6 เคล็ดลับยกระดับการประชุมไม่ให้เสียเวลาจากผู้เขียนหนังสือ ‘The Surprising Science of Meetings’

ชีวิตคนวัยทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาไม่น้อยไปกับการประชุม ทั้งประชุมออนไลน์และเจอกันในห้องแบบเห็นหน้า โดยหลายคนยอมรับว่า บางครั้งการประชุมก็ทำให้เสียเวลา รู้สึกว่าเอาไปทำงานอื่นน่าจะได้ประโยชน์คุ้มกว่า

ด้วยเหตุนี้ หลักสูตร MBA จำนวนมากจึงมักแนะนำผู้บริหารให้พยายามประชุมกันให้น้อยที่สุด แต่ถึงอย่างไร การประชุมเพื่อระดมความคิด แก้ไขปัญหา หรืออัปเดตสถานการณ์ของบริษัท ก็ยังคงเป็นสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้

สตีเว่น จี.โรเจลเบิร์ก (Steven G. Rogelberg) อาจารย์มหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา ในสหรัฐฯ ผู้เขียนหนังสือ ‘The Surprising Science of Meetings’ ที่รวบรวมทั้งข้อดีและข้อเสียของการประชุม จึงแนะนำวิธีทำให้การประชุมแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากการศึกษาของเขา

6 เคล็ดลับที่อาจารย์สตีเว่นแนะนำมีดังนี้

1. ไม่ควรกำหนดวาระ แต่ตั้งเป็นคำถาม

หากคุณมีคำถามที่ต้องการคำตอบ ไม่ใช่แค่คำถามว่าทำไมเราต้องนัดประชุม คุณจะรู้ได้ทันทีว่า การประชุมนี้ประสบความสำเร็จหรือไม่ เมื่อคุณได้คำตอบจากการประชุมนั้น

2. ต้องแน่ใจว่า การประชุมทำให้งานสำเร็จได้จริง

การประชุมไม่ใช่มีขึ้นเพื่อกำหนดวาระทางสังคม หรือสร้างชุมชนร่วมกัน สิ่งเหล่านั้นเป็นผลพลอยได้จากการประชุมที่มีประสิทธิภาพ เพราะเมื่อคนได้รับประสบการณ์ที่ดีจากการเข้าประชุม พวกเขามีแนวโน้มที่จะสามัคคีกันมากขึ้น แต่การประชุมที่ดีต้องเป็นการทำให้งานสำเร็จลุล่วงเป็นหลัก

3. ต้องมีผู้บริหารดูแลการประชุม

ถึงแม้การประชุมจะเป็นหนึ่งในงานที่มีราคาแพงที่สุดขององค์กร แต่หลายองค์กรมักไม่มีผู้บริหารคอยดูแลหน้าที่นี้โดยเฉพาะ

องค์กรควรกำหนดตัวบุคคลที่เป็นผู้นำคอยดูแลการประชุม และกระตุ้นให้ผู้นำคนอื่นๆ จัดการประชุมกับลูกทีมเมื่อมีเรื่องใหม่เข้ามาเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง รวมถึงช่วยกำหนดรูปแบบการประชุมว่า เรื่องไหนควรนัดประชุม ต้องเชิญใครเข้าร่วมบ้าง และควรใช้เวลานานแค่ไหน? หรือพูดง่ายๆ ว่า มีตำแหน่งผู้ตรวจสอบการประชุมนั่นเอง

4. ใช้เวลาให้กระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้

จากข้อมูลสถิติพบว่า ทีมมีแนวโน้มจะทำงานได้มากขึ้นเมื่อต้องแข่งกับเวลา ดังนั้น เมื่อให้เวลาจำกัด พวกเขาจะโฟกัสกับงานได้มากกว่าปกติ เช่นเดียวกับการประชุมที่มีเวลาจำกัด จะเร่งให้ทุกคนสามารถหาแนวทางร่วมกันได้ดีขึ้น

5. เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วม

ผลวิจัยพบว่า พนักงานมักจัดอันดับให้การประชุมที่หัวหน้า หรือผู้บริหารพูดมากกว่าคนอื่น คือ การประชุมที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุด สิ่งนี้จึงโยงไปสู่เหตุผลพื้นฐานของการประชุมที่ดี นั่นคือ มันออกแบบมาเพื่อเปิดโอกาสให้ทุกคนมีอำนาจในการแสดงความคิดของตัวเอง

6. ถามหาฟีดแบ็ก

องค์กรทั่วไปมักไม่มีกระบวนการประเมินผลว่า การประชุมแต่ละครั้งได้ผลตามที่ตั้งเป้าหรือไม่ หากเรามองไปที่ผลสำรวจการมีส่วนร่วมของบริษัทต่างๆ เกือบทุกบริษัทไม่มีคอนเทนต์เกี่ยวกับการประชุม และนั่นคือปัญหาใหญ่

ทั้งหมดที่กล่าวมา คือ เคล็ดลับที่อาจารย์สตีเว่นแนะนำ เพื่อช่วยให้การประชุมครั้งต่อไปมีประสิทธิภาพมากขึ้น และอาจทำให้พนักงานออฟฟิศทุกคนเลิกเบื่อหน่ายการประชุม เพราะการเจอกันแต่ละครั้งจะมีความหมายมากขึ้น และไม่ทำให้ใครต้องรู้สึกว่า มันช่างเป็นการเสียเวลาอีกต่อไป

เขียนโดย Phanuwat Auaudomchaisakun

Source: http://bit.ly/3zHpObA