ดูแลคนในทีม จนลืมดูแลตัวเอง รู้จัก ‘Timeboxing’ เทคนิคการจัดสรรเวลา ที่ทำให้ ‘Win’ ทั้งทีมและตัวเอง

“1 วัน มี 24 ชั่วโมง แต่งานเอาไปแล้ว 25 ชั่วโมง”

หลายๆ คนอาจจะกำลังประสบปัญหาเรื่องการจัดสรรเวลาอย่างเหมาะสม เพราะยิ่งโตขึ้น ความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ก็บีบให้ต้องมีความรับผิดชอบมากขึ้น ทำให้ประสิทธิภาพในการจัดสรรเวลาลดลง บางทีใส่ใจและให้เวลากับการทำงานมากเกินไป จนลืมดูแลตัวเองด้วยซ้ำ

เชื่อว่า ทุกคนใฝ่ฝันถึงการจัดสรรเวลาสุดเพอร์เฟกต์ใน 1 วัน โดย 8 ชั่วโมงแรก เป็นเวลาของการนอน 8 ชั่วโมงต่อมา เป็นเวลาของการทำงาน ส่วน 8 ชั่วโมงสุดท้าย เป็นเวลาของการดูแลตัวเอง ชาร์จแบต และพัฒนาทักษะต่างๆ แต่ในความเป็นจริง กลับไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะทำได้เช่นนี้ จนสุดท้าย หลายๆ คนก็ปล่อยให้เป็นเรื่องในอุดมคติต่อไป

โดยเฉพาะคนที่มีตำแหน่งสูงๆ อย่างเมเนเจอร์และหัวหน้าทีม นอกจากที่จะต้องรับผิดชอบงานในส่วนของตัวเองแล้ว ยังต้องคอยดูแลการทำงานของลูกทีมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยตามโฟลว์การทำงานที่วางไว้ด้วย ทำให้ในเวลาทำงาน 8 ชั่วโมง หัวหน้าทีมเอาแต่โฟกัสการทำงานของลูกทีม จนไม่ได้ทำงานของตัวเอง และกลายเป็นว่า ต้องหอบงานของตัวเองไปทำนอกเวลางานแทน ส่งผลให้เวลาที่ควรจะพักกลับไม่ได้พัก จนในที่สุดงานก็ได้เอาเวลา 2 ใน 3 ของชีวิตไป หรือบางทีทำงานไม่เสร็จ งานก็เอาเวลานอนไปด้วย

เพราะปัญหาเรื่องการจัดสรรเวลา เป็นปัญหาสุดคลาสสิกสำหรับทุกคน วันนี้ เราจึงนำเทคนิคการจัดสรรเวลาเพิ่มความโปรดักทีฟสุดโด่งดัง และยังเป็นเคล็ดลับเบื้องหลังความสำเร็จของ ‘อีลอน มัสก์’ (Elon Musk) เจ้าของธุรกิจรถยนต์ไฟฟ้าชื่อดังอย่าง ‘เทสลา’ (Tesla) ที่ควบตำแหน่งมหาเศรษฐีอันดับหนึ่งของโลกมาฝากกัน โดยเป็นเทคนิคที่มีชื่อว่า ‘Timeboxing’ นั่นเอง

Timeboxing คืออะไร?

Timeboxing คือเทคนิคการจัดสรรเวลาที่เกิดจากการผสมผสานกันระหว่าง To-Do List และปฏิทิน เพื่อเติมเต็มช่องว่างของทั้งสองวิธี ปกติ To-Do List จะมีเฉพาะสิ่งที่จะทำ แต่ไม่มีกรอบเวลาในการทำที่ชัดเจน ทำให้ขาดแรงจูงใจในการทำสิ่งที่เขียนไว้ให้เสร็จโดยเร็ว ส่วนปฏิทินก็มีแค่วันที่กับช่องเล็กๆ ที่ไม่สามารถใส่รายละเอียดของสิ่งที่จะทำได้ทั้งหมด

ดังนั้น Timeboxing คือการวางแผนการทำงานที่มีทั้งเวลาและงานที่ต้องทำ แบบครบจบในตารางเดียว ทำให้เราเห็นภาพรวมของการทำงานมากขึ้น และมีเวลาโฟกัสกับงานของตัวเอง ก่อนที่จะไปโฟกัสกับงานของลูกทีม

หลายๆ คนอาจจะกำลังคิดว่า การทำ Timeboxing เป็นเรื่องที่ยุ่งยากอย่างแน่นอน เพราะต้องทำตั้งแต่ตีตารางใหม่หมด ตกแต่งให้สวยงามน่าใช้ เหมือนที่เคยเห็นในอินสตาแกรม (Instagram) แต่ในความเป็นจริงแล้ว การทำ Timeboxing ง่ายกว่าที่คิดมากๆ ไม่จำเป็นต้องทำให้สวยงาม ควรเน้นที่ความเข้าใจ และความสะดวกต่อการใช้งาน มากกว่าปัจจัยอื่นๆ

อาจจะเริ่มจากการทำตารางง่ายๆ ในสมุดบันทึก โดยมีหัวตารางเป็นวันและวันที่ ส่วนด้านข้างเป็นสล็อตเวลาการทำงาน แล้วเว้นช่องไว้สำหรับเติมสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ ยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตสำเร็จรูปในอินเทอร์เน็ตได้ด้วย เพียงแค่เสิร์ชคำว่า ’Timeboxing’ ก็มีเทมเพลตให้เลือกสรรมากมาย หรือจะใช้ Google Calendar มาเป็นแพลตฟอร์มในการต่อยอดทำ Timeboxing ก็ได้เช่นกัน

ประโยชน์ของการทำ Timeboxing

บทความจาก Harvard Business Review ได้กล่าวถึง 100 วิธีสร้างความโปรดักทีฟฉบับมือโปรที่มาจากการสำรวจของ filtered.com บริษัทเทคฯ แห่งหนึ่งในอังกฤษ โดยหนึ่งในวิธีเหล่านั้นมีการทำ Timeboxing อยู่ด้วย ซึ่งนี่ก็เป็นเครื่องพิสูจน์อย่างหนึ่งว่า การทำ Timeboxing มีส่วนช่วยในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานจริงๆ ตัวอย่างเช่น

1. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้หัวหน้าทีมและลูกทีม สื่อสารกันได้ง่ายขึ้น

การที่หัวหน้าทีมทำ Timeboxing ของตัวเองอย่างชัดเจน ไม่ได้มีประโยชน์แค่กับตัวหัวหน้าทีมเองเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์กับลูกทีมด้วย บ่อยครั้งที่การจัดสรรเวลาของหัวหน้าทีมและลูกทีมไม่ตรงกัน ทำให้เกิดการประสานงานล่าช้า กว่าจะคุยรายละเอียดของตัวงาน จนเข้าใจตรงกัน ต้องใช้เวลามากเกินความจำเป็น

ดังนั้น หัวหน้าทีมสามารถแชร์ Timeboxing ของตัวเองในส่วนที่แชร์ให้ลูกทีมรับรู้ได้ว่า ช่วงเวลานี้ เป็นช่วงที่จะโฟกัสกับตัวเองเพื่อเคลียร์งาน และช่วงเวลานี้ เป็นช่วงที่จะเริ่มประสานงานกับทุกคน การทำเช่นนี้ จะช่วยให้ลูกทีมทราบว่า ช่วงเวลาที่ควรพูดคุยกับหัวหน้าทีม เพื่อให้งานเสร็จเร็วที่สุด คือช่วงเวลาใด

2. หัวหน้าทีมสามารถประเมินประสิทธิภาพการทำงานของตัวเองได้ดียิ่งขึ้น

การทำ Timeboxing เก็บไว้ เป็นเหมือนการเก็บสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของตัวเอง จะช่วยให้หัวหน้าทีมเห็นภาพรวมว่า ช่วงที่ผ่านมา มีอะไรที่สำเร็จหรือไม่สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้บ้าง ทำให้วิเคราะห์ต่อได้ว่า สิ่งที่ไม่สำเร็จ มีข้อบกพร่องอะไรที่ต้องแก้ไขเพิ่มเติม และหากไม่มีการทำ Timeboxing หรือการทำสถิติไว้เลย หัวหน้าทีมเองก็คงไม่มีข้อมูลมากพอที่ถอดบทเรียนความผิดพลาดมาคุยกับทีมได้

3. ทำให้หัวหน้าทีมมีวินัยกับตัวเอง และรู้สึกโปรดักทีฟมากขึ้น

การทำ Timeboxing ก็เหมือนกับการเล่นเกม สิ่งที่เราเขียนลงไปในตาราง คือเควสต์ที่ต้องพิชิตให้สำเร็จ ซึ่งการเขียนสิ่งที่ต้องทำ หรือเป้าหมายออกมาอย่างชัดเจน จะเป็นตัวกระตุ้นให้มีโอกาสในการทำสิ่งนั้นสำเร็จมากขึ้น แล้วยิ่งมีกรอบของเวลาที่มากำหนดอย่างชัดเจนด้วยแล้ว ก็ยิ่งทำให้มีโอกาสที่จะทำสิ่งนั้นสำเร็จขึ้นไปอีก

ในเมื่อมองการทำ Timeboxing เป็นหมือนกับการเล่นเกมไปแล้ว เราก็อาจจะเพิ่มการให้รางวัลกับตัวเอง หรือชื่นชมตัวเองว่า ‘เก่งมาก’ เมื่อทำสิ่งที่เขียนลงไปเสร็จ คล้ายๆ กับการพิชิตเควสต์ในเกมสำเร็จ แล้วจะได้ไอเทมมาใช้ต่อ ทำให้การเล่นเกมของเราสนุกขึ้น ซึ่งนี่เป็นการต่อยอด และเพิ่มโอกาสความสำเร็จจากการทำ Timeboxing ไปอีกขั้น

จริงๆ แล้ว ประโยชน์ของ Timeboxing ยังมีอีกมากมาย นอกจากที่หัวหน้าทีมจะใช้เพื่อการจัดสรรเวลาการทำงานของตัวเองแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อติดตามการทำงานของลูกทีมได้ด้วย แต่การทำ Timeboxing จะไม่มีประโยชน์เลย หากคนที่นำไปใช้ไม่มีวินัยกับตัวเองมากพอ หรือละเลยความสำคัญของสิ่งที่เขียนลงไป

ดังนั้น การทำ Timeboxing ที่มีประโยชน์ และมีประสิทธิภาพสูงสุด คือการนำไปใช้ และประเมินกับตัวเองบ่อยๆ ถึงผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้งาน หากรู้สึกว่า การทำ Timeboxing ไม่มีประสิทธิภาพเท่าเดิม ให้ลองย้อนกลับมาถามตัวเองอยู่เสมอว่า เรากำลังพลาดหรือตกหล่นอะไรไปหรือเปล่า?

แล้วทุกคนคิดว่า สิ่งที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากการวางแผนที่ดี คืออะไร? ลองมาแชร์กันใต้คอนเมนต์ได้นะ!

Sources: https://bit.ly/3QKzsRR

https://bit.ly/3Owke0Y