เมื่อคุณก้าวมาเป็นผู้นำ ซึ่งจำเป็นต้องสร้างทีมขึ้นมาใหม่ หรือปรับปรุงทีมเดิมที่มีอยู่แล้ว เพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้บรรลุผล สิ่งแรกที่ต้องทำคือ มองหาคนที่ใช่มาร่วมทีม หรือไม่ก็เอาใครสักคนออกไป!
“การที่ทีมมีคนสองคนที่คิดอะไรคล้ายๆ กัน ถือเป็นความซ้ำซ้อน” คือคำกล่าวของ วิลเลียม ริกลีย์ จูเนียร์ (William Wrigley Jr.) เจ้าของบริษัทผลิตหมากฝรั่งยักษ์ใหญ่ของสหรัฐฯ ชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นของการมีคนที่หลากหลายมาร่วมทีม ซึ่งมีงานวิจัยต่างๆ สนับสนุนแนวคิดดังกล่าว โดยระบุว่า ยิ่งทีมมีความหลากหลายมากเท่าไร ยิ่งมีความเป็นไปได้ที่งานจะมีความเป็นนวัตกรรมและได้คุณภาพสูง
ทีมที่จำเป็นต้องมีคนลักษณะเฉพาะตัวแตกต่างหลากหลาย ต้องคำนึงถึงผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นอันดับแรก รวมถึงคำนึงถึงจุดแข็งทั้งในด้านงานและทักษะด้านคนด้วย โดยบทความที่ได้รับการยกย่องมายาวนานในนิตยสาร Harvard Business Review เรื่อง ‘วินัยของทีม’ (The Discipline of Teams) ของ จอห์น แคตเซนบาค (John Katzenbach) และ ดักลาส สมิธ (Douglas Smith) ได้ให้คำจำกัดความของความเป็นทีมที่ดีที่สุดว่า “คนจำนวนน้อยที่มีทักษะอันเป็นประโยชน์ ซึ่งยึดมั่นต่อสิ่งต่อไปนี้ร่วมกัน คือ วัตถุประสงค์ เป้าหมายด้านผลงาน และแนวทางในการรับผิดชอบซึ่งกันและกัน”
จากคำจำกัดความข้างต้นแสดงให้เห็นว่า ทีมที่ดีต้องตอบโจทย์วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้ และสามารถหาแนวทางร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผล โดย แมรี ชาพิโร (Mary Shapiro) ผู้คิดหลักสูตร Trust Professorship of Leadership Development คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยซิมมอนส์ (Simmons University) ผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างทีมและกลยุทธ์การบริหารจัดการ ได้พัฒนาหลักการเพื่อใช้ในการรวบรวมสมาชิกให้กลายเป็น ‘Winning Team’ หรือทีมแห่งผู้ชนะ 3 ข้อ ดังต่อไปนี้
1. ทำทีมให้มีขนาดเล็กที่สุด
ยิ่งทีมมีขนาดใหญ่ ยิ่งยากต่อการจัดการและกระบวนการทำงาน ฉะนั้น ควรสรรหาคนร่วมทีมให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยกำหนดให้คนมีทักษะและมุมมองครบตามที่ต้องการ เพื่อสร้างเป็น ‘ทีมหลัก’ สำหรับทำงาน ขณะที่บางโอกาสอาจมีการขอความช่วยเหลือ จากคนที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านมาเสริมในเนื้อหางานบางส่วน ให้กำหนดคนเหล่านี้เป็น ‘ที่ปรึกษา’ หรือ ‘ทีมสนับสนุน’ แทน
กรณีผู้นำที่ต้องเข้ามาดูแลทีมที่จัดตั้งขึ้นแล้ว ก่อนดำเนินงานต่อไปจะต้องเริ่มด้วยการคัดสรรว่า ใครควรอยู่ในทีมหลักต่อไป และใครบ้างที่ควรตัดออกจากทีม (เพื่อย้ายไปเป็นที่ปรึกษา ทีมสนับสนุน หรือสังกัดทีมอื่น เป็นต้น) การมีจำนวนสมาชิกน้อยที่สุดเท่าที่จำเป็นยังจะช่วยให้เคลื่อนตัวได้เร็ว ลดความซ้ำซ้อน และลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นให้น้อยที่สุด
2. รวมทักษะที่หลากหลาย
การสร้างทีมเพื่อทำงานจำเป็นต้องกำหนดทักษะและประเภทของความเชี่ยวชาญที่จำเป็นต้องมีไปพร้อมๆ กับขั้นตอนก่อนหน้า โดยทักษะดังกล่าวต้องตอบโจทย์ให้งานบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย รวมถึงต้องส่งเสริมความร่วมมือในการทำงานในทีมอีกด้วย โดยคุณสมบัติที่ต้องการเหล่านี้ จะเป็นส่วนที่นำมาประเมินความสามารถของทีมในภายหลังได้อีกด้วย
ในการมองทักษะที่ต้องการ ต้องพิจารณาทั้งด้านความเชี่ยวชาญด้านงานและด้านคน เช่น ทักษะงาน: ชำนาญด้านการตลาด วิศวกรรม เทคโนโลยี หรือวิเคราะห์ข้อมูล (Hard Skill) เป็นต้น ส่วนทักษะในการทำงานร่วมกัน: ทักษะในการจูงใจ การเจรจาต่อรอง ความฉลาดด้านอารมณ์ หรือการแสวงหาข้อยุติ เป็นต้น (Soft Skill)
3. ผสานวิธีการทำงานที่หลากหลาย
ทีมทีดีที่สุดจะมีส่วนผสมของรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย เช่น มีทั้งคนที่ทำงานแบบใส่ใจในรายละเอียดและคนที่มองภาพกว้าง คนที่ตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลและคนที่พึ่งพาสัญชาตญาณ หรือคนที่ปรับตัวช้าแต่ดำเนินการด้วยความชัดเจนและคนที่ปรับตัวได้เร็วโดยตัดสินใจเฉียบพลันบนความไม่แน่นอนได้ เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ยากที่จะรวมคนที่แตกต่างกันทุกรูปแบบได้ แต่ให้หาคนที่มีรูปแบบการทำงานที่แตกต่างเท่าที่จำเป็นต้องใช้ หรือคนที่มีลักษณะที่จำเป็นต่อความสำเร็จของงานและทีม เช่น หากต้องทำงานเพื่อปรับตัวอย่างรวดเร็วตามกระแส จำเป็นต้องมีทั้งคนที่ปรับตัวได้เร็วบนความไม่แน่นอนของการเปลี่ยนแปลงมาตอบโจทย์ดังกล่าว และต้องมีคนที่อาจจะปรับตัวได้ช้า แต่ทำงานด้วยข้อมูล หลักฐาน หรือการวิเคราะห์อย่างละเอียดรอบคอบมาร่วมทีมด้วย ซึ่งคนทั้งสองแบบจะช่วยเสนอวิธีการทำงานหรือวิธีแก้ปัญหาที่หลากหลาย รวมถึงสามารถดำเนินการทั้งระยะสั้นและระยะยาวได้ เป็นการช่วยเสริมจุดอ่อนและจุดแข็งซึ่งกันและกัน
สรุปคือ การสร้างทีมแห่งผู้ชนะจำเป็นต้องมีคนที่มีทักษะที่จำเป็นต้องใช้ทั้งหมด ทั้งในแง่ของความเชี่ยวชาญในเนื้องานและทักษะด้านคน (ทั้ง Hard Skill และ Soft Skill) และในคนเหล่านั้นจำเป็นต้องมีความหลากหลายในแนวคิดในการทำงาน เพื่อแสวงหาวิธีการหรือทางเลือกที่หลากหลาย ทั้งยังเป็นการเสริมจุดแข็งและพยุงจุดอ่อนซึ่งกันและกัน โดยกำหนดจำนวนคนในทีมให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เพื่อให้ขับเคลื่อนทีมได้รวดเร็วและลดความขัดแย้งหรือซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็นออกไปให้มากที่สุด
หลักการ 3 ข้อที่กล่าวไป เป็นหนึ่งในโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญ ที่เปรียบเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการสร้างทีม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายไปสู่ความสำเร็จที่ตั้งไว้ เป็นขั้นแรกที่สำคัญ และต้องใส่ใจเพื่อไปสู่ความสำเร็จนั่นเอง
เขียนโดย Phoothit Arunphoon
Source: หนังสือ ‘HBR Guide to Leading Teams’ (คัมภีร์บริหารทีมงาน จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด) เขียนโดย Mary Shapiro แปลโดย คมสัน ขจรชีพพันธุ์งาม สำนักพิมพ์ Expernetbooks