‘นามบัตร’ กับการเดินทางในแดนแห่งอาทิตย์อุทัย (เพราะคนญี่ปุ่นถูกใจสิ่งนี้!)

คอลัมน์: Sushi Business บทความธุรกิจพอดี
เขียน: ณัฐพงศ์ ไชยวานิชย์ผล

ตลอดเวลาที่ทำงานกับคนญี่ปุ่นมาเป็นเวลาเกิน 10 ปี สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการทำงานกับคนชนชาตินี้คือ ‘นามบัตร’

กระดาษแผ่นเล็กๆ ที่สำหรับนักธุรกิจหรือพนักงานบริษัทญี่ปุ่นแล้ว ก็คือสิ่งที่เรียกได้ว่าเป็นตัวแทนตัวตนของเขาเลยทีเดียว เพราะเวลาทำงานกับคนญี่ปุ่นแล้ว เมื่อได้พบหน้ากันครั้งแรก ก็มักจะมีธรรมเนียมการแลกนามบัตรกันก่อน และก็มักจะถือว่าได้เริ่มรู้จักกัน หรือได้ร่วมงานกันจากตรงนั้น และหลายๆ ครั้ง นามบัตรก็ได้สร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับเจ้าของนามบัตรได้มากกว่าที่คิด

แม้จุดกำเนิดของนามบัตรจะเกิดขึ้นในยุโรป แต่เมื่อญี่ปุ่นนำเข้ามาใช้ในวงการธุรกิจของตัวเอง ด้วยความนิยมการสร้างมาตรฐานของตัวเองแบบญี่ปุ่น ทำให้กลายเป็นว่ามีธรรมเนียมปฏิบัติเกี่ยวกับนามบัตรที่เป็นเอกลักษณ์ของชาวญี่ปุ่นเองมากมาย บางอย่างก็ดูออกจะเยอะไปหน่อย แต่บางข้อเรานำมาปรับใช้ก็ดูจะเป็นเรื่องที่ดีอยู่เหมือนกัน

สำหรับชาวญี่ปุ่นแล้ว ตามที่ได้บอกไปว่า นามบัตร ก็คือตัวแทนของตัวตนของคนๆ นั้นในด้านของการทำงาน และก็เช่นเดียวกันว่า มันก็คือตัวแทนของบุคคลที่เราได้ติดต่อประสานงานด้วยเช่นกัน ดังนั้น เพื่อเป็นการให้เกียรติทั้งต่อตนเอง และต่อคู่สนทนา ชาวญี่ปุ่นก็จะปฏิบัติต่อนามบัตรอย่างบรรจง

สิ่งสำคัญสิ่งแรกคือ การหาซองใส่นามบัตรต่างหากโดยเฉพาะ เพื่อเป็นการรักษาสภาพนามบัตรของตัวเองให้ดีอยู่เสมอ และเพื่อความสะดวกเวลาแลกนามบัตรกัน และเพื่อการจัดเรียงนามบัตรของตนเองและของคู่สนทนาเป็นสัดเป็นส่วน และการเลือกใช้ซองนามบัตรที่มีเอกลักษณ์ ก็สามารถเป็นตัวเปิดบทสนทนา ละลายน้ำแข็งที่ดีได้เหมือนกัน ผมเคยเลือกใช้ซองนามบัตรที่จำลองจอยคอนโทรลเลอร์ของเครื่องแฟมิคอม เวลาที่คุยกับคู่สนทนาที่มีอายุรุ่นราวคราวเดียวกัน และมันก็ได้ผลประจำเวลาวางไว้บนโต๊ะสนทนา เกือบทุกคนมักจะทักเรื่องนี้ทำให้สามารถเปิดบทสนทนาสบายๆ ก่อนเข้าเรื่องธุรกิจกันได้

แน่นอนว่า คนญี่ปุ่นเขาก็มักจะมองซองนามบัตรว่าเราดูแลดีแค่ไหน เพราะมันก็สะท้อนถึงพฤติกรรมของเจ้าของนามบัตรได้ รวมถึงว่าให้ความสำคัญต่อคู่สนทนาแค่ไหน ดังนั้น การซุกนามบัตรไว้ในกระเป๋าสตางค์ก็ไม่ใช่เรื่องที่เขาทำกัน เพราะควักนามบัตรออกมาก็งอตามทรงกระเป๋า แถมรับนามบัตรคนอื่นมาก็เอาไปยัดไว้กับเงินในกระเป๋าสตางค์ (คงไม่ต้องอธิบายว่าทำไมเขาถึงไม่พับนามบัตรคนอื่นหรือทำเปื้อนอะไร)

เวลาแลกนามบัตรก็มีธรรมเนียมต่างๆ อีกมากมาย ทั้งการลุกขึ้นก่อนจะแลกนามบัตร ลำดับการแลกเรียงตามลำดับตำแหน่งของแต่ละฝ่าย และฝ่ายที่เป็นรอง (ฝ่ายที่ต้องการงาน) ก็จะเป็นฝ่ายเริ่มเสนอนามบัตรพร้อมทั้งแนะนำตัวกับคู่สนทนา และแลกนามบัตรกับคู่สนทนาครบทุกคนแล้ว คนที่ตำแหน่งรองของฝ่ายที่เป็นรองค่อยแลกนามบัตรต่อ เป็นอย่างนี้ต่อไป และเวลารับนามบัตรมาก็จะมีจังหวะการเว้นช่วงเวลาเพื่อดูและกล่าวอะไรเล็กน้อยเกี่ยวกับนามบัตร ตำแหน่ง หรือชื่อของฝ่ายตรงข้ามสักหน่อย (บางคนก็อาศัยจังหวะนี้ในการทวนชื่อหรือวิธีการสะกดชื่อของคู่สนทนา) เวลาคุยก็มักจะเรียงนามบัตรตามตำแหน่งที่นั่งของคู่สนทนา เพื่อจะได้สะดวกเวลาต้องการเช็คชื่อหรือตำแหน่งของคู่สนทนาอีกครั้ง และมักจะเอาซองนามบัตรของตัวเองรองนามบัตรของคนที่ตำแหน่งใหญ่สุดของฝ่ายตรงข้ามไว้ แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะวางไว้ตลอดการสนทนา เพราะอาจจะทำให้คู่สนทนารู้สึกว่า นี่จำชื่อไม่ได้ซะทีเหรอ คุยๆ ไปพอมีจังหวะดีๆ ก็เก็บเข้าซองนามบัตรเพื่อความเรียบร้อยครับ

สำหรับคนญี่ปุ่นแล้ว การพบเจอกันเพื่อแลกนามบัตรก็ถือเป็นธรรมเนียมการทำธุรกิจที่สำคัญ

เขาไม่ค่อยที่จะติดต่อกันผ่านออนไลน์อย่างเดียวเท่าไหร่ ต่อให้รู้จักการผ่านออนไลน์ก็มักจะนัดมาเจอตัวกันเพื่อแลกนามบัตร เพราะถือว่าเป็นการเริ่มต้นทำธุรกิจกันจริงๆ จังๆ ต่อให้ข้ามน้ำข้ามทะเลมาเพื่อเจอกันก็ถือเป็นเรื่องปกติ เพราะเขาเชื่อว่าการได้เจอหน้าแลกนามบัตรกันเป็นการเพิ่มความไว้วางใจกันในการทำงานต่อกันได้ ดังนั้น นามบัตรที่แลกกันแล้ว เขาก็ไม่เอาไปทิ้งให้เสียเปล่า แต่จะทำการเก็บอย่างดี แต่ละคนก็จะมีแนวทางเก็บของตัวเอง ตั้งแต่ใส่แฟ้ม ใส่กล่องจัดระเบียบ เวลามีอะไรก็ดึงมาดูได้เสมอ อันนี้ก็แล้วแต่ใครสะดวก บางคนก็ทำตาราง Excel ไว้ รับนามบัตรใครมาก็มาคีย์ข้อมูลเก็บไว้ แล้วเอานามบัตรไปเก็บไว้เป็นหลักฐานว่าได้เจอกันแล้ว และความจริงจังของการใช้นามบัตรของชาวญี่ปุ่นก็ถึงกับทำให้มีสินค้าเฉพาะทาง เช่นเครื่องสแกนเนอร์ขนาดเล็กพร้อมซอฟต์แวร์เพื่อการสแกนนามบัตรโดยเฉพาะ ซึ่งพอสแกนก็จะเก็บข้อมูลชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่ง เบอร์โทรโดยอัตโนมัติ (ถ้าไม่ได้ออกแบบนามบัตรให้พิสดารเกินไป) และหนังสือหรือนิตยสารเคล็ดลับกรทำธุรกิจ ก็มักจะมีบทความเกี่ยวกับการจัดเก็บนามบัตรทั้งหลายอีกด้วย

นอกจากสินค้าเหล่านี้ ยังมีบริการใหม่ๆ เช่น บริการของ SanSan ที่ช่วยจัดการนามบัตรที่คนในบริษัทเดียวกันรับมา ทำให้คนในบริษัทได้รู้ว่า ใครในแผนกไหน ได้แลกนามบัตรกับใครมาแล้วบ้าง เพื่อจะได้ช่วยโอกาสในการขยายขอบเขตงานของบริษัทตัวเอง ไม่ต้องติดต่อกันซ้ำไปมา ช่วยให้งานง่ายขึ้นได้ ในแง่นส่วนบุคคล ก็มีแอพ Eight ที่เข้ามาช่วยจัดการเรื่องนามบัตรส่วนตัวให้ โดยทำหน้าที่เป็นโซเชียลเน็ตเวิร์กของนามบัตร เราสามารถสร้างโปรไฟล์ และอัพนามบัตรของเราเองเป็นตัวแทนเรา และเวลาแลกนามบัตรกับใครก็สามารถเอามาสแกนลงแอพนี้ ถ้าฝ่ายนั้นใช้แอพนี้เหมือนกัน แอพก็จะทำการเชื่อมกันให้ และถ้าเราหรือฝ่ายตรงข้ามเปลี่ยนงาน มีนามบัตรใหม่ ก็จะอัพเดตให้ เรียกได้ว่า สามารถเชื่อมต่อกันเรื่องงานได้ต่อแม้จะเปลี่ยนงาน โดยไม่ต้องแชร์เรื่องส่วนตัว เหมาะสำหรับคนที่รักความเป็นส่วนตัวไม่อยากให้แอคเคานต์เฟซบุ๊คกับคนอื่น (ตามนิสัยคนญี่ปุ่น) แถมถ้าหากเรามีนามบัตรเยอะๆ สแกนเองไม่ไหว ก็สามารถส่งเป็นปึกไปให้บริษัทเขาสแกนให้ได้ เรียกได้ว่าออกแบบมาเพื่อความสะดวกสบายของสังคมที่ใช้นามบัตรเป็นหลัก

และจากประสบการณ์การทำงานกับคนญี่ปุ่น ทำให้ผมเองก็ติดนิสัยเรื่องนามบัตรมาอย่างมาก และนามบัตรก็ช่วยสร้างโอกาสใหม่ๆ ให้ได้เสมอ แม้จะไม่ได้ติดต่องานกับคนญี่ปุ่น แต่ผมก็ยังติดนิสัยแลกนามบัตรเสมอ ต่อให้ฝ่ายตรงข้ามไม่มีนามบัตร ผมก็ฝากนามบัตรให้กับเขาไว้ก่อน ซึ่งก็สามารถทำให้ได้งานใหม่ๆ เพิ่มเสมอ (ผมมีนามบัตร 4 ใบ แยกตามงานที่ทำ รวมถึงนามบัตรส่วนตัวที่มี QR Code สำหรับ Line ไว้ เพราะไม่ได้ลงทะเบียนเบอร์มือถือไว้ ใครจะติดต่อทาง Line ถ้าไม่ได้มาจากเพื่อนใน Line แนะนำ ก็ต้องสแกนผ่านนามบัตรเท่านั้น หมายความว่าต้องเคยเจอกันก่อนครับ) เพราะหลายครั้ง การเจอกันแล้วไม่ได้แลกเบอร์ติดต่อ หรือแค่ขอ Line กัน ก็อาจจะทำให้เชื่อมต่อกันยาก เพราะลืมได้ง่าย บางทีคู่สนทนาเราต้องการติดต่อเรา ก็ลืมไปแล้วว่าใช้บัญชีอะไร พอมีหลักฐานอนาลอกจับต้องได้ ทำให้เขาระลึกถึงเรา ก็ช่วยให้อะไรมันง่ายขึ้น และหลายครั้งที่ผมได้รับการติดต่อกลับหลังจากเวลาผ่านไปนาน เพราะว่าเขาจำเราได้ และมีนามบัตรเรา จะติดต่องานก็ติดต่อกลับมาได้ทันที

คนที่ทำงานบริษัทอยู่แล้ว ก็คงจะมีนามบัตรของตัวเองอยู่ ก็ลองทบทวนดูว่า เราให้ความสำคัญกับนามบัตรของตัวเองแค่ไหน และดูแลนามบัตรของคู่ค้าเราดีแค่ไหน ส่วนคนที่เป็นฟรีแลนซ์ ก็ควรมีนามบัตรที่อย่างน้อยมีเบอร์โทรติดต่อหรืออีเมลของตัวเองไว้ด้วย เพราะนามบัตรใบละไม่กี่สตางค์นี้ อาจจะเชื่อมต่อสร้างงานและโอกาสให้เราในอนาคตได้ไม่น้อยเลยล่ะครับ