3 เหตุผลทำไมองค์กรควรพัฒนาระบบไอทีเป็นอันดับแรก กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงกับการขับเคลื่อนไปสู่ Digital University

‘ระบบโครงสร้างพื้นฐาน’ เป็นสิ่งที่สำคัญในการพัฒนาหรือต่อยอดหลายอย่าง ในการทำงานก็เช่นกัน องค์กรที่สามารถพัฒนาประสิทธิภาพให้เติบโตอย่างแข็งแกร่งได้ต้องประกอบไปด้วยระบบที่มีประสิทธิภาพ แต่ระบบที่ว่า คือระบบอะไรล่ะ ในเมื่อการทำงานถูกแบ่งออกเป็นหลากหลายส่วน แล้วควรจะต้องเริ่มต้นพัฒนาที่จุดไหนเพื่อให้องค์กรเดินหน้าได้เร็วขึ้น

อย่างที่รู้กันดีว่าโลกในวันนี้ ทุกสิ่งล้วนขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล รวมถึงการทำงานด้วย เมื่อลองนึกว่ามีงานหรือบริการอะไรบ้าง ที่ไม่ต้องอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัลในกระบวนการเลยแม้แต่ขั้นตอนเดียว ก็ยังเป็นเรื่องยากจะตอบได้ ดังนั้น ถ้าคุณกำลังมองหาปัจจัยที่จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการทำงาน ‘ระบบไอทีและเทคโนโลยีดิจิทัล’ จึงเป็นปัจจัยที่ควรใส่ใจก่อนสิ่งอื่นใด

ระบบไอทีและเทคโนโลยีดิจิทัลที่ดีสำคัญไม่ต่างจากการมีถนนดีๆ ตัดผ่านหน้าบ้าน ไม่ว่าองค์กรต้องการมุ่งหน้าไปทิศทางใด ระบบไอทีที่ดีจะสนับสนุนให้บุคลากรนำพาองค์กรไปถึงที่หมายได้อย่างราบรื่น

เราเชื่อว่าหลายคนเห็นด้วยว่าการพัฒนาระบบไอทีให้มีประสิทธิภาพเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะในยุคที่เทคโนโลยีกลายเป็นส่วนหนึ่งในการทำงานของทุกคนแบบนี้ แต่เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น เราจะขอชวนไปดูกรณีศึกษาที่น่าสนใจกัน

ตัวอย่างจากมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง สถาบันชั้นนำของภาคเหนือที่กำลังมุ่งสู่การเป็น ‘Digital University’ มหาวิทยาลัยยุคดิจิทัลที่ขับเคลื่อนการเรียนรู้ด้วยเทคโนโลยี ซึ่งแน่นอนว่าการจะไปสู่เป้าหมายนี้ได้ ระบบไอทีและเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยจะต้องมีความพร้อมในเรื่องนี้ด้วย 

โดยหน่วยงานที่ดูแลเรื่องเป็นหลักนี้ก็คือ ‘ศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ’ ของมหาวิทยาลัย ที่คอยบริการอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่ายและระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ รวมทั้งวางแผนและนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้สนับสนุนการเรียนรู้

และเพื่อเตรียมความพร้อมไปสู่การเป็นมหาวิทยาลัยยุคดิจิทัล ทาง Intel ก็ได้เข้ามามีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนครั้งนี้ด้วย โดยได้เอา ‘แพลตฟอร์ม Intel vPro®’ มาทดลองใช้ในมหาวิทยาลัย ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการกรณีศึกษาครั้งนี้ ได้สะท้อนให้เห็นว่า ‘ทำไมองค์กรควรพัฒนาระบบไอทีเป็นอันดับแรก’

รู้จักกับ Intel vPro® สิ่งนี้คืออะไร และทำไมต้องเป็น Intel vPro®

‘Intel vPro®’  แพลตฟอร์มบนเครื่องพีซีที่มาพร้อมโซลูชันในการทำงานในธุรกิจ แพลตฟอร์มนี้ถูกออกแบบมาเพื่อการใช้งานในองค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ด้วยความเสถียร ระบบรักษาความปลอดภัย  และระบบควบคุมทางไกล 

แต่ถึงอย่างไร การที่หน่วยงานจะตัดสินใจเลือกนำเครื่องมือหรือระบบใดมาใช้ ก็ต้องผ่านการพิจารณาอย่างถี่ถ้วน และต้องมั่นใจว่าตัวช่วยนี้จะให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าตามมา

เรื่องนี้อาจารย์ วิทยาศักดิ์ รุจิวรกุล ผู้อำนวยการศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ มองว่าแพลตฟอร์ม Intel vPro® จะเข้ามาตอบโจทย์ของหน่วยงานในเรื่องบุคลากรที่มีจำนวนจำกัด ทำให้ไม่สามารถจัดการเครื่องคอมพิวเตอร์จำนวนมากได้อย่างทั่วถึง 

บอกเล่าประสบการณ์จากผู้ใช้งานจริง ผลลัพธ์ของการพัฒนาระบบไอทีด้วย Intel vPro® 

1.ประหยัดเวลามากขึ้น

อาจารย์ภิญโญ คงมีลาภ หัวหน้าฝ่ายเลขานุการและธุรการ ได้เล่าให้ฟังว่า โดยปกติในตอนเช้าของทุกวัน งานประจำของเจ้าหน้าที่ 1 คน คือต้องคอยเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อเช็กความพร้อม และหากพบว่าเครื่องไหนมีปัญหา ก็ต้องทำการแก้ไขไปทีละเครื่อง งานนี้แม้จะดูไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อน แต่ก็ทำเอาเจ้าหน้าที่ต้องเสียเวลาต่อวันไปไม่น้อยทีเดียว 

แต่เมื่อได้ลองใช้ระบบควบคุมทางไกลที่มีอยู่ใน Intel vPro® พบว่าประหยัดเวลาไปได้เยอะมาก จากที่เจ้าหน้าต้องคอยตรวจเช็กและแก้ไขเครื่องคอมพิวเตอร์ทีละเครื่อง แต่เมื่อควบคุมทางไกลได้ ก็สามารถสั่งการเปิดเครื่องผ่านระบบหลังบ้านได้เลย และถ้าเครื่องไหนมีปัญหาระบบก็จะแจ้งเตือนเข้ามา จากนั้นเจ้าหน้าที่ก็สามารถเข้าไปแก้ไขได้ทันที

“เราใช้คน 1 คนดูแลเหมือนเดิม แต่ที่ได้กลับมาคือเวลา” นี่เป็นมุมมองของอาจารย์ภิญโญ คงมีลาภ ที่กล่าวถึงผลลัพธ์ในมุมผู้ดูแลระบบไอที

เมื่อไม่ต้องคอยเปิดและเช็กเครื่องคอมฯ ทีละเครื่อง ก็ลดเวลาในการทำงานส่วนนี้ไปได้เยอะ เวลาที่ได้เพิ่มมาเจ้าหน้าที่ก็สามารถนำไปใช้ทำงานอื่นๆ ได้อีก 

เรื่องของ ‘ทรัพยากรเวลา’ ถือเป็นสิ่งที่องค์กรและคนทำงานควรให้ความใส่ใจ และย้อนกลับมาดูว่า เราสามารถลดเวลาในการทำงานได้ด้วยวิธีไหน หรือมีเครื่องมืออะไรที่จะช่วยให้ได้งานมากขึ้น แต่ใช้เวลาน้อยลงบ้างไหม ซึ่งสำหรับตัวอย่างของศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศแห่งนี้ ระบบควบคุมทางไกลของ Intel vPro® เป็นสิ่งตอบโจทย์นี้ได้ตรงจุดทีเดียว

2.คุ้มค่างบประมาณ

‘ความคุ้มค่า’ เป็นหนึ่งในเกณฑ์สำคัญที่องค์กรต้องประเมิน ทุกครั้งที่เลือกหรือตัดสินใจดำเนินการบางอย่างไปแล้ว ต้องกลับมาดูว่าผลลัพธ์ที่ได้ตอบสนองความต้องการนั้นมากแค่ไหน และคุ้มรึเปล่ากับงบประมาณที่จ่ายไป 

เช่นเดียวกับที่ศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ อาจารย์ภิญโญ คงมีลาภ ได้เล่าเพิ่มเติมถึงความคุ้มค่าในด้านบุคลากรว่า “ด้วยความสามารถในการควบคุมทางไกลของ Intel vPro® ช่วยให้เราดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์จำนวนมากกว่า 700 เครื่องในห้องแล็บ โดยใช้เจ้าหน้าที่เพียง 1 ท่าน เท่านั้น” 

ส่วนในด้านการใช้จ่าย เรื่องราคาที่คุ้มค่า ประสิทธิภาพ ระยะเวลาการใช้งาน รวมถึงบริการหลังการขาย ปัจจัยเหล่านี้ เป็นสิ่งที่มหาวิทยาลัยคำนึงถึงตั้งแต่แรกอยู่แล้ว พอได้ตัดสินใจเลือกและมาทดลองใช้งานจริง ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ซีพียู Intel ที่มาพร้อมระบบ Intel vPro® ก็พบว่า คุ้มค่ามากกับงบประมาณที่ลงทุนไป 

เนื่องจากในตัวเครื่องมีระบบที่ติดตั้งไว้เสร็จสรรพ ไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม ทำให้ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายตามมา อีกทั้งยังมีบริการหลังจากขายที่น่าประทับใจจากทีมงาน Intel ประเทศไทย ที่เข้ามาดูแลทางมหาวิทยาลัย ตั้งแต่ช่วยติดตั้ง ปรับแต่ง จนใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังคอยใส่ใจ และพร้อมให้คำปรึกษาอยู่ตลอด

3.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อโซลูชันนี้เข้ามาแก้ปัญหาให้กับหน่วยงานได้ อีกทั้งยังคุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนไป ต่อมาประการสุดท้าย เราจะพามาดูว่า เมื่อมีระบบไอทีและเทคโนโลยีที่ดีแล้วจะส่งผลต่อการใช้งานของผู้ใช้ และเพิ่มประสิทธิในการทำงานได้อย่างไร รวมทั้งการพัฒนาระบบครั้งนี้ จะมีส่วนขับเคลื่อนองค์กรได้มากแค่ไหน

จากความเห็นของเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานจริง คุณนพกานต์ พินิจ ช่างเทคนิคประจำศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้เล่าถึงประโยชน์ที่เขาสัมผัสได้จากมุมของผู้ใช้งานคนอื่นๆ ในมหาวิทยาลัย เขาเล่าว่า เขาสามารถเข้าไปดูแลระบบหลังบ้านของคอมพิวเตอร์ในห้องเรียน หรือห้องปฏิบัติการในแต่ละห้องได้ในทันทีไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง เมื่ออาจารย์ผู้สอนแจ้งปัญหาเข้ามา ก็แก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว อาจารย์ผู้สอนก็สามารถสอนได้อย่างต่อเนื่อง ผู้เรียนก็เรียนได้อย่างราบรื่น ไม่มีต้องหยุดชะงัก 

นอกจากนี้ ในจุดเล็กๆ อย่างเรื่องของอินเทอร์เฟซ (interface) ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ และการไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมบนเครื่องของผู้ใช้งาน ก็มีส่วนช่วยให้ผู้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรในมหาวิทยาลัย อาจารย์ผู้สอน หรือนิสิตนักศึกษาต่างก็ใช้งานได้อย่างสะดวก

ส่วนประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ให้บริการอย่างศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศก็เห็นได้ชัดว่า การที่สามารถแก้ไขปัญหา  อัปเดตระบบ หรือติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์ในมหาวิทยาลัยได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น จากการใช้ระบบควบคุมทางไกลทำให้เจ้าหน้าที่สามารถดูแลและให้บริการกับผู้ใช้ในมหาวิทยาลัยได้มากขึ้น และเร็วขึ้นเยอะ

ยกระดับคุณภาพการทำงาน มุ่งสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้

จากตัวอย่างเราได้เล่ามาจะเห็นได้ว่า การพัฒนาระบบไอทีด้วยแพลตฟอร์ม Intel vPro® เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน ทั้งในแง่ของความรวดเร็ว ความคุ้มค่า และประสิทธิภาพ ซึ่งทั้งหมดนี้ ส่งผลให้ศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงสามารถยกระดับการให้บริการดียิ่งขึ้น 

จากผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจในการทดลองครั้งนี้ ในอนาคตศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศได้มีแผนทำการขยายการใช้งานแพลตฟอร์ม Intel vPro® กับเครื่องคอมพิวเตอร์ในมหาวิทยาลัยอย่างทั่วถึง

เรื่องราวทั้งหมดสะท้อนภาพให้เห็นว่า ระบบไอทีและเทคโนโลยีที่ดี มีผลต่อการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงให้เป็น Digital University ที่พร้อมเป็นศูนย์กลางการเรียนรู้ของภูมิภาค

และเช่นเดียวกันกับองค์กรและการทำงานอื่นๆ การพัฒนาระบบเทคโนโลยีที่ดีเป็นปัจจัยหลักในการพัฒนาองค์กรในยุคดิจิทัล ถ้าหากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ให้การพัฒนาระบบไอทีและเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นสิ่งแรกที่คุณจะนึกถึง

สำหรับผู้ที่สนใจแพลตฟอร์ม Intel vPro® สามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] บริษัท อินเทล ไมโครอิเล็กทรอนิกส์ (ประเทศไทย) จำกัด

สามารถดูรายละเอียดการร่วมมือกันระหว่างมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงและ Intel vPro® ได้ที่

Source: oho