ลูกทีมลากระทันหัน จัดการงานไม่ทัน รับมือด้วย ‘60-Minute Backup Plan’ จากองค์กรปั้นผู้นำในสหรัฐฯ

การลางาน = สิ่งที่ ‘กลืนไม่เข้าคายไม่ออก’ ที่สุดในโลกของการทำงาน

เมื่อพูดถึง ‘การลางาน’ ชาวออฟฟิศหลายๆ คนก็มีความเห็นที่ต่างกันออกไป บ้างก็ว่า “การลาเป็นสิทธิ์ของเรา ไม่เห็นจะเป็นเรื่องแปลกเลยที่เราจะใช้สิทธิ์วันลาของตัวเอง” บ้างก็ว่า “การลาทำให้เพื่อนร่วมงานเดือดร้อน หยุดไปก็มีแต่จะทำให้กองงานถูกสุมมากขึ้นกว่าเดิม” หรือสำหรับบางคน “เราจะลาไปทำไม ในเมื่อวันลาก็เป็นวันที่โดนตามงานอยู่ดี”

แต่ไม่ว่า ความเห็นร้อยแปดพันเก้าเกี่ยวกับการลางานจะเป็นอย่างไร บทบาทในชีวิตของเราก็ไม่ได้มีแค่การเป็นพนักงานของบริษัทแห่งหนึ่งอยู่ดี เรายังเป็นลูกสาว/ลูกชายของพ่อแม่ เป็นคนสนิทของใครสักคน และมีธุระของตัวเองที่ต้องจัดการ อีกทั้งร่างกายของเราก็ไม่ใช่เครื่องจักรที่จะทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่หยุดพัก แล้วจะไม่รู้สึกเจ็บป่วยหรือเหนื่อยล้า (บางทีเครื่องจักรที่ทำงานหนักยังต้องได้รับการซ่อมแซม และมีช่วงเวลาได้หยุดพักเลย)

สุดท้ายแล้ว ทุกคนก็ต้องมีช่วงเวลาที่ให้ใช้ ‘วันลา’ ไม่ว่าจะเป็น ‘ลากิจ’ หรือ ‘ลาป่วย’ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้อยู่ดี…

ยิ่งช่วงนี้ โควิด-19 ระลอกใหม่ที่ไม่แน่ใจว่า ควรนับเป็นซีซันที่เท่าไรดี ระบาดอย่างรุนแรงและรวดเร็วกว่าเดิมมาก ทำให้หลายๆ คนต้องลางาน เพื่อหยุดพักรักษาตัว มิหนำซ้ำ บางทีมยังเจอเหตุการณ์การลาแบบส่งไม้ผลัด หรือแปะมือกันลาจากโควิด-19 พอคนแรกรักษาตัวจนหายสนิท แล้วกลับมาทำงานได้ คนที่สองและสามก็เกิดป่วยตามๆ กันมา และคนที่ต้องรับมือกับการจัดสรรงานในสถานการณ์ที่น่าปวดหัวเช่นนี้ก็คือ ‘หัวหน้า’ นั่นเอง

หากมองกันบนพื้นฐานของความเป็นจริงอย่างไม่โลกสวย การลางานก็เป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างลูกทีมกับหัวหน้าไม่ลงรอยกันได้ด้วย เราจะเห็นการระบายความในใจของลูกทีมหลายๆ คนบนโลกออนไลน์อยู่บ่อยๆ ว่า “ทักไปลาป่วยกับหัวหน้า แต่หัวหน้าไม่ค่อยพอใจ เราไม่สบายจริงๆ แค่จะพักรักษาตัวไม่กี่วัน ทำไมหัวหน้าถึงไม่เข้าใจเลย”

อีกทั้งนโยบายการลาป่วยของบริษัทหลายๆ แห่งในไทย ยังไม่สามารถขอลาล่วงหน้าได้ ทำให้การที่ลูกทีมมาขอลาป่วยในความคิดของหัวหน้าบางคน เป็นเหมือนการลากระทันหันที่ตัวหัวหน้าเองก็ตั้งรับไม่ทัน และไม่สามารถจัดการงานในส่วนของคนที่ลาได้อย่างทันท่วงที จนในที่สุด ความสัมพันธ์ระหว่างลูกทีมกับหัวหน้าก็แย่ลง เพราะหัวหน้าหงุดหงิดที่ต้องจัดการงานอย่างกระทันหัน ส่วนลูกทีมก็หงุดหงิดที่หัวหน้าไม่เข้าใจเช่นกัน

แต่สำหรับหัวหน้าอีกหลายๆ คนก็ไม่ได้มองว่า การลางานของลูกทีมเป็นภาระของตัวเอง เพราะหัวหน้ากลุ่มนี้มีการวางแผนสำรองเอาไว้ ต่อให้ลูกทีมจะเกิดปัญหาจนต้องขอลากระทันหันแค่ไหน ก็สามารถจัดการงานต่อได้ทันที

วันนี้ เราจึงนำเทคนิคการวางแผนสำรองที่มีชื่อว่า ’60-Minute Backup Plan’ หรือการวางแผนสำรองใน 60 นาที จาก The Management Center องค์กรพัฒนาภาวะผู้นำในสหรัฐอเมริกา มาฝากหัวหน้าที่ต้องรับมือกับการจัดการงาน เพราะการลางานของลูกทีม และคนที่ต้องการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของตัวเอง

1. คาดหวังผลลัพธ์ของงานแค่ 80 เปอร์เซ็นต์

ก่อนที่เริ่มวางแผนสำรองกับการทำงานใดๆ หัวหน้าต้องลดความเป็นเพอร์เฟกชันนิสต์ และปรับมายด์เซ็ตของตัวเองก่อนว่า นี่คือแผนสำรองที่เป็นเพียงทางเลือกไว้ใช้ทดแทนแผนการทำงานหลัก ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ย่อมมีประสิทธิภาพน้อยกว่าผลลัพธ์จากการทำงานตามแผนการทำงานหลักที่ใช้เป็นปกติอยู่แล้ว

2. มองภาพรวม และวางแผนการทำงาน

หลังจากที่หัวหน้าปรับมายด์เซ็ตของตัวเองได้แล้ว ก็มาถึงขั้นตอนแรกของการสร้างแผนสำรอง เราจะใช้เวลา 15 นาทีแรกตรวจดูว่า งานในความรับผิดชอบของคนที่ลาไปมีส่วนไหนที่ยังทำไม่เสร็จ หรือยังไม่ได้เริ่มทำบ้าง ให้หัวหน้าลิสต์ออกมาเป็นข้อๆ แล้วเรียงลำดับโดยใช้สีเป็นสัญลักษณ์บ่งบอกความสำคัญ อย่างงานด่วน ต้องรีบจัดการทันทีให้ใช้สีแดง ส่วนงานที่ไม่รีบ และรอให้คนที่ลาไปกลับมาทำงานได้ให้ใช้สีเขียว

3. สร้างตารางการทำงานคร่าวๆ

ด้วยความที่ว่า หัวหน้ามีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบหลายอย่าง และมีงานหลายส่วนที่ต้องดูแล การลิสต์ออกมาเป็นข้อๆ เพียงอย่างเดียวจึงไม่พอ เพราะอาจเกิดการตกหล่นได้ ดังนั้น หัวหน้าควรสร้างตารางการทำงานคร่าวๆ เอาให้พอเห็นภาพว่า ต้องทำอะไรก่อนหลัง โดยเรียงลำดับความสำคัญของงานจากมากไปน้อย แล้วนำไปใส่ในตารางจากบนลงล่าง ซึ่งหัวหน้าสามารถใช้เครื่องมืออย่าง Google Spreadsheet หรือโปรแกรม Microsoft Excel เข้ามาช่วยได้

4. มอบหมายงานให้คนในทีม

หลังจากที่หัวหน้าวางแผน และเข้าใจภาพของการทำงานทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาของการมอบหมายงานให้คนในทีมเข้ามาช่วยดูแลงานที่เร่งด่วน โดยหัวหน้าต้องพิจารณาจากขีดความสามารถของคนในทีมเป็นหลัก และที่สำคัญต้องสื่อสารอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความบาดหมางระหว่างคนที่ลาไปกับคนที่ต้องมาทำงานแทน

5. ประชุมชี้แจงหน้าที่อย่างชัดเจน

จริงๆ แล้ว ขั้นตอนนี้ไม่ได้มีความสำคัญมากขนาดนั้น หากหัวหน้ามั่นใจว่า ตัวเองสามารถสื่อสารและถ่ายทอดเนื้องานผ่านทางข้อความได้ชัดเจนแล้ว แต่การประชุมจะมีประโยชน์ในการสื่อสารงานที่มีรายละเอียดซับซ้อน เพราะการสื่อสารแบบพูดคุย ช่วยสร้างความเข้าใจได้ในเวลารวดเร็ว และมีประสิทธิภาพกว่าการสื่อสารทางข้อความ

สุดท้ายแล้ว การที่จะนำเทคนิคที่เรานำมาฝากกันในวันนี้ ไปใช้กับการทำงานของตัวเองได้อย่างประสบความสำเร็จ ต้องเริ่มจากมายด์เซ็ตของคนเป็นหัวหน้า และการมีความเห็นอกเห็นใจที่เป็นคุณสมบัติพื้นฐานในการเป็นหัวหน้าก่อน เพราะหากคุณมองว่า การลางานของลูกทีมยังคงเป็นภาระที่ต้องสะสาง คุณจะไม่มีทางมองเห็นหนทางในการแก้ปัญหาอย่างแน่นอน

Sources: https://bit.ly/3SBtjbL

https://bit.ly/3pbuAbP

https://bit.ly/3SCdEc1