ไม่ต้องพึ่ง Line ไม่ต้องง้อ Slack อีกต่อไป! ‘Microsoft Teams’ ตัวช่วยการทำงานแบบ One Stop Service

เชื่อว่า หลายๆ คนน่าจะคุ้นเคยกับไลน์ (Line) หรือสแล็ค (Slack) เป็นอย่างดี เนื่องจาก เป็นแพลตฟอร์มที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน แถมไลน์เองก็ยังขึ้นแท่นเป็นแพลตฟอร์มอันดับ 1 ที่คนไทยใช้เยอะที่สุดด้วย

แต่หากพูดกันตามเนื้อผ้าแล้ว ไลน์ก็ยังเป็นแพลตฟอร์มที่ไม่เวิร์กสำหรับการทำงานนัก เพราะมันก่อให้เกิดการรุกล้ำความเป็นส่วนตัว และอาจบั่นทอนสุขภาพจิตจากการทวงงานนอกเวลา ในขณะเดียวกัน ฟีเจอร์ต่างๆ ของสแล็คก็อาจจะยังไม่ได้ครบเครื่องต่อการใช้งานของบางคนสักเท่าไร

แล้วมีตัวช่วยอื่นอะไรอีกบ้าง? บทความนี้ Future Trends จะพาไปรู้จักกับไมโครซอฟท์ทีม (Microsoft Teams) ตัวช่วยการทำงานแบบ One Stop Service กัน

Microsoft Teams คืออะไร?

Microsoft Teams คือแพลตฟอร์มออนไลน์หนึ่งในผลิตภัณฑ์ลูกของไมโครซอฟต์ 365 (Microsoft 365) ซึ่งเอาไว้ใช้สำหรับนัดหมาย พูดคุย โทรติดต่อ ประชุม ติดตามงาน ตลอดจนเป็นแหล่งในการส่งงาน และสถานที่จัดการเรียนการสอนทางออนไลน์ก็ด้วย

อย่างไรก็ตาม แม้ไมโครซอฟท์ทีมจะก่อตั้งขึ้นมาทีหลังสแล็ค แต่ ณ ตอนนี้ ไมโครซอฟท์ทีมกลับมีส่วนแบ่งทางการตลาดที่แซงหน้าสแล็คเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เห็นได้จากผลสำรวจจากการรวบรวมของเว็บไซต์ chartr ที่ระบุว่า ในปี 2020 มีผู้ใช้งานไมโครซอฟท์ทีมมากถึง 75 ล้านคน ในขณะที่สแล็คมีเพียง 12 ล้านคนเท่านั้น

Microsoft Teams ดีตรงไหน?

1. ยืนหนึ่งเรื่องความครบเครื่อง!

เรามักจะเคยชินกับใช้หลายๆ แพลตฟอร์มในการเรียน และการทำงาน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า หลายๆ ครั้งมันก็กิน Man Hours ในการเปิดๆ ปิดๆ ของเราพอสมควร นอกจากนี้ก็ยังต้องมานั่งไล่รีเช็กซ้ำๆ อีกต่างหาก

แต่ถ้าคุณใช้ไมโครซอฟท์ทีม Pain Point เหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นอย่างแน่นอน เนื่องจาก มันถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการทำงาน และการเรียนการสอนโดยเฉพาะ หรือพูดง่ายๆ ว่า ครบจบในที่เดียว เหมือนกับเอากูเกิลคาเลนดาร์ (Google Calendar), กูเกิลมีต (Google Meet), กูเกิลคลาสรูม (Google Classroom), กูเกิลไดรฟ์ (Google Drive) และไลน์มามัดรวมกัน

กล่าวคือ คุณสามารถยิงคิวนัดประชุมออนไลน์ล่วงหน้า แชร์หน้าจอขณะประชุม จดโน้ต พิมพ์งานพร้อมกับคนอื่นๆ รวมไปถึงก็ยังสามารถสร้างทีมเพื่อติดตามงาน ส่งการบ้าน และเก็บข้อมูลแบบไม่มีวันหมดอายุได้มากถึง 5GB ด้วย

2. อัดหน้าจอแบบทอดเดียวจบ!

แม้ฟีเจอร์อัดหน้าจอจะเป็นสิ่งที่มีในกูเกิลมีตกับซูม (Zoom) จนเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับหลายๆ คนแล้ว แต่หากพูดกันตามตรง มันก็ยังยุ่งยากอยู่ดี เพราะเวลาที่อัดเสร็จ เราก็ต้องมานั่งบันทึกไฟล์แล้วส่งต่อให้คนในออฟฟิศหลายๆ ทอดอีกที

โดยไมโครซอฟท์ทีมก็เข้ามาแก้ปัญหาตรงนี้ได้เป็นอย่างดี เนื่องจาก มีฟีเจอร์ให้เราสร้างทีมแล้วเพิ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องเข้าไป ซึ่งเราสามารถสร้างการประชุม และอัดหน้าจอในนั้นได้ พออัดเสร็จ คลิปการประชุมที่บันทึกก็จะปรากฏขึ้นในทีม แต่ที่พิเศษไปกว่านั้นก็คือ สามารถไปตอบกลับหรือโน้ตทิ้งไว้เพื่อบอกกล่าวคนในทีมได้

3. ไกลแค่ไหนคือใกล้ ‘เหมือนนั่งอยู่ในห้องเดียวกัน’

ต่อให้คนในทีมจะอยู่คนละจังหวัด ไกลกันสักกี่สิบกี่ร้อยกิโลเมตร หรือข้ามน้ำข้ามทะเลก็ตาม แต่การประชุมจะทำให้เราใกล้กันกว่าเดิมด้วย ‘Together Mode’ หรือฟีเจอร์ที่ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence หรือ AI) จะสร้างร่างอวตารของแต่ละคน และจำลองห้องประชุมต่างๆ เข้าด้วยกัน ทำให้เราเลือกได้ว่า ต้องการนั่งอยู่ในห้องประชุมที่ตกแต่งด้วยฉากสไตล์ไหน และเห็นสีหน้าท่าทางของคนอื่นๆ ชัดเจน เสมือนกับว่า กำลังนั่งอยู่ในห้องเดียวกันเลยทีเดียว

4. ‘อ่านง่าย และจัดประเภทข้อความได้’ เหมือน Slack

ถัดมา ที่จะไม่พูดถึงไม่ได้เลยก็คงหนีไม่พ้นความสะดวกที่คล้ายกับสแล็ค ไมโครซอฟท์ทีมมีฟีเจอร์ให้เราปรับแต่งข้อความได้ตามลำดับความสำคัญ ทั้งตัวหนา ตัวบาง การใส่สี การแบ่งย่อหน้า หรือแม้กระทั่งการฝังหัวข้อ และลิงก์ก็เช่นกัน

แต่นอกเหนือจากฟีเจอร์ข้างต้นแล้ว มันก็สามารถจัดประเภทข้อความในทีมให้เราได้ด้วย แบบเดียวกับเวลาตอบกลับคอมเมนต์เพื่อนบนเฟซบุ๊ก (Facebook) เช่น ถ้าเราสร้างบทสนทนาอันหนึ่งในทีม เพื่อนๆ ก็จะสามารถมาตอบกลับใต้บทสนทนานั้นๆ และกดอีโมจิ (Emoji) แสดงความรู้สึกได้ แน่นอนว่า เวลาที่กลับมาอ่านอีกรอบก็ไม่ต้องมานั่งลายตาเพราะบทสนทนาที่สะเปะสะปะอีก

นี่เป็นเพียงบางส่วนที่เรานำมารีวิวให้ดูกันเท่านั้น จริงๆ แล้ว ไมโครซอฟท์ทีมก็ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่ดีต่อใจบรรดามนุษย์ออฟฟิศ และนักเรียนนักศึกษาอีกเพียบ ลองไปใช้กันดู ถ้าเจอฟีเจอร์ไหนเด็ดๆ หรือมีแพลตฟอร์มอื่นที่ปั๊วะปังกว่า ก็อย่าลืมมาคอมเมนต์เล่าให้ฟังกันด้วย เผื่อว่าคนอื่นๆ จะได้ไปใช้ตามกันบ้าง ฮ่า

Source: https://bit.ly/41USBFi