‘Ho Ren So’ ปวยเล้งช่วยพัฒนาการสื่อสาร สร้างทีมให้เป็นหนึ่งเดียว

คอลัมน์: Sushi Business บทความธุรกิจพอดีคำ
เขียน: ณัฐพงศ์ ไชยวานิชย์ผล

Ho Ren So ปวยเล้งช่วยพัฒนาการสื่อสาร

จั่วหัวบทความขึ้นมาแบบนี้ อย่าเพิ่งคิดว่าผมจะบอกให้ไปซื้อผักปวยเล้งมากิน แล้วจะสามารถสื่อสารธุรกิจได้ดีกว่าเดิม แต่จริงๆ แล้ว ประเด็นสำคัญของบทความนี้อยู่ที่ Ho-Ren-Sou โฮ เรน โซ ที่พ้องเสียงกับคำว่าผักปวยเล้งในภาษาญี่ปุ่น และเป็นคำที่ถูกประดิษฐ์ขึ้นมา แล้วกลายมาเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของการทำงานของเหล่านักรบในชุดสูทชาวญี่ปุ่นกันมาเป็นเวลาหลายสิบปี

คำว่า โฮเรนโซ ถูกเสนอขึ้นมาโดยคุณ Yamazaki Tomiji อดีตนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ เคยดำรงตำแหน่งประธานบริษัทซึ่งจะกลายมาเป็น SMBC Nikko Securities ในภายหลัง โดยเขาได้เสนอไว้ในหนังสือชื่อ “โฮเรนโซ จะทำให้บริษัทแข็งแกร่ง” ที่ออกวางขายในปี 1986 และกลายมาเป็นหนังสือยอดฮิต ทำให้โฮเรนโซกลายเป็นคำสำคัญในแวดวงธุรกิจ

 แล้ว โฮเรนโซ คืออะไร?

โฮเรนโซ คือการเล่นคำ สร้างคำพ้องเสียงกับคำว่าผักปวยเล้ง ด้วยคำสามคำคือ โฮโคคุ เรนระคุ โซดัน

โฮโคคุ คือ การรายงาน ซึ่งในแวดวงธุรกิจญี่ปุ่น หมายถึงการรายงานความคืบหน้าต่างๆ ให้กับหัวหน้างานได้รับทราบ ตามสไตล์ญี่ปุ่นคือ พนักงานระดับปฏิบัติมักจะไม่มีอำนาจในการตัดสินใจ เลยต้องรายงานให้หัวหน้าทราบ เพื่อนำไปดำเนินการขั้นต่อไปได้ โดยมีข้อมูลต่างๆ ปัญหา และประเด็นต้องคิด เพื่อการตัดสินใจได้อย่างครบถ้วน

เรนระคุ คือ ติดต่อแจ้งให้ทราบ คือการแจ้งข้อมูลให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อจะได้มีข้อมูลชุดเดียวกัน ใครมีอะไรก็นำมาเสริมกันได้ เพิ่มความเข้าใจในทีมเดียวกัน

โซดัน คือ ปรึกษา หมายถึง การให้พนักงานปรึกษาหัวหน้า เกี่ยวกับงานที่กำลังทำอยู่ หรือประเด็นต่างๆ เพื่อที่พนักงานจะได้มีความมั่นใจ และเผื่อมีประสบการณ์จากหัวหน้าที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ ไม่ใช่ตัดสินใจโดยพลการ

ในแง่ของการทำงานแล้ว การใช้ โฮเรนโซ ก็ช่วยป้องกันปัญหาต่างๆ เล็กๆ น้อยๆ ที่อาจจะเกิดจากการสื่อสารที่ผิดพลาด หรือมีข้อมูลที่ผิดเพี้ยนไป ช่วยให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำกัน ส่วนหัวหน้างานก็รู้สึกสบายใจเพราะรู้ความคืบหน้าของงาน และยังมีส่วนร่วมด้วยการให้คำปรึกษา ใช้ประสบการณ์ของตนเองให้เป็นประโยชน์ ช่วยให้ทีมเป็นหนึ่งเดียวกันได้

แต่ ก็ใช่ว่าเอาโฮเรนโซมาใช้แล้วมันจะกลายเป็นเรื่องดีไปโดยทันทีเสมอนะครับ เหมือนกับทุกสิ่งที่มีสองด้าน หากนำโฮเรนโซมาใช้ แต่ไม่ได้เข้าใจมันอย่างลึกซึ้ง ทำแบบส่งๆ ไป ก็จะกลายเป็นปัญหาได้ สำหรับพนักงานแล้ว ถ้าหากใช้โฮเรนโซได้ถูกต้อง ก็มีโอกาสที่จะเป็นที่ชื่นชอบของหัวหน้ามากกว่า แต่ถ้าใช้ไม่ถูกทาง แทนที่จะได้รับคำชม กลับกลายเป็นว่า ทำให้หัวหน้าต้องปวดหัวกว่าเดิม เพราะสำหรับหัวหน้างานแล้ว หนึ่งในภารกิจสำคัญคือการพัฒนาลูกน้องของตัวเอง ลูกน้องที่ไม่สามารถใช้โฮเรนโซให้ได้ประโยชน์ ก็กลายเป็นภาระหนักของหัวหน้าไปแทน แทนที่จะทำงานได้อย่างราบรื่น ก็ได้ข้อมูลเมื่อสาย หรือไม่ก็ต้องมาคอยห่วงว่า ลูกน้องทำอะไรไปถึงไหนแล้ว จะมารายงานอีกทีก็ตอนมีปัญหาเกิดขึ้นเรียบร้อย

ดังนั้น ในฐานะคนทำงานแล้ว การรายงานความคืบหน้าระหว่างทางให้หัวหน้างานทราบก็เป็นเรื่องพึงกระทำ เพราะจะได้เป็นประโยชน์ทั้งสองฝ่ายนั่นเอง ฝ่ายระดับปฏิบัติก็มั่นใจได้ว่า ที่ทำไม่ได้ไปผิดทาง หรือมีปัญหาอะไร ก็ได้ทางแก้ หรือถ้าหากหัวหน้าทราบอะไรที่ช่วยให้งานราบรื่นขึ้นได้ ก็สามารถให้คำแนะนำได้ เช่น ถ้าต้องการชิ้นส่วนนี้ ก็ลองติดต่อคุณ XXX ดูสิ เคยทำงานคล้ายๆ กันนี้ร่วมกัน หรือ ข้อมูลส่วนนี้ สามารถขอจากแผนกนี้ได้นะ ในส่วนของหัวหน้าเองก็สบายใจว่า ลูกน้องทำถูกทาง มีอะไรที่แก้ก็สามารถแก้ได้ก่อนจะเลยเถิดไปกว่านั้น

วิธีการโฮเรนโซ โดยเฉพาะการรายงานให้หัวหน้าทราบ จึงควรมีการรายงานระหว่างการปฏิบัติเป็นอย่างน้อยที่สุด เช่น ได้รับมอบหมายงานที่มีระยะเวลาทำงานหนึ่งเดือน อย่างน้อยก็ควรรายงานหัวหน้างานเมื่อผ่านไปสองสัปดาห์ หรือถ้าเป็นโครงการระยะยาว ก็ควรรายงานอย่างสม่ำเสมอ เช่น รายงานทุกต้นเดือน หรือ สามวันก่อนที่หัวหน้าต้องประชุมเรื่องความคืบหน้าของโครงการกับแผนกอื่น เพื่อให้หัวหน้าทราบข้อมูลที่อัพเดตที่สุดและมีเวลาเตรียมการเพียงพอเผื่อมีจุดที่เป็นปัญหา

นอกจากนี้ วิธีการรายงานที่ดีคือ แทนที่จะค่อยๆ ไล่เรียงรายละเอียดไปจนถึงบทสรุป ให้รายงานบทสรุปให้ทราบก่อน ไม่ต้องอ้อมไปอ้อมมา หัวหน้าจะได้ทราบข้อมูลสำคัญโดยเร็ว แล้วค่อยอธิบายรายละเอียดแบบใหญ่ไปหาเล็ก ส่วนไหนไม่จำเป็นจะได้ข้ามไปได้ ไม่ต้องเสียเวลา และแทนที่จะรายงานโดยมีปัญหาอะไรก็คอยแต่จะถามหัวหน้าว่า “ทำอย่างไรดี” ก็ควรที่จะคิดแนวทางแก้ปัญหา หรือแนวทางพัฒนา อย่างน้อยสามวิธี แล้วรายงานหัวหน้าไป

 ดังนั้น ขั้นตอนในการรายงานที่ดีคือ

1. แจ้งให้ทราบก่อนว่า ต้องการรายงานเรื่องอะไร หรือ มีปัญหาอะไรที่ต้องการปรึกษา (เช่น บริษัทคู่ค้า เคลมปัญหาสินค้าล๊อตที่แล้ว)
2. เสนอแนวทางแก้ปัญหากับหัวหน้าว่า คิดมาอย่างไรบ้าง (วิธีการที่น่าจะเหมาะสมคือ A B C)
3. อธิบายให้หัวหน้าทราบว่า ต้องการใช้แนวทางแก้ปัญหาไหน (ทางเลือกที่คิดว่าเหมาะสมที่สุดคือ XXX)
4. อธิบายว่า ทำไมถึงเลือกทางเลือกนั้น

ส่วนหลังจากนั้น หัวหน้างานจะตัดสินใจอย่างไร ให้คำแนะนำอย่างไร ก็ขึ้นกับประสบการณ์ของหัวหน้างานนั่นล่ะครับ และสิ่งหนึ่งที่ควรระวังคือ พยายามทำให้การรายงานกระชับ สั้น ไม่รบกวนเวลาหัวหน้างานมากเกินไปถ้าไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตายอะไรนัก ไม่อย่างนั้นก็จะกลายเป็นการรบกวนไปแทน ถือเป็นการฝึกทักษะในการพูดของตัวเองไปด้วย บางครั้งก็หัดใช้คำว่า “ขอเวลาแค่สามนาที” กับหัวหน้า เพราะบางครั้งหัวหน้าก็ไม่รู้ว่าเรื่องที่เราอยากคุยนานแค่ไหน บางครั้งเราอาจจะต้องเสียเวลาและเสียโอกาสรอให้หัวหน้าว่าง กับเรื่องที่ใช้เวลารายงานและรอคำตอบเพียงแค่ไม่กี่นาที และที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ เมื่อเสร็จงานหรือแก้ปัญหาได้แล้ว ก็ควรแจ้งให้หัวหน้างานทราบพร้อมทั้งขอบคุณ ถ้าหัวหน้าไม่มีเวลา อย่างน้อยก็ควรเมลสรุปและลงท้ายด้วยการขอบคุณในเมล

นี่ก็คือข้อดีกับแนวทางปฏิบัติของการโฮเรนโซที่เหมาะที่ควรนะครับ แน่นอนว่าทุกอย่างก็มีข้อดีข้อเสีย บางครั้งถ้าใช้ไม่เหมาะ โฮเรนโซก็สามารถที่จะกลายเป็นขั้นตอนที่ถ่วงเวลาการทำงานของทุกคนไป และในบางกรณีก็กลายเป็นว่าทำให้พนักงานฝ่ายปฏิบัติรอแต่คำแนะนำจากหัวหน้า หัวหน้าแบกทุกอย่างไว้คนเดียว (หลายคนก็ชอบเพราะรู้สึกว่าตัวเองสำคัญดี) สุดท้าย ลูกน้องก็ไม่พัฒนา หัวหน้าก็สลบไปก่อน ของแบบนี้ ถ้าจะเอามาปรับใช้ ก็ควรปรับใช้ให้ถูกนั่นล่ะครับ