ถึงแม้ว่า ‘อีเมล’ จะเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีมานานหลายสิบปีแล้ว แต่สำหรับวัยทำงานหรือชาวออฟฟิศทุกคน อีเมลคงเป็นช่องทางหลักในการสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องงานโดยเฉพาะ และต่อให้ในปัจจุบัน จะมีช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้งานได้อย่างสะดวกขึ้นมามากมาย แต่ด้วยฟังก์ชันของอีเมลที่เหนือกว่าในด้านของการทำงาน ทำให้ช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ยังไม่สามารถเข้ามาทดแทนอีเมลได้อยู่ดี
ในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของโควิด-19 ไลฟ์สไตล์การทำงานของทุกคนเปลี่ยนไป จากที่เคยทำงานกันในออฟฟิศ ต้องมาทำงานที่บ้านแทน และทุกอย่างถูกทำให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์หมด สิ่งนี้ ยิ่งตอกย้ำถึงความสำคัญของอีเมลมากขึ้นกว่าเดิม
จากสถิติของ NexaLearning สถาบันสอนและพัฒนาทักษะการทำงานในสหรัฐฯ ระบุว่า ในปี 2021 ประชากรโลกมีการรับ-ส่งอีเมล โดยเฉลี่ยถึง 2.8 หมื่นล้านฉบับต่อวัน ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีการคาดการณ์ว่า ในปี 2023 จะมีการรับ-ส่งอีเมลเพิ่มขึ้นถึง 3.5 หมื่นล้านฉบับต่อวัน นี่แสดงให้เห็นว่า ในอนาคต อีเมลก็ยังคงเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของการทำงานอยู่ดี และจะกลายเป็นสิ่งที่คนทำงานทุกคนต้องเรียนรู้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
นอกจากที่การเขียนอีเมลจะเป็นช่องทางการสื่อสารหลักเกี่ยวกับเรื่องงานแล้ว มันยังถูกใช้เป็นตัวชี้วัด ‘ความใส่ใจ’ และ ‘ความเป็นมืออาชีพ’ ของผู้เขียนอีกด้วย ถึงแม้ว่า การเขียนอีเมลจะดูเป็นสิ่งที่ทำได้ง่าย ใครๆ ก็ทำได้ เพียงแค่เปิดโปรแกรมขึ้นมา และพิมพ์ไปเรื่อยๆ จนจบ แต่จริงๆ แล้ว การเขียนอีเมลที่ดีนั้น มีรายละเอียดที่ต้องคำนึงถึงอยู่มาก โดยเฉพาะ ‘การลงท้ายอีเมล’
การลงท้ายอีเมล เป็นเหมือนมารยาทในการเขียนอีเมลที่ไม่ต่างอะไรกับการไปลามาไหว้เวลาเจอหน้ากัน ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมาก แต่ก็เป็นสิ่งที่หลายคนมองข้ามไปเช่นกัน ด้วยความที่การเขียนอีเมลในภาษาไทย คำลงท้ายที่ใช้กันทั่วไป คงหนีไม่พ้น ‘ขอบคุณค่ะ/ครับ’ หรือ ‘ขอแสดงความนับถือ’ เพราะแค่สองคำนี้ ก็ครอบคลุมทุกสถานการณ์แล้ว
เช่นเดียวกับการเขียนอีเมลในภาษาอังกฤษที่มีการใช้คำลงท้ายอย่าง ’Thank you’ หรือ ‘Best regards’ ในสถานการณ์ทั่วไปอยู่แล้ว แต่ในบางสถานการณ์ที่ผู้เขียนต้องการแฝงวัตถุประสงค์ เพื่อการทวงถามหรือตามงานแบบสุภาพลงไปในคำลงท้าย กลับไม่รู้ว่า ควรจะใช้ประโยคอย่างไร? หรือหากเป็นประโยคที่เขียนขึ้นมาเอง ก็ไม่แน่ใจว่า ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์หรือเปล่า?
หากคุณกำลังประสบปัญหาเช่นนี้ ไม่ต้องกังวลไป เพราะเราได้รวบรวม 5 คำลงท้ายอีเมลภาษาอังกฤษที่จะช่วยแฝงวัตถุประสงค์การทำงานได้อย่างแนบเนียน โดยที่ไม่กระทบต่อความสัมพันธ์เลยแม้แต่น้อย
1. Thank you for your attention. I’m looking forward to your reply.
ความหมายของประโยคนี้ คือ “ขอบคุณสำหรับการพิจารณา ฉันกำลังรอการตอบกลับจากคุณ”
ส่วนใหญ่คนที่ใช้ประโยคนี้ จะอยู่ในกลุ่มของผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมที่ต้องการมอบหมายงานให้กับลูกทีม มากกว่าที่พนักงานทั่วไปจะใช้ด้วยกันเอง เพราะเป็นประโยคที่ดูตรงไปตรงมา แต่ก็ยังมีความสุภาพอยู่ แถมแฝงด้วยความกดดันเล็กๆ ที่ไม่ได้บีบบังคับจนเกินไป และหากพนักงานทั่วไปใช้ประโยคนี้ ในการลงท้ายอีเมลเพื่อติดต่อกันเอง อาจจะดูเป็นการวางอำนาจใส่กัน จนทำให้ความสัมพันธ์ในการทำงานไม่ราบรื่นเท่าที่ควร
2. Thank you for considering my request.
ความหมายของประโยคนี้ คือ “ขอบคุณสำหรับการพิจารณาคำร้องของฉัน”
ใช้ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกับข้อที่หนึ่ง คือใช้เพื่อมอบหมายงาน หรือขอความช่วยเหลือระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยกันได้ เพราะประโยคนี้ จะลดความตรงไปตรงมา แต่ยังคงความสุภาพไว้ และไม่ได้กดดันผู้รับจนเกินไป เป็นเหมือนตัวกระตุ้นให้ผู้รับตัดสินใจทำงานด้วยตัวเองมากกว่าที่จะเป็นการบีบบังคับ
3. Thanks again
ความหมายของประโยคนี้ คือ “ขอบคุณอีกครั้ง”
ใช้ลงท้ายการเขียนอีเมลในสถานการณ์ทั่วไปได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องแฝงวัตถุประสงค์การทำงานลงไป แต่การใช้ประโยคนี้ จะให้ความหมายที่ลึกซึ้งกว่าการใช้คำว่า ‘Thank you’ ปกติ เพราะแสดงถึงความสัมพันธ์ของผู้เขียนและผู้รับอีเมลที่ทำงานร่วมกันมานาน
4. I appreciate your help with…
ความหมายของประโยคนี้ คือ “ฉันขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณที่…”
ใช้ในการขอบคุณ เมื่อได้รับความช่วยเหลือจากผู้อื่น จนงานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี ซึ่งเป็นการขอบคุณด้วยความหมายที่ลึกซึ้ง เพราะผู้รับอีเมลจะรู้สึกว่า คุณจดจำรายละเอียดการช่วยเหลือของเขาได้ ทำให้เกิดความประทับใจในตัวคุณมากกว่าเดิม อีกทั้งยังใช้เกริ่นนำในกรณีที่คุณต้องการช่วยเหลือเขา เพื่อตอบแทนน้ำใจจากการช่วยเหลือในครั้งก่อนก็ได้เช่นกัน
5. เทคนิค Call To Action (CTA)
หลายคนอาจจะเคยได้ยินว่า ‘Call To Action’ (CTA) คือเทคนิคสำหรับการทำคอนเทนต์ เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม (Engagement) โดยใช้คำสั้นๆ ที่ตรงไปตรงมา เป็นตัวกระตุ้นการตัดสินใจให้คนกดเข้ามาดู
และสำหรับการลงท้ายอีเมล ก็สามารถเลือกคำที่สะดุดตามาสร้างเป็นประโยคตามเทคนิค CTA ได้เช่นกัน เหมาะอย่างยิ่งกับกรณีที่ต้องการแฝงวัตถุประสงค์การทำงานบางอย่างที่ผู้รับไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ กล่าวคือเห็นอีเมลแล้ว ต้องทำหรือตอบกลับมาทันที เช่น I clearly wasn’t planning ahead. Do you think you’d have time to prepare meeting papers? (ฉันไม่ได้วางแผนล่วงหน้าอย่างชัดเจน คุณพอมีเวลาจัดเตรียมเอกสารการประชุมไหม?) เป็นต้น
จริงๆ แล้ว ไม่มีกฎตายตัวเกี่ยวกับการใช้คำลงท้ายอีเมล เพียงแต่ต้องเลือกให้เหมาะสมกับบริบท เนื้อความ และวัตถุประสงค์ของผู้เขียนมากกว่า โดยเราหวังว่า คำหรือเทคนิคการลงท้ายอีเมลที่นำมาฝากกันในวันนี้ จะเป็นประโยชน์กับคนที่ต้องส่งอีเมลเพื่อติดต่อประสานงานอยู่บ่อยๆ และหากคุณนำคำหรือเทคนิคเหล่านี้ ไปปรับใช้อย่างต่อเนื่อง รับรองว่า หนทางสู่ความเป็นพนักงานมืออาชีพหรือผู้นำที่ไว้ใจได้ จะอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อมอย่างแน่นอน
Sources: https://bit.ly/3H3Kduk
https://bit.ly/3ti1n1s
https://bit.ly/3zhO3hu