“1 วันมี 24 ชั่วโมง ใช้เวลาประชุมไปแล้ว 25 ชั่วโมง”
“ทำงานที่แปลว่า ประชุมในเวลา ส่วนงานเอาไปทำนอกเวลา”
เวลาถึงต้นสัปดาห์ปุ๊บ ก็โดนยิงคิวลงในปฏิทินรัวๆ จากปกติงานหลักที่ต้องรับผิดชอบอยู่แล้ว พอมาเจออะไรแบบนี้อีก งานที่กองพะเนินก็ยิ่งดองเค็มกันเข้าไปใหญ่ หนักไปกว่านั้นคือ บางคนก็โดนยิงคิวประชุมทั้งวี่ทั้งวันจนต้องมานั่งยิงคิวกินข้าว และเลิกงานให้ตัวเองด้วย ฮ่า ไหนทีมของใครมีพฤติกรรมทำนองนี้บ้าง? ยกมือขึ้นมาแสดงตัวกันหน่อยเร็ว!
คิดว่า ปัญหานี้น่าจะเกิดขึ้นบ่อยกับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นระดับ Entry-level, Manager, Director-level ไปจนถึง C-level ก็ด้วย ที่ถึงแม้จะพยายามวางแผนให้ดี รีบปั่นงานให้เสร็จเร็วแค่ไหน ก็ไม่วายวนลูปการทำงานที่แก้ไม่ตกอยู่ดี
แต่รู้หรือไม่ว่า เจฟฟ์ เบโซส (Jeff Bezos) เจ้าพ่อยักษ์ใหญ่อีคอมเมิร์ซอย่างอเมซอน (Amazon) แก้ปัญหาเรื่องนี้ด้วย ‘พิซซ่า’
ใช่! คุณฟังไม่ผิดหรอก นี่คือกุญแจความสำเร็จของอดีตซีอีโอบริษัทอันดับต้นๆ และมหาเศรษฐีเบอร์ 1 ของโลกจริงๆ แต่ไม่ใช่การสั่งพิซซ่ามานั่งกินไป ประชุมไปให้อารมณ์ดีหรอกนะ เพราะแท้จริงแล้ว เป็นแค่การอิงแนวคิดหลักๆ มาจากจำนวนชิ้นพิซซ่าแต่ละถาดก็เท่านั้น
แล้วพิซซ่าที่ว่าคืออะไร เข้ามาช่วยชีวิตเจฟฟ์ และทีมงานของอเมซอนยังไง และมีข้อควรระวังอะไรบ้าง? ในบทความนี้ Future Trends จะมาพาไปรู้จักกับ ‘Two Pizza Rule กฎพิซซ่า 2 ถาด’ กัน
Two Pizza Rule คืออะไร?
ถึงแม้จะมีสำนวนเคยบอกไว้ว่า ‘สองหัวดีกว่าหัวเดียว’ การทำอะไรคนเดียวนั้นไม่มีทางดีกว่าการช่วยกันคิดช่วยกันทำ ประโยคที่มองเผินๆ แล้วดูสมเหตุสมผล ทว่า อาจจะใช้ไม่ได้กับเคสนี้ เนื่องจาก บางทีหลายหัวที่มากเกินไปเหล่านี้ก็คือ ‘กับดัก’ ของการประชุมที่ไม่ได้ประสิทธิภาพ คุยกันไม่รู้เรื่อง ไม่ได้ทั้งประชุม และไม่ได้ทั้งงาน
เจฟฟ์เคยอธิบายถึงกฎพิซซ่า 2 ถาดไว้ว่า “ถ้าคุณไม่สามารถเลี้ยงพิซซ่าทีมด้วย 2 ถาด นั่นแสดงว่าทีมของคุณใหญ่เกินไป”
จริงอยู่ว่า การประชุมใหญ่ มีผู้เข้าร่วมทีละมากๆ ทำให้ทีมได้ร่วมกันแชร์ไอเดีย แสดงความคิดเห็นร่วมกัน ซึ่งเป็นเรื่องที่ดี แต่ในทางกลับกัน มันก็ไปลดประสิทธิภาพของการทำงานด้วย วลีอย่าง ‘ยิ่งมากคน ก็ยิ่งมากเรื่อง’ ที่ค่อนข้างเชิงลบก็อาจไม่เกินจริงนัก เพราะพอยิ่งคนมีส่วนร่วมมากเท่าไร การประชุมก็ยิ่งต้องโฟกัสมากขึ้น เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการคุยกันไม่รู้เรื่อง หรือข้อผิดพลาดอื่นตามมา
Two Pizza Rule ใช้ยังไง?
อย่างที่บอกไปว่า แนวคิดนี้อิงหลักการมาจากจำนวนชิ้นพิซซ่าแต่ละถาด โดยวิธีการใช้ก็ตั้งอยู่บนพื้นฐานของการ ‘จำกัดจำนวน’ ลดทอนผู้เข้าร่วมที่ไม่สำคัญออกไป ทั้งนี้ ก็มีกฎเหล็กว่า ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องเป็นคนที่มีความ ‘เกี่ยวข้อง จำเป็น’ กับการประชุมงานชิ้นนั้น และต้องมีจำนวนเพียงแค่พอดีกินพิซซ่า 2 ถาด หรืออยู่ที่ 8-10 คนเท่านั้น
3 เหตุผลว่า ทำไม Two Pizza Rule ถึงเป็น ‘กฎทอง’ ของอาณาจักรอเมซอน?
หลังจากที่รู้จักกฎนี้ ทั้งความหมาย และวิธีใช้กันไปแล้ว ทีนี้ ต่อไปเราลองมาดูกันว่า อะไรคือปัจจัยที่ทำให้ Two Pizza Rule กฎธรรมดากลายเป็นเครื่องมือสำคัญ สร้างความสำเร็จที่ไม่ธรรมดาของอเมซอน?
1. ช่วยยกระดับการมีส่วนร่วมไปอีกขั้น
การประชุมโดยใช้ผู้เข้าร่วมประชุมเท่าที่จำเป็นไม่เพียงช่วยทุ่นทั้งแรง และเวลาให้ทีมของคุณ แต่ยังช่วยสร้างบรรยากาศการมีส่วนร่วมอย่างแท้จริงด้วย อารมณ์เวลาเดียวกับเวลามีผู้เข้าร่วมเยอะๆ แม้จะมีหลายคนช่วยกันออกไอเดีย แต่ในทางตรงกันข้าม ก็อาจไปลดการมีส่วนร่วมของบางคนโดยไม่รู้ตัว สร้างการคิดแบบติดกลุ่ม (Groupthink) ทำให้เกิดความรู้สึกกลัวแตกต่าง ไม่กล้าพูดไอเดียนั้นออกมา
แต่ถ้าบางทีมีความคล้ายกันนิดหน่อย ก็เลยขอเลือกอยู่เฉยๆ แทน ดังนั้น ไอเดียที่คล้ายแต่อาจจะดีกว่าจึงถูกปัดตกอัตโนมัติ หรือต่อให้เขากล้า ก็มีความเป็นไปได้ว่า อาจไม่ถูกรับฟังอย่างละเอียดเท่าที่ควร เนื่องจาก ไอเดียในห้องประชุมนั้นเต็มไปหมด อีกทั้งยังอาจสร้างพฤติกรรมการอู้งาน (Social Loafing) ให้เกิดขึ้นกับบางคนด้วย
2. ช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ ไอเดียเจ๋งๆ
เมื่อคนน้อยลง ทุกคนได้ใช้ศักยภาพของตัวเองอย่างเต็มที่ผ่านการแสดงความคิด ระดมสมองกันมากขึ้นแล้ว แน่นอนว่า ความคิดสร้างสรรค์ ไอเดียดีๆ ก็ยิ่งตกผลึกมากขึ้นตามไปด้วย ซึ่งก็ไม่แน่ว่า ไอเดียจากการประชุมแต่ละครั้งอาจนำไปสู่ผลงานชิ้นโบว์แดง นวัตกรรมสุดล้ำของโลกใบนี้เลยก็ได้
3. ช่วยเพิ่มความคล่องตัว
พอจำกัดจำนวนคน เอาแค่คนที่จำเป็นเข้าประชุม เวลามีเรื่องไหนต้องตัดสินใจก็เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลารอถามครบทั้งบริษัทอีกต่อไป โดยก็ช่วยให้ประสิทธิภาพของการทำงานดีขึ้น ทีมบางคนที่ไม่เกี่ยวข้องไม่ต้องเสียเวลาเปล่า รวมไปถึงยังเวิร์กกับยุคที่เต็มไปด้วยความไม่แน่นอนแบบทุกวันนี้เช่นกัน
ข้อควรระวังของ Two Pizza Rule มีอะไรบ้าง?
อย่างไรก็ตาม หากนำกฎนี้ไปใช้ แยกย่อยกันแล้วไม่คุยกันบ่อยๆ เข้า ก็อาจทำให้เกิดการทำงานประเภทไซโล (Silo) ที่อยู่กันแบบบ้านใครบ้านมัน สูญเสียความเป็นทีมเวิร์กไป ฉะนั้น แยกประชุมได้ แต่ระหว่างทีมต้องคุยกันบ่อยๆ ด้วย แนะนำว่า อาจจะลองจัดประชุมเล็กๆ แล้วเอาตัวแทนแต่ละทีมย่อยเข้ามาคุยกันทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนดู
อันที่จริงกฎนี้ก็เหมือนกับวิธีการที่ซันดาร์ พิชัย (Sundar Pichai) ซีอีโอกูเกิล (Google) ใช้แก้ปัญหาการประชุมไม่รู้เรื่องด้วยการจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมให้ไม่เกิน 10 คนเลย ลดจำนวนคนลง เอาเท่าที่จำเป็น ทำทุกอย่างให้ง่าย เพียงเท่านี้ทุกคนจะได้ไม่เลิกงานแบบทิพย์ๆ มีเวลาไปฉลองพิซซ่าด้วยกันต่อแล้ว
Sources: https://bit.ly/3Lw536P