งานตัวเองยังเอาไม่รอด แต่ต้องดูแลงานคนในทีมด้วย รู้จัก ‘Pomodoro’ เทคนิคแบ่งเวลาเพื่อจัดการงานอันยุ่งเหยิง

หนึ่งในปัญหาสุดคลาสสิกของชาวออฟฟิศแทบทุกคนคงหนีไม่พ้นการถืองานไว้ในมือมากเกินไป จนไม่มีเวลาสะสางงานทั้งหมดให้เสร็จทันเวลา ยิ่งเป็นคนที่มีตำแหน่งสูงๆ อย่างเมเนเจอร์และหัวหน้าทีมที่ต้องดูแลลูกทีมด้วยแล้ว นอกจากที่ต้องทำงานในความรับผิดชอบของตัวเอง ก็ยังต้องคอยดูแลภาพรวมการทำงานในทีม รวมถึงต้องคอยเช็กงานที่ลูกทีมแต่ละคนทำด้วย ว่ามีอะไรผิดพลาดหรือมีสิ่งที่ต้องแก้ไขหรือเปล่า

ทำให้หัวหน้าทีมหลายๆ คน ต้องพบกับสภาวะที่งานกองโตตั้งอยู่ตรงหน้า แต่ไม่รู้จะเลือกทำอะไรก่อนดี จนกลายเป็นกองงานอันยุ่งเหยิงที่เห็นแล้วไม่อยากทำเลยสักนิด (แต่ไม่ทำก็ไม่ได้) และวิธีที่คนส่วนใหญ่เลือกใช้ เพื่อจัดการกับงานกองโตอันยุ่งเหยิง ก็คือการอดตาหลับขับตานอน อดทนทำงานให้เสร็จไปเลยทีเดียว แล้วหวังให้ทุกอย่างมันจบๆ ไป

แต่เชื่อหรือไม่ว่า การฝืนทำงานให้เสร็จไปเลยในครั้งเดียวโดยไม่พัก ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานแย่กว่าการทำงานเป็นสล็อตเวลา และมีเวลาพักที่ชัดเจนเสียอีก

ข้อมูลจาก The Wellbeing Thesis เว็บไซต์ของมหาวิทยาลัยดาร์บี (University of Derby) ประเทศอังกฤษที่สร้างสรรค์คอนเทนต์จากวิทยานิพนธ์เกี่ยวกับสุขภาวะทางใจ ระบุว่า การพักผ่อนเป็นช่วงสั้นๆ ระหว่างการทำงาน ช่วยให้ความเครียดที่เกิดจากการทำงานลดลง เพิ่มความโปรดักทีฟและคุณภาพของงาน เพราะสมองได้พักผ่อนอย่างเต็มที่ อีกทั้งยังทำให้ไม่รู้สึกว่า เหนื่อยหรือล้าจากการทำงานมากเกินไป ป้องกันการเกิดภาวะหมดไฟ (Burnout) ได้เป็นอย่างดี

เมื่อการทำงานเป็นสล็อตเวลา ได้รับการพิสูจน์จากงานวิจัยต่างๆ มากมายว่า ช่วยให้การจัดการงานอันยุ่งเหยิงมีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงๆ วันนี้ เราจึงนำหนึ่งในเทคนิคการทำงานเป็นสล็อตเวลาที่ได้รับการยอมรับ และใช้อย่างแพร่หลายในต่างประเทศมาฝากกัน เป็นเทคนิคที่มีชื่อเรียกน่ารักๆ ว่า ‘Pomodoro’ นั่นเอง

Pomodoro คืออะไร? และการแบ่งเวลาตามเทคนิค Pomodoro ต้องทำอย่างไรบ้าง?

Pomodoro เป็นเทคนิคการแบ่งเวลาที่คิดค้นโดย ‘ฟรานเชสโก ซิริลโล’ (Francesco Cirillo) ที่ในตอนนั้น เขาเป็นเพียงนักศึกษาที่ประสบปัญหากับการแบ่งเวลาของตัวเอง จริงๆ แล้ว คำว่า Pomodoro เป็นคำในภาษาอิตาลีที่มีความหมายว่า ‘มะเขือเทศ’ ซึ่งนาฬิกาที่เขาใช้จับเวลามีลักษณะเหมือนกับลูกมะเขือเทศ ทำให้เขาตัดสินใจตั้งชื่อเทคนิคนี้ว่า Pomodoro

เทคนิค Pomodoro เป็นการแบ่งสล็อตเวลาในการทำงาน 25 นาที สลับกับพักสั้นๆ 5 นาที เน้นทำไปเรื่อยๆ แบบวนลูป โดยขั้นตอนในการแบ่งเวลาตามเทคนิค Pomodoro สามารถทำได้ดังนี้

1. ลิสต์งานที่ต้องทำออกมา แบ่งว่าชิ้นไหนเป็นของตัวเอง ชิ้นไหนเป็นของลูกทีมที่เราต้องเช็ก

2. วางสล็อตเวลาการทำงานให้ชัดเจนว่า 25 นาทีที่เรามี จะใช้ทำอะไรบ้าง เช่น 25 นาทีแรก จะโฟกัสกับงานหลักของตัวเอง และ 25 นาทีต่อมาหลังจากที่พักรอบแรก จะโฟกัสกับการเช็กงานของลูกทีม เป็นต้น

3. ตั้งเวลาการทำงานไว้ที่ 25 นาที แล้วทำงานอย่างตั้งใจโดยปราศจากสิ่งรบกวน แต่หากเป็นงานที่ต้องใช้ความต่อเนื่อง ก็สามารถยืดหยุ่นสล็อตเวลาได้ตามความเหมาะสม

4. เมื่อทำงานจนครบเวลา 25 นาที ให้พักสั้นๆ 5 นาที โดยในช่วงที่พัก สามารถทำได้ทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นทานขนม เล่นโทรศัพท์ ฟังเพลง และอื่นๆ ที่ช่วยให้รู้สึกถึงการพักผ่อนจริงๆ

5. ทำซ้ำให้ครบ 4 ลูป (1 ลูป = การทำงานครบ 25 นาที และพักสั้นๆ 5 นาที) แล้วพักแบบยาวๆ เป็นเวลา 15-30 นาที ซึ่งช่วงพักยาวๆ เราอาจจะประยุกต์เข้ากับเทคนิค ‘Power Nap’ หรือการงีบระยะสั้น เพื่อช่วยให้สมองได้พักผ่อน ก่อนที่จะเริ่มทำงานชิ้นถัดไป

ประโยชน์ของการนำเทคนิค Pomodoro มาใช้

1. รับมือกับกองงานอันยุ่งเหยิงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การใช้เทคนิค Pomodoro ทำให้หัวหน้าทีมสามารถ จัดสรรงานทุกอย่างที่เข้ามาได้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น เพราะมีการแบ่งเวลาในการโฟกัสงานแต่ละประเภทอย่างชัดเจน เช่น 25 นาทีแรก โฟกัสที่งานด่วนก่อน 25 นาทีต่อมา โฟกัสที่การประสานงานกับฝ่ายอื่น เป็นต้น

ถึงแม้ว่า ในความเป็นจริง เราเองก็ไม่รู้ว่า งานด่วนจะเข้ามาเมื่อไร แต่อย่างน้อยหากเราสามารถจัดการงานที่ถืออยู่ในมือได้ก่อนแล้ว งานด่วนที่แทรกเข้ามา จะไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป และต่อให้งานที่เข้ามา จะมีเยอะกว่าเดิม เราก็สามารถรับมือกับมันได้ดียิ่งขึ้น จนไม่รู้สึกซัฟเฟอร์กับการทำงาน

2. สร้างวินัยในการทำงานให้กับตัวเองและลูกทีม

ด้วยความที่เทคนิค Pomodoro มีการสร้างกรอบเวลาในการทำงานที่ชัดเจน ทำให้เราโฟกัสกับการทำงานได้ดีขึ้น และมีแรงจูงใจในการทำงานให้เสร็จโดยเร็ว จากที่แต่เดิม เรารู้อยู่แล้วว่า มีงานอะไรที่ต้องทำให้เสร็จบ้าง แต่พอไม่มีการแบ่งเป็นสล็อตเวลาการทำงานที่ชัดเจน เราก็จะทำงานแบบไปเรื่อยๆ เสร็จเมื่อไรเมื่อนั้น พอมีงานด่วนแทรกเข้ามา กลายเป็นจัดสรรเวลาในการทำงานไม่ได้ จนไม่มีงานชิ้นไหนที่ทำเสร็จเลย

เมื่อหัวหน้าทีมใช้เทคนิค Pomodoro ในการจัดการงานของตัวเองจนสำเร็จ ก็สามารถนำเทคนิคนี้ มาแชร์ให้กับลูกทีมได้ เพื่อช่วยพัฒนาให้ลูกทีมมีวินัยในการทำงานมากขึ้น และยังเป็นวิธีที่ช่วยให้หัวหน้าทีมไม่ต้องเหนื่อยกับงานในส่วนของลูกทีมเพิ่มขึ้นด้วย เพราะเมื่อลูกทีมทำงานอย่างมีคุณภาพตั้งแรก หัวหน้าทีมก็ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการตรวจนาน

3. เพิ่มความโปรดักทีฟในการทำงาน

เทคนิค Pomodoro ถือเป็นหนึ่งในเทคนิคที่มีการออกแบบให้เข้ากับกลไกการทำงานของร่างกายมนุษย์มากที่สุด ทำให้ความโปรดักทีฟที่เกิดขึ้นมาจากความพร้อมของร่างกายจริงๆ เมื่อร่างกายของเราอยู่ในสภาวะที่พร้อมทำงาน การทำงานก็ย่อมมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย

อีกทั้งเทคนิค Pomodoro ยังทำให้เรารู้สึกเหมือนกำลังเล่นเกมมากกว่าทำงาน เพราะการทำงานภายใต้ความกดดันจากเวลา ก็เหมือนกับการทำภารกิจในเกมที่มีเวลากำหนด พอเราทำภารกิจสำเร็จ จะได้ของรางวัลตอบแทน เหมือนกับเทคนิค Pomodoro ที่พอเราทำงานเสร็จ ก็จะมีเวลาพักเป็นของรางวัล ซึ่งช่วยให้เรามีความสุขกับการทำงานมากขึ้นด้วย

หวังว่า เทคนิค Pomodoro ที่นำมาฝากกันในวันนี้ จะเป็นประโยชน์สำหรับหัวหน้าทีมที่ต้องการพัฒนาการทำงานภายในทีม และคนที่ถืองานเยอะๆ ในมือ แล้วไม่รู้จะจัดลำดับความสำคัญอย่างไร ถึงแม้ว่า ในช่วงแรก การทำงานแบบที่มีกรอบเวลามากำหนดไว้ด้วย จะทำให้รู้สึกกดดันมากขึ้น แต่เมื่อทำอย่างต่อเนื่อง เราก็จะเกิดความเคยชิน จนกลายเป็นสไตล์การทำงานที่ติดตัวเราไปอย่างแน่นอน

Sources: https://bit.ly/3npRcER

https://bit.ly/3u6JFym

https://bit.ly/39YcYfK