ทำไมงานด่วนจึงไม่ใช่สิ่งแรกที่ควรทำ และ ‘งานไม่ด่วน’ เป็นสิ่งที่ต้องทำก่อน?

เคลียร์งานเท่าไรก็ไม่เคยหมด ยุ่งทั้งวัน ไฟลนก้นตลอด ลองใช้ The Eisenhower Matrix เทคนิคบริหารเวลา และจัดการงานที่เป็นหนึ่งใน ‘Secret Sauce’ ของดไวต์ ไอเซนฮาวร์ (Dwight Eisenhower) ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ผู้ที่ขึ้นชื่อว่า บริหารเวลาได้ดีมากที่สุดคนหนึ่งก็แล้ว แต่ท้ายที่สุด งานร้อนก็ต่อคิวไม่จบไม่สิ้นสักที

หากหัวหน้าหรือลูกน้องคนไหนกำลังเจอปัญหานี้ รู้สึกเหนื่อยในทุกๆ วันทำงาน ไม่ใช่เพราะเทคนิคไม่ได้ผล แต่คุณอาจกำลังโฟกัสผิดจุดอยู่ก็ได้!

​​เมื่อประมาณ 7 ปีที่แล้ว รอรี วาเดน (Rory Vaden) สปีกเกอร์ผู้เชี่ยวชาญด้าน Self Discipline เคยพูดถึงประเด็นดังกล่าวภายใต้หัวข้อ ‘How to multiply your time’ บนเวที TED x Douglasville ไว้อย่างน่าสนใจว่า “ถึงทุกวันนี้เราจะ Tips & Tricks เครื่องมือ เทคโนโลยี ปฏิทิน และเช็กลิสต์มากกว่าที่เคยเป็นมา แค่ดูเหมือนเราจะล้าหลังอยู่เสมอ เพราะลึกๆ แล้ว ทุกอย่างที่เรารู้เกี่ยวกับการบริหารเวลานั้นคือความเข้าใจผิด”

The Eisenhower Matrix คือเมทริกซ์ที่ถูกนำมาใช้ในการลำดับความด่วน และความสำคัญของงาน โดยหลักๆ แล้วจะมีการแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

ประเภทที่ 1 งานด่วน และสำคัญ – Do สิ่งที่เราควรทำทันที

ประเภทที่ 2 งานไม่ด่วน และสำคัญ – Decide สิ่งที่เราควรวางแผนที่จะทำ

ประเภทที่ 3 งานด่วน และไม่สำคัญ – Delegate สิ่งที่เราควรแจกจ่าย มอบหมายให้คนอื่นทำ

ประเภทที่ 4 งานไม่ด่วน และไม่สำคัญ – Delete สิ่งที่เราควรลบทิ้ง

ตามปกติแล้ว เรามักจะเข้าใจผิดกันว่า งานที่ควรให้ความสำคัญมากที่สุดคือ ‘งานประเภทที่ 1’ เพราะทั้งด่วนและสำคัญจึงจำเป็นต้องทำทันที แต่ในความเป็นจริง เราควรที่จะให้ความสำคัญกับ ‘งานประเภทที่ 2’ มากที่สุดต่างหาก 

มีผลการศึกษาหนึ่งใน Journal of Consumer Research ระบุว่า คนเรามักจะตกหลุมจิตวิทยาที่เรียกว่า ‘The Mere Urgency Effect’ หรือปรากฏการณ์ ‘เรียงลำดับความสำคัญแบบผิดๆ’

ส่วนใหญ่ เราจะใช้โฟกัสไปกับการทำงานที่ด่วนมากกว่า ผลักงานสำคัญไปทำทีหลัง หรือค่อยทำเวลาใกล้ถึง Deadline แล้ว แม้จะรู้อยู่แก่ใจว่า บางงานอาจจะให้ความคุ้มค่า และประโยชน์ที่น้อยกว่าในระยะยาวก็ตาม แถมบางครั้งความด่วนนั้นก็อาจจะเป็นภาพลวงตา (Illusion of Urgency) ที่ถูกสร้างขึ้นมาด้วย

นี่เลยพลอยทำให้กว่าเราจะรู้ตัว งานที่ไม่ด่วน และสำคัญประเภทที่ 2 ก็กลายร่างเป็นงานด่วน และสำคัญประเภทที่ 1 แทน ดังนั้น จึงไม่ใช่เรื่องแปลก หากคนที่ตกหลุมจิตวิทยานี้จะชอบบอกว่า ‘ตัวเองยุ่งตลอดเวลา’ มีงานมาต่อคิวยาวเหยียดเหมือนกับ Superstar คิวทองที่มีแฟนคลับมาขอถ่ายรูปกับอยู่เสมอ

ซึ่งจริงๆ แล้ว การทำแบบนี้ก็ไม่ต่างอะไรจาก ‘ดินพอกหางหมู หรือดอกเบี้ยทบต้น’ ที่นับวันก็ยิ่งทำให้เรา Burnout ในที่สุด แต่ถึงอย่างงั้น ก็ไม่ใช่ว่า งานด่วน และสำคัญประเภทที่ 1 จะไม่สำคัญเสมอไป มันยังคงสำคัญอยู่ เป็นสิ่งที่ต้องทำทันที แต่เราควร Balance น้ำหนักไปที่งานไม่ด่วน และสำคัญประเภทที่ 2 ด้วย

ยกตัวอย่างเช่น หากเราไม่ดูแลตัวเอง ไม่ออกกำลังกาย หรือไม่ไปตรวจสุขภาพประจำปี ซึ่งจัดอยู่ในงานประเภทที่ 2 พอเวลาผ่านไป โรคภัยไข้เจ็บอาจจะถามหา และกว่าจะรู้ตัวก็อาจจเป็นโรคเรื้อรังไปแล้ว จนสุดท้าย เราต้องขยับการออกกำลังกายมาไว้ที่งานประเภทที่ 1 หรืออย่างการดองงานที่ส่งสัปดาห์หน้าไว้จนกลายเป็นงานด่วน และสำคัญก็เช่นกัน

รอรี บอกว่า “การบริหารเวลาเป็นเรื่องของตรรกะ (Logical) แต่ไม่ใช่แค่อารมณ์ (Emotional) ตามวิธีคิดแบบหนึ่งมิติในอดีต และก็ไม่ใช่การลำดับแค่ความด่วน (Urgency) กับความสำคัญ (Important) ตามวิธีคิดแบบสองมิติที่เป็นกระแสหลักตลอด 20 กว่าปีที่ผ่านมาด้วย”

เขาเสริมว่า “โดยพื้นฐานแล้ว สองวิธีคิดนี้ไม่ได้มีการทำอะไรเพื่อสร้างเวลามากขึ้น และช่วยให้ To-do List อื่นที่เหลืออยู่เสร็จ มันเหมือนกับหนูแฮมสเตอร์ที่อยู่บนล้อ ยืมเวลาจากกิจกรรมหนึ่งไปใช้กับอีกกิจกรรมหนึ่ง แต่แท้จริงแล้ว เราไม่สามารถแก้ปัญหาการบริหารเวลาของวันนี้ด้วยวิธีคิดที่ล้าสมัยของเมื่อวานได้”

เพราะเหตุนี้ จึงทำให้เกิด ‘วิธีคิดแบบสามมิติ’ ของกลุ่มคนที่เราเรียกว่า ‘ตัวคูณ หรือ Multiply’ ขึ้น โดยหลักๆ แล้ว วิธีคิดดังกล่าวจะมีการโฟกัสที่นัยสำคัญ (Significance) ไปพร้อมๆ กัน กล่าวคือ แทนที่พวกเขาจะถามตัวเองว่า “อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่สามารถทำในวันนี้?” เปลี่ยนเป็น “วันนี้ ฉันจะทำอะไรได้บ้างที่จะทำให้พรุ่งนี้ดีขึ้น?” และ “ตอนนี้ ฉันจะทำอะไรได้บ้างที่จะทำให้อนาคตดีขึ้น?” นั่นเอง

ถึงเราจะหลีกหนีความจริงไม่ได้ว่า ทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมง 1,440 นาที และ 86,400 วินาทีต่อวันเท่ากันหมด แต่การคิดแบบคูณเวลาแบบนี้จะช่วยเพิ่มเวลาในแต่ละวันให้มากขึ้น และไม่ทำให้ต้องไฟลนก้น มีแต่งานประเภทที่ 1 ใน The Eisenhower Matrix ไม่หยุดไม่หย่อน

เวลากับโอกาสเป็นสองสิ่งที่ไม่เคยรอใคร โลกใบนี้มีกฎเหล็กว่า ต่อให้เก่งกาจสักแค่ไหน ก็ไม่มีใครย้อนเวลา นั่งไทม์แมชชีนกลับไปแก้ไขอดีตเหมือนกับที่โดราเอมอน (Doraemon) พาโนบิตะ (Nobita) ย้อนเวลากลับไปยุคเอโดะได้

Balance ให้ดี ใช้ให้เป็น คิดถึงวันนี้แล้ว

อย่าลืมวันพรุ่งนี้กับอนาคตด้วย

Sources: https://bit.ly/3QLyBQx

https://nyti.ms/3QYb9z6

https://bit.ly/3CrgT0q

https://bit.ly/3QNfGF2