ประชุมยิบย่อย เวลาว่างไม่เคยตรงกัน หัวหน้าจะจัดสรร Manager’s Schedule ของตัวเองยังไงให้ดีกับทุกฝ่ายมากที่สุด

ในโลกของการทำงาน การประชุมนับเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่สำคัญต่อการทำงานเป็นทีมอย่างมาก เพราะนอกจากจะช่วยให้หัวหน้ากับลูกน้องได้ปรึกษาปัญหาต่างๆ และติดตามกระบวนการของแต่ละโปรเจกต์แล้ว ก็ยังทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ การแชร์ไอเดียดีๆ ด้วย

ตาม Common Sense หลายๆ คนมักจะเข้าใจกันว่า การประชุมที่นาน ลากยาวหลายชั่วโมงเป็นสิ่งที่ไม่ดี แต่ว่ากันตามตรง เรื่องนี้ก็ไม่จริงทั้งหมดซะทีเดียว จริงๆ แล้ว การประชุมสั้นๆ ที่ยิบย่อยของ Manager’s Schedule ก็อาจจะทำลาย Productivity และรบกวนการทำงานของ Maker’s Schedule ได้ไม่แพ้กัน

แล้ว Manager’s Schedule กับ Maker’s Schedule คืออะไร รบกวนกันยังไง และจะรับมือได้อย่างไร? ในบทความนี้ Future Trends จะพาไปดูคำอธิบายของพอล เกรแฮม (Paul Graham) เจ้าของวาย คอมบิเนเตอร์ (Y Combinator) บริษัทสตาร์ตอัปที่เป็นหนึ่งในผู้ปลุกปั้นแอร์บีเอ็นบี (Airbnb) และดรอปบ็อก (Dropbox) กัน

Manager’s Schedule กับ Maker’s Schedule คืออะไร?

Manager’s Schedule คือคำที่ใช้เรียกตารางงานของคนเป็น ‘หัวหน้า’ ระดับ Manager ขึ้นไปจนถึง C-Level ที่มีหน้าที่คอยคุมทีม ดูแลงาน และภาพรวมต่างๆ ซึ่งตามปกติแล้ว ก็มักจะใช้เวลาไปกับงานหลักอย่างการตัดสินใจเรื่องสำคัญ การคุยกับลูกค้า หรือแม้กระทั่งการ Follow-up งานต่างๆ ผ่านการพูดคุยสั้นๆ ก็ด้วย เพราะฉะนั้น นี่จึงทำให้ตารางงานส่วนใหญ่ของหัวหน้ามักมีสล็อตการประชุมที่ ‘ยิบย่อย’ ตลอดทั้งวัน 1 ชั่วโมงหรือน้อยกว่า 1 ชั่วโมงลงไป

ส่วน Maker’s Schedule คือคำที่ใช้เรียกตารางงานของคนที่เป็น ‘ลูกน้อง’ ที่มีหน้าที่ลงแรง คอยผลิต คลอดงานต่างๆ ให้ออกมาเป็นชิ้นเป็นอัน ทั้งคนที่อยู่ในระดับ Junior และ Senior ก็เช่นกัน ตามปกติแล้ว ตารางของคนกลุ่มนี้มักจะมีสล็อตที่ ‘ลากยาว’ ต้องใช้สมาธิโฟกัส Take time กับงานหลักทีละมากๆ ปราศจากสิ่งรบกวน โดยงานแต่ละชิ้นก็อาจจะกินเวลาถึงครึ่งวัน หรือแทบทั้งวันเลยทีเดียว ยกตัวอย่างเช่น การเขียนบทความชิ้นนี้ที่ต้องอาศัยการทำงานแบบ Deep Work 4 ชั่วโมง การออกแบบโปสเตอร์ 6 ชั่วโมง เป็นต้น

Manager’s Schedule รบกวน Maker’s Schedule ยังไง?

พอล เกรแฮมอธิบายว่า สำหรับลูกน้อง การประชุมแต่ละครั้งถือเป็นหายนะของพวกเขาก็ว่าได้ เนื่องจาก การประชุมแค่ครั้งเดียวอาจส่งผลกระทบต่อสล็อตงานทั้งวัน ทำให้ Maker’s Schedule เปลี่ยนไปสิ้นเชิง

อย่างเช่น การประชุมตอนบ่ายโมงตรงอาจทำให้ช่วงเช้าลูกน้องโฟกัสงานชิ้นใหญ่ไม่ได้มากเท่าไร จากเดิมที่ทำยาวๆ ตั้งแต่ 10 โมงจนถึงบ่าย 2 แต่พอมีการประชุมมาคั่นตรงกลาง ก็เลยต้องหั่นสล็อตออกเป็น 2 ส่วนย่อย กลายเป็นการทำงานแค่ตอน 10 โมงถึงบ่ายโมงตรง จากนั้น ค่อยทำต่อหลังประชุมเสร็จ บ่าย 2 ไปจนถึงบ่าย 3 และอีกทั้ง หลายๆ ครั้งงานก็อาจจะเสร็จไม่ทันบ่าย 3 ด้วย

โดยหลักๆ แล้ว ก็มาจากการเปลี่ยนโฟกัสไป-มา ส่งผลให้ลูกน้องบางคนอาจจะทำงานช่วงเช้าได้ไม่ค่อยเต็มที่ จากตอนแรกเข้าสภาวะ Flow เรียบร้อยแล้ว ก็ต้องรีบออกมาประชุม นำไปสู่ ‘Attention Residue’ ภาวะความใส่ใจจากงานก่อนหน้าคั่งค้างอยู่ในหัว เมื่อย้ายจากการประชุมกลับมาทำงาน แต่จิตใจยังคงโฟกัสอยู่ที่บทสนทนาในการประชุม เช่นเดียวกับเวลาที่ Multitasking ทำงานหลายๆ อย่างสลับไปมานั่นเอง

หรืออีกเคสหนึ่งก็คือ ลูกน้องบางคนอาจจะเลือกทำงานอะไรที่ง่ายๆ ไม่สำคัญในช่วงเช้าไปก่อน ทั้งที่ตามปกติ เขามี Productivity ทำงานได้ดีในช่วงเช้า เหมาะกับการทำงานสำคัญ ส่วนงานที่สำคัญจริงๆ ก็ดันตกไปอยู่ช่วงบ่าย ที่ Productivity อยู่ในระดับกลางๆ ไปจนถึงต่ำแทน

หัวหน้าจะจัดสรร Manager’s Schedule ให้ดีกับ Maker’s Schedule ของลูกน้องได้อย่างไร?

ปฏิเสธไม่ได้ว่า การทำงานเป็นทีมนั้นต้องอาศัยการสื่อสารกันเป็นหลัก การประชุมยังคงเป็นสิ่งที่สำคัญ จำเป็นอยู่ หัวหน้ายังคงต้องอาศัยลูกน้องทำงานให้ ลูกน้องเองก็ต้องอาศัยหัวหน้าที่คอยให้คำปรึกษาให้ และ Feedback กลับเช่นกัน มาลองดู 3 วิธีที่จะช่วยให้หัวหน้าจัดสรร Manager’s Schedule ให้ดีกับทุกฝ่ายมากที่สุดกัน

1. ทำความเข้าใจ คุยกันตรงๆ

ความเข้าใจถือเป็นเรื่องพื้นฐานในการเคารพขอบเขตของผู้อื่น ลองพูดคุย ทำความเข้าใจ Nature การทำงานของลูกน้องแต่ละคนก่อนว่า ตามปกติแล้ว ใช้เวลาทำงานนานเท่าไร ช่วงเวลาไหนที่โฟกัสได้ดีที่สุด และไม่สะดวกช่วงเวลาไหนบ้าง?

จากนั้น เริ่มแพลนสล็อตการประชุม โดยก็ควรตั้งอยู่พื้นฐานที่ว่า สล็อตนั้นต้องเป็นสล็อตที่ทุกคนสะดวกจริงๆ ไม่ยึดโยงตามความสะดวกของหัวหน้าอย่างเราๆ เป็นหลัก แถมก็ต้องไม่เข้าลดทอน Productivity ในงานของลูกน้องลงด้วย

2. เช็ก ‘ความจำเป็น’ ก่อนประชุม

ก่อนจะยิงตารางไปที่ Maker’s Schedule หัวหน้าควรย้อนกลับมาสำรวจถึงจุดประสงค์ และความจำเป็นของวาระนั้นๆ อีกสักครั้ง เพราะการไม่มีเป้าหมายอาจทำให้การประชุมไร้ทิศทาง ไม่เกิดประโยชน์กับใคร และยังทำให้ลูกน้องเสียเวลาการทำงานไปเปล่าๆ ด้วย ดังนั้น สมมติการประชุมอันไหนไม่จำเป็นจริงๆ ถ้าเป็นไปได้ก็ตัดออกไปเลย

3. เตรียมการประชุมล่วงหน้า

เมื่อแน่ใจแล้วว่า การประชุมนั้นจำเป็นจริงๆ อย่างสุดท้ายที่ควรทำตอบแทนลูกน้องที่ให้เวลากับเรา ก็คือการเตรียมตัวให้พร้อม เตรียมเรื่องที่จะพูดคุยไว้ให้ดี ลิสต์ออกมาว่า มีเรื่องอะไรบ้าง มีปัญหาที่อยากพูดคุยกันเป็นพิเศษรึเปล่า? รวมไปถึงการทำแบบนี้ก็ยังช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน

และทั้งหมดนี้ก็คือเทคนิคจัดสรรเวลาให้ดีกับทุกฝ่ายมากที่สุดที่เรานำมาฝากกัน ลองนำไปปรับใช้กันดู ได้ผล ไม่ได้ผลยังไงอย่าลืมมาบอกกันด้วย หรือใครเคยเจอปัญหานี้ มีเทคนิคเจ๋งๆ นอกเหนือจากนี้อีก ก็มาแชร์ในคอมเมนต์กันหน่อย เผื่อว่าคนอื่นๆ จะขอยืมไปใช้บ้าง ฮ่า

Sources: https://bit.ly/3PjX8Lb

https://bit.ly/3dqeys5

https://bit.ly/3PqQCCm