สร้าง Teamwork ให้ดี ด้วยการฟีดแบ็กให้เป็น แบบ ‘Diamond Cutter’ นักเจียระไนคำพูดให้เฉียบคม

“ยังไม่ใช่แบบที่พี่ต้องการ ไปแก้มาใหม่”

“ไปทำมาให้ดีกว่านี้”

“งานยังมีปัญหานะ แก้มาให้เรียบร้อยด้วย”

สารพัดการ ‘ฟีดแบ็ก’ จากหัวหน้าผู้เป็นที่รักที่ชวนให้ฉงนสงสัยเสียจริงๆ ว่า “แบบที่ต้องการ” หรือ “สิ่งที่ดีกว่านี้” สำหรับหัวหน้าคือแบบไหนกันแน่?

จริงๆ แล้ว หัวหน้าเองก็ต้องการ ‘ติเพื่อก่อ’ ไม่ได้มีเจตนาที่จะฟีดแบ็ก เพื่อสร้างความคลุมเครือมากกว่าเดิม แต่ปัญหาด้านการสื่อสารที่หัวหน้าไม่แน่ใจว่า จะใช้คำพูดแบบไหนให้ถนอมน้ำใจลูกน้อง จนตัดสินใจใช้คำพูดที่สุดแสนจะอ้อมค้อม ไม่มีความชัดเจน ทำให้ลูกน้องจับต้นชนปลายไม่ถูก และหาหนทางแก้ไขข้อผิดพลาดจากฟีดแบ็กของหัวหน้าไม่ได้เลยสักนิด

ยิ่งทุกอย่างยังคงดำเนินไปด้วยความคลุมเครือ ก็มีแต่จะทำให้ลูกน้องรู้สึกเหนื่อยกับการทำงาน และหมดไฟไปเรื่อยๆ แทนที่ ‘ฟีดแบ็ก’ จะเป็นสิ่งที่ช่วยพัฒนาทักษะการทำงาน กลับกลายเป็นสิ่งที่บั่นทอนจิตใจคนทำงานไปเสียอย่างนั้น

อีริน เมเยอร์ (Erin Meyer) ผู้เขียนหนังสือ The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business ได้บรรยายหัวข้อ ‘The Culture Map : Decoding How People Communicate, Lead, and Get Things Done Around The World’ ในงาน Techsauce Global Summit 2022 เกี่ยวกับการฟีดแบ็กไว้อย่างน่าสนใจ โดยมีใจความสำคัญว่า

ในสังคมการทำงานที่ต้องทำงานกับคนหลากหลายเชื้อชาติ แต่ละคนจะให้ความสำคัญกับการฟีดแบ็กในมิติที่ต่างกันออกไป บางคนต้องการรับฟีดแบ็กอย่างตรงไปตรงมา แต่บางคนกลับรับไม่ได้ ทำให้เกิดการผิดใจระหว่างเพื่อนร่วมงานอยู่บ่อยครั้งจากการฟีดแบ็กงานกันแค่ประโยคเดียว ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นก็มีสาเหตุมาจากความแตกต่างทางวัฒนธรรมนั่นเอง

เมื่อหันกลับมาดูในสังคมการทำงานทั่วไป ต่อให้หัวหน้าจะไม่ได้ทำงานกับลูกน้องหลากหลายเชื้อชาติ แต่ทุกคนในทีมก็ล้วนเติบโตมาจากพื้นเพที่ต่างกัน แม้จะเกิดในประเทศเดียวกันก็ตาม ทำให้หัวหน้าต้องใส่ใจกับการฟีดแบ็กลูกน้องแต่ละคนอย่างเหมาะสม เพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานของทีมให้ดียิ่งขึ้น

แล้วหัวหน้าจะมีวิธีการฟีดแบ็กที่ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างไรบ้าง?

Future Trends จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับวิธีการฟีดแบ็กที่ ‘จัสติน บาริโซ’ (Justin Bariso) ผู้เชี่ยวชาญด้านความฉลาดทางอารมณ์ (Emotional Intelligence) แนะนำ อย่าง ‘Diamond Cutter’ วิธีที่เน้นการขัดเกลาคำพูดให้เฉียบคมดั่งการเจียระไนเพชรน้ำงาม

ฟีดแบ็กแบบ ‘Diamond Cutter’ ต้องเป็นอย่างไร?

การฟีดแบ็กแบบ Diamond Cutter ไม่ได้มีวิธีการที่ซับซ้อน แต่จะให้ความสำคัญกับ ‘การคิด’ ที่เป็นจุดเริ่มต้นของการส่งผ่านคำพูดไปยังผู้ฟัง ประหนึ่งการเจียระไนเพชรที่ต้องเริ่มจากขั้นตอนแรกอย่างพิถีพิถัน เพื่อให้ได้เพชรน้ำงามที่ถูกใจผู้สวมใส่ที่สุด

นักฟีดแบ็กแบบ Diamond Cutter จะตั้งใจสรรหาวิธีการสื่อสารที่ทำให้ผู้ฟังเปิดใจ และนำคำแนะนำไปใช้แก้ไขข้อผิดพลาดในการทำงาน โดยเฉพาะการเลือกใช้ถ้อยคำที่ตรงไปตรงมาแต่ไม่ทำร้ายน้ำใจ

ตัวอย่างเช่น งานที่ลูกน้องส่งมาให้ตรวจยังมีข้อผิดพลาดเล็กน้อย และต้องการส่งกลับไปแก้ไข หัวหน้าก็อาจจะพูดว่า “โดยรวมใช้ได้แล้วนะ แต่ส่วนท้ายสามารถทำให้ชัดเจนกว่านี้ได้ด้วยการเติมรายละเอียดลงไป” เป็นการชี้ให้ลูกน้องเห็นว่า จุดแข็งที่ตัวเองมีอยู่แล้วคืออะไร และต้องปรับปรุงอย่างไรถึงจะเก่งขึ้น

3 เทคนิคเสริมความแกร่งการฟีดแบ็กแบบ ‘Diamond Cutter’

นอกจากจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับการฟีดแบ็กแบบ Diamond Cutter ที่สามารถนำไปปรับใช้กับวิธีการทำงานได้ไม่ยากแล้ว เรายังมีอีก 3 เทคนิคจาก Center for Creative Leadership มาช่วยเสริมการฟีดแบ็กของคุณให้แข็งแกร่งขึ้นด้วย

1. หยุดฟีดแบ็กด้วย ‘ความคลุมเครือ’

การฟีดแบ็กด้วยความคลุมเครือ คือการที่หัวหน้าไม่ยอมบอกกับลูกน้องตรงๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องแก้ไข แต่กลับบอกเพียงว่า “ไปทำมาใหม่” “ไปแก้มาด้วย” และคำพูดในทำนองเดียวกันอีกมากมาย ทำให้ลูกน้องต้องงมเข็มในมหาสมุทร หาจุดที่ผิดพลาดของตัวเอง ทั้งที่จริงๆ แล้ว ถ้าหัวหน้าบอกข้อผิดพลาดกับลูกน้องมาตั้งแต่แรก ก็จะไม่ต้องเสียเวลาทำงานหลายขั้นตอนกันทั้งสองฝ่าย

2. หยุดฟีดแบ็กแบบ ‘แซนด์วิช’

การฟีดแบ็กแบบ ‘แซนด์วิช’ คือการเปิดประเด็นด้วยคำชม แล้วตามด้วยข้อผิดพลาดที่ต้องการให้แก้ไข ก่อนจะปิดท้ายด้วยคำชมอีกครั้งหนึ่ง เช่น “ภาพรวมของงานดีมากเลย แต่พี่อยากให้ปรับตรงนี้เพิ่มนิดนึง ไม่ต้องซีเรียสนะ ไม่มีอะไรมาก”

นอกจากจะเป็นการฟีดแบ็กที่ยาวเกินไป ยังทำให้ผู้ฟังจับต้นชนปลายประเด็นที่ต้องการสื่อสารไม่ถูกอีกด้วย เพราะไม่รู้ว่า งานที่ทำไปดีพอหรือยัง และสิ่งที่หัวหน้าต้องการให้แก้ไขคืออะไรกันแน่

3. หยุดฟีดแบ็กเป็น ‘คำถาม’

การฟีดแบ็กแบบทิ้งท้ายเป็นคำถาม ทำให้ความชัดเจนของประเด็นที่ต้องการสื่อสารถูกลดทอนไป แทนที่จะมุ่งสู่การแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างตรงจุด กลับเป็นการเพิ่มตัวเลือกที่ทำให้ลูกน้องต้องตัดสินใจเอง และปัญหาก็คือสิ่งที่ลูกน้องเลือกไม่ตรงกับสิ่งที่หัวหน้าต้องการ กลายเป็นปัญหาใหม่ในการทำงานที่ต้องตามมาสะสางอีก

จริงๆ แล้ว หัวหน้าสามารถถามความเห็นในการแก้ไขกับลูกน้องได้ แต่เมื่อได้คำตอบจากลูกน้อง หัวหน้าก็ต้องสรุปเป็นแนวทางที่ชัดเจนด้วย เพื่อที่ลูกน้องจะได้มุ่งไปที่แนวทางนั้นโดยที่ไม่ต้องเสียเวลา

ไม่ว่าจะเป็นการฟีดแบ็กแบบ Diamond Cutter หรือแบบใดก็ตาม ต้องเน้นที่ ‘ความชัดเจน’ เป็นพื้นฐานสำคัญ เพื่อทำให้การทำงานของทีมเป็นไปอย่างมีระบบ และไม่ต้องเสียเวลาไปกับความคลุมเครือโดยไม่จำเป็น

Sources: https://bit.ly/3S8SAJs

https://bit.ly/3Ds2MZ5

การบรรยายหัวข้อ ‘The Culture Map : Decoding How People Communicate, Lead, and Get Things Done Around The World’ จากงาน Techsauce Global Summit 2022 โดยอีริน เมเยอร์ (Erin Meyer)