ภารกิจเกม KPI : เมื่อเล่นกลายเป็นงาน

เมื่อสองเดือนก่อน ผมได้รับโทรศัพท์จากคณบดี คณะมนุษย์ศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ท่านคณบดีบอกว่า อยากได้เกมที่ทำให้สมาชิกในคณะเข้าใจในระบบ KPI (Key Performance Indicator) ตอนแรกที่ผมได้ยิน ผมก็อึ้งว่า ระบบ KPI ซึ่งเป็นเสมือนยาขมของคนหลายคน (รวมถึงผม) เนี่ยนะจะกลายมาเป็นเกม?

แต่เมื่อท่านคณบดีอธิบายต่อบอกว่า ท่านอยากให้ทุกคนลองมอง KPI เสมือนเป็นเครื่องมือที่ทุกคนมาวางแผนร่วมกัน ไม่ใช่มอง KPI เป็นคำสั่งการหรือเงื่อนไขของฝ่ายบริหาร ท่านยังย้ำด้วยว่า อยากได้บรรยากาศการพูดคุยแบบคึกครื้นมากกว่าเคร่งเครียด ท่านเลยนึกถึงเกม พอได้ฟังแบบนี้แล้ว ผมรู้สึกเลยว่า น่าลองทำเกม KPI กันดูสักตั้งครับ

องค์ประกอบของการเรียนรู้

หลังจากทราบเป้าหมายการเรียนรู้ ขั้นตอนที่ยากและสำคัญที่สุดในการออกแบบเกมคือ การวิเคราะห์องค์ประกอบการเรียนรู้ ซึ่งจะเป็นแก่นสารของเกม KPI นี้

จากการหารือกับคณบดี จึงพบว่า องค์ประกอบของการเรียนรู้ที่ต้องนำมาไว้ในเกมมีอยู่ 4 ด้าน ซึ่งต้องวางให้สอดคล้องกันในเกม (และในชีวิตจริง) นั่นคือ

ก) เป้าหมาย (หรือค่าน้ำหนักความสำคัญ) ของแต่ละคน

ข) การเลือกทำภารกิจของแต่ละคน ให้สอดคล้องกับเป้าหมายของตน

ค) เป้าหมายการทำงานของส่วนรวม (ซึ่งอาจไม่ตรงกับเป้าหมายของสมาชิกแต่ละคน) และ

ง) กระบวนการวางแผนทั้งของส่วนรวมและส่วนตัว

ทั้งนี้ในชีวิตจริงของหลายองค์กร องค์ประกอบทั้ง 4 ข้อนี้ อาจไม่สอดคล้องกันเช่น ภารกิจที่มีให้ทำ และที่เลือกทำไม่ตรงกับเป้าหมายของแต่ละคน หรือเป้าหมายของแต่ละคนไม่ตรงกับเป้าหมายส่วนรวม หรือทุกคนมุ่งเน้นเป้าหมายส่วนตัวจนลืมเป้าหมายส่วนรวม หรือการวางแผนเน้นเป้าหมายส่วนรวมแต่ไม่เอื้อให้สมาชิกบรรลุเป้าหมายส่วนตัว ฯลฯ

เพราะฉะนั้น เกมที่ออกแบบจะต้องมี 4 องค์ประกอบนี้ และลองดูว่า ผู้เล่น (ซึ่งก็คือ อาจารย์) จะจัดการกับองค์ประกอบทั้ง 4 อย่างไร

รูปแบบเกมที่ออกแบบ

จากองค์ประกอบของการเรียนรู้และเงื่อนไขข้อจำกัดที่กล่าวมาข้างต้น ผมเลือกออกแบบเกมที่เล่นง่ายๆ ที่ดัดแปลงมาจากกลไกของเกม Sushi Go มาเป็นแนวทางหลัก ด้วยการให้

ก) ผู้เล่นจะตั้งเป้าหมายส่วนตัวไว้ในแต่ละรอบการประเมิน โดยมีการกำหนดค่าถ่วงน้ำหนักตามเป้าหมายที่เลือกไว้ คล้ายกับกระบวนการในชีวิตจริง

ข) ผู้เล่นแต่ละคนจะเลือกการ์ดภารกิจงานที่จะทำในแต่ละเดือน  จากกองการ์ดภารกิจที่เวียนมาถึงตน

ค) จากนั้นการ์ดภารกิจที่เหลือจะถูกเวียนให้เพื่อนคนถัดไปเลือกทำ จนกว่าจะครบ 6 เดือน ตามรอบการประเมินผลงานของ ม. เกษตรศาสตร์

ง) โดยจะมีการตั้งเป้าหมายและกระดานคะแนนส่วนรวม เพื่อให้สมาชิกได้ทราบและถกเถียงกันการวางแผนและการทำงานที่สอดคล้องกับส่วนรวมด้วย

จ) เมื่อเลือกการ์ดภารกิจครบ 6 ใบ (เทียบกับการครบ 6 เดือนในชีวิตจริง) ก็จะมากันดูว่า สมาชิกแต่ละคนจะได้คะแนนเท่าไร โดยดูจากความเชี่ยวชาญในการทำภารกิจนั้น (นับจากจำนวนการ์ดภารกิจแบบเดียวกันที่เลือกในรอบนั้น) และค่าถ่วงน้ำหนักตามเป้าหมายที่ตนกำหนด และ

ฉ) พร้อมกันนั้น ก็จะตรวจเช็คทุกๆ ครั้งว่า ภารกิจส่วนรวมมีการดำเนินได้ตามเป้าหมายแล้วยัง และบางเป้าหมาย เช่น การตีพิมพ์บทความ การบริการวิชาการแก่ชุมชน ก็จะมีการให้รางวัลด้วย หากทำได้มากกว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้

การเล่นจริง

และในที่สุด ก็มาถึงวันที่ลองเล่นเกมนี้จริงๆ บรรยากาศการเล่นรอบแรก สนุกสนาน เฮฮา ปนงงเล็กน้อย (เหมือนในชีวิตจริง) ผู้เล่นบางคนเลือกทำภารกิจตามการ์ดภารกิจที่เวียนมา โดยลืมเป้าหมายของตน ในขณะที่ บางคนเน้นภารกิจของตน แต่ไม่สนใจภารกิจของส่วนรวม ทำให้ภารกิจส่วนรวมไม่เป็นไปตามเป้าหมาย โดยภาพรวม คะแนนของทั้งส่วนตัวและส่วนรวมในรอบแรกในรอบแรกจึงไม่ค่อยดีนัก อาจเรียกว่า ผิดหวังกันอย่างชัดเจน

จากนั้น ผู้นำเกมจึงชวนผู้เล่นให้มาทบทวนหลักการของ KPI กันนิดหน่อย ทั้งในแง่เป้าหมายส่วนตัว และเป้าหมายส่วนรวม พร้อมทั้งเติมกติกาให้ “เข้มข้น” ขึ้น ด้วยการเติมรางวัลและการลงโทษสมาชิกแต่ละคน หากกลุ่มสามารถทำได้/ทำไม่ได้ตามเป้าหมายส่วนรวมของกลุ่ม

คราวนี้ ผลปรากฏว่า กลุ่มต่างๆ บรรลุเป้าหมายการทำงานของส่วนรวมเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งนั่นก็มีผลให้สมาชิกแต่ละคนได้รับคะแนนเพิ่มขึ้นไปด้วย ตามกติกาใหม่ที่เพิ่มขึ้นมา คราวนี้ บรรยากาศการเล่นเกมดูจะมีความเข้าใจ ตั้งใจ และมุ่งมั่นมากยิ่งขึ้น

รอบสุดท้าย ผู้นำเกมลองปรับกติกาเพิ่มอีก โดยเปิดโอกาสให้ทุกกลุ่มสามารถเลือก/วางแผนการ์ดภารกิจ (ทั้งหมด 48 ใบ) ที่จะมาสลับให้สมาชิกแต่ละคนเลือกทำ เปรียบเสมือนกับการวางแผนเพื่อให้สมาชิกมีโอกาสการทำงานได้ตรงกับเป้าหมายของตนและของส่วนรวมมากขึ้น ก่อนที่จะนำการ์ดนั้นมาสับและเวียนให้สมาชิกเลือก ตามกติกาเดิมของเกม

หลายกลุ่มๆ มีการวางแผนกันอย่างรอบคอบมาก ทั้งเป้าหมายส่วนรวมและส่วนตัวถูกนำมาถกเถียงกัน ก่อนที่จะเลือกการ์ดภารกิจทั้ง 48 ใบเข้าสู่กอง เพื่อสับและสุ่มให้สมาชิกเลือกในแต่ละรอบ

ผลปรากฏว่า เมื่อมีการวางแผนภารกิจงานร่วมกัน มิใช่กำหนดแต่ค่า KPI เท่านั้น สมาชิกแต่ละคนคะแนนเพิ่มขึ้นกระฉูดเลย โดยเฉพาะกลุ่มที่แทบไม่ได้วางแผนกันเลยใน 2 รอบแรก รอบที่ 3 คะแนนก็จะเพิ่มขึ้นอย่างมาก เพราะสมาชิกสามารถเลือกทำงาน (เลือกการ์ดภารกิจ) ที่สอดคล้องกับเป้าหมายสำคัญของตนเองได้มากขึ้น นั่นเอง

สิ่งที่ได้จากการเล่นเกม

หลังจากเล่น 3 รอบแล้ว สมาชิก (อาจารย์) และผู้บริหารคณะ จึงหารือร่วมกันว่า จากการเล่นเกมแล้วเห็นชัดว่า การใช้ KPI ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแต่องค์กร (ซึ่งในเกมก็คือ กลุ่ม) และสมาชิกจะต้องช่วยกันทำความเข้าใจกับการกำหนดเป้าหมายส่วนตัวและส่วนรวม และเมื่อถึงคราวต้องเลือกทำภารกิจก็ต้องเลือกภารกิจให้สอดคล้องกับเป้าหมายนั้น

ดังนั้น การใช้ KPI จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีกระบวนการวางแผนการทำงานร่วมกัน (เหมือนรอบที่ 2 และรอบที่ 3 ในเกม) ไม่ใช่ต่างคนต่างทำ (เหมือนรอบที่ 1) และไม่ใช่ทำในลักษณะสั่งการลงมาจากเบื้องบน

กระดานกลางที่บอกเป้าหมายผลสัมฤทธิ์ของกลุ่ม (ในกรณีนี้ หมายถึง ภาควิชา/คณะ) เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ในการติดตามและประสานระหว่างการบรรลุเป้าหมายส่วนตัวกับส่วนรวม แต่ปัญหาคือในชีวิตจริง หลายองค์กรไม่มีกระดานกลางนี้ และจะต้องหาทางพัฒนากระดานกลางขึ้นมาให้ได้

กล่าวโดยสรุป KPI ไม่ใช่ “ใครก้าวยาว สาว (เท้า) ได้สาวเอา แต่เป็นกระบวนการที่เราก็จะก้าวเดินไปพร้อมๆ กัน โดยแบ่งบทบาทและเป้าหมายให้สอดคล้องในแต่ละช่วงเวลา”

การออกแบบและการเล่มเกม KPI จึงมีความหมายอย่างมากในการออกแบบระบบ KPI ของคณะมนุษยศาสตร์ในอนาคต เพราะความสนุกสนานแบบ “กึ่งจริงและกึ่งไม่จริง” ภายใน “เกม” ได้ช่วยทำให้ทุกคนเห็นถึง “ความเป็นจริง” ที่ตนต้องการในอนาคตได้ชัดเจนขึ้น

ขอขอบพระคุณ คณะมนุษย์ศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ อย่างสูง สำหรับการเรียนรู้ครั้งนี้