จัดการเวลา ก่อนที่เวลาจะจัดการเรา 3 วิธีบริหารเวลาของ ‘Peter Drucker’ กูรูนักบริหารที่เป็นตำนานของโลก

แม้ความเท่าเทียมเดียวบนโลกใบนี้ คือการให้เวลา 24 ชั่วโมงกับมนุษย์ทุกคน แต่ทำไมมีคนเพียงบางส่วนที่สามารถจัดสรรเวลาได้ดี?

โดยพื้นฐานแล้ว การบริหารจัดการเวลาไม่ต่างอะไรจากการวางแผนและปฏิบัติตามแผนให้สำเร็จ แต่บางครั้งก็มีอุปสรรคมากมายที่ฉุดรั้งแผนของเรา เช่น การมอบหมายงานที่แทรกกิจวัตรประจำวัน สภาพการจราจรที่ทำให้ไปทำงานไม่ทัน การโดนตำหนิจากหัวหน้า เป็นต้น

เมื่ออุปสรรคจากปัจจัยต่างๆ เข้ามาแทรกแซง การทำตามแผนที่วางไว้ให้สำเร็จจึงเป็นเรื่องยาก และกลายเป็นความกดดันที่ขัดขวางชีวิตการทำงาน จนส่งผลเสียต่อพฤติกรรมและสุขภาพจิตของตัวเอง

อย่างไรก็ตาม การจัดการเวลาเป็นกุญแจสำคัญที่จะบ่งบอกถึงความสำเร็จได้ โดย ‘ปีเตอร์ ดรักเกอร์’ (Peter Drucker) ผู้เขียนหนังสือ ‘The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done’ กล่าวว่า “การบริหารจัดการเวลาเป็นพื้นฐานของการสร้างความสำเร็จตามเป้าหมายที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดี และการค้นพบสิ่งสำคัญในชีวิต”

นอกจากนี้ ดรักเกอร์ยังกล่าวเพิ่มเติมอีกว่า “เวลาเป็นทรัพยากรที่หายากที่สุด ถ้าคุณไม่จัดการให้ดี คุณก็ไม่มีอะไรจัดการได้อีกแล้วในชีวิต อีกทั้ง ‘การวิเคราะห์เวลา’ ยังเป็นวิธีที่ช่วยตรวจสอบระบบการทำงานและความคิดที่สำคัญจริงๆ”

แล้วถ้าต้องการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ ต้องเริ่มจากสิ่งใด? Future Trends จะมาแนะนำ 3 วิธีการบริหารเวลาของ ‘ปีเตอร์ ดรักเกอร์’ ที่จะช่วยให้การใช้เวลาของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

1. วิเคราะห์เวลาของคุณ

คุณควรทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่าง ‘เวลา’ กับ ‘สิ่งที่คุณต้องการจะทำ’ ในแต่ละกิจกรรม ซึ่งการวิเคราะห์สามารถช่วยกำหนดเวลาที่ดีที่สุดในการดำเนินงานและการจัดระบบความคิด หากเกิดปัญหางานทับซ้อนกัน คุณสามารถให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในการช่วยเหลือคุณได้ ไม่ว่าจะเป็นการขอคำปรึกษาหรือดำเนินงานร่วมกัน

โดยเทคนิคประกอบการวิเคราะห์ คือการจดบันทึกสิ่งที่คุณทำและระยะเวลาที่ใช้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อปรับเปลี่ยนแผนการให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบัน และลดความเสี่ยงที่คุณจะเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์

2. กำจัดกิจกรรมที่คุณไม่ได้อะไรเลย

คุณเคยเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือไม่เป็นประโยชน์กับตัวเองไหม? ปัญหานี้กลายเป็นปัญหาที่แก้ไม่ตกของคนวัยทำงาน ทำให้เสียเวลาซ้ำไปซ้ำมาจนเป็นวัฏจักรของคนทำงานที่ไม่สามารถแก้ไขได้

ฉะนั้น ต้องแก้ปัญหาโดยการระบุและกำจัดกิจกรรมที่ไม่เกิดประโยชน์หรือไม่จำเป็นต้องทำตั้งแต่แรก คุณอาจจะพิจารณาว่า กิจกรรมใดสามารถทำได้และกิจกรรมใดที่เราควรมอบหมายให้กับคนอื่น หากระบุได้ว่า คุณเสียเวลากับการทำอะไรไปบ้าง ก็สามารถตัดทิ้งได้เลย

3. รวบรวมและจัดเป็นบล็อกใหญ่

ดรักเกอร์เชื่อว่า หากมีเวลาเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อย ก็ไม่ได้เกิดประโยชน์อะไรมากนัก เพราะคุณไม่สามารถทำงานในความรับผิดชอบภายใน 15 นาทีต่อวันได้ ถึงจะพยายามแค่ไหน แต่งานก็จะไม่เสร็จและต้องทำใหม่เรื่อยๆ อยู่ดี แต่ถ้ามีเวลา 4-5 ชั่วโมง โดยไม่ถูกรบกวน คุณจะมีเวลาสร้างโครงร่างที่มั่นคงและทำให้งานเสร็จโดยใช้เวลาน้อยลงได้

ดังนั้น คุณต้องจัดสรรเวลาแต่ละช่วงว่า งานใดควรทำตอนไหน แล้วใส่ไว้ในปฏิทินหรือเขียนไว้เป็น To-Do List รวมถึงใช้เทคนิค ‘Pomodoro’ หรือเทคนิคอื่นๆ ควบคู่ไปด้วย ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานได้

ไม่ว่ายุคสมัยจะผ่านไปนานเท่าใด หรือมีเทคโนโลยีก้าวหน้าแค่ไหน การบริหารเวลาของมนุษย์ย่อมมีความท้าทายเสมอ และถ้าจะวัดประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลในการทำงานก็ขึ้นอยู่กับการจัดสรรเวลาของคุณแล้ว

แล้วจะรอช้าอยู่ทำไม มาเริ่มวางแผนจัดสรรเวลากันเถอะ!

Sources : http://bit.ly/3JsSs5I

http://bit.ly/3JqyatN