิน และเงินสด ร่วมกับการทำความเข้าใจในการบริหารจัดการเงินของธุรกิจที่ในช่วงวิกฤตแบบนี้
“เป็นสิ่งที่เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารต้องรู้และทำความเข้าใจ เมื่อบริหารกำไร หนี้สิน เงินสด ได้ดี ย่อมหมายถึง ธุรกิจจะสามารถอยู่รอดได้ ไม่ว่าจะเผชิญอีกกี่วิกฤตก็ตาม”