การจัดการประชุมเป็นกิจกรรมที่ทำให้ทุกคนได้พูดคุยแลกเปลี่ยน และหาข้อสรุปที่ตรงกันในตอนท้าย เพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม หรือองค์กร อย่างไรก็ตาม การจัดประชุมในแต่ละครั้งก็ไม่ใช่เรื่องที่ดีเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อการประชุมนั้นมากไป ซึ่งนอกจากจะกินเวลาเพิ่มขึ้นแล้ว ก็ยังส่งผลต่อสุขภาพจิตของผู้เข้าร่วมการประชุมที่อาจเป็นผลเสียในระยะยาวทั้งกับตัวพนักงาน และองค์กรด้วย
จากการสำรวจพบว่า พนักงานโดยเฉลี่ยเข้าประชุม 62 ครั้งต่อเดือน โดยกว่าครึ่งหนึ่งรู้สึกว่า ‘เสียเวลา’ และยังทำให้ความ Productive ลดลง เพราะฉะนั้น นี่จึงไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร หากทุกวันนี้ บางองค์กรจะให้ความสำคัญกับเรื่องดังกล่าว ยกตัวอย่างเช่น นโยบายที่พยายามลดจำนวนการประชุมให้เหลือน้อยที่สุด ในทางกลับกัน บางองค์กรเองก็ไม่ได้เล็งเห็นความสำคัญนี้แม้แต่น้อย
แล้วการประชุมที่มากเกินไปส่งผลต่อสุขภาพจิตของผู้เข้าร่วมอย่างไร มีผลกับการทำงานยังไงบ้าง? ในบทความนี้ Future Trends จะพาไปดูกัน
เพิ่มความเครียด และความวิตกกังวล
ความเครียดจากการทำงานถือเป็นปัญหาสามัญที่ทุกคนจะต้องพบในเวลาทำงานกันอยู่แล้ว การประชุมหลายครั้งนั้นสามารถทำให้พนักงานที่เครียดอยู่แล้ว ‘เครียดมากขึ้นได้อีก’ เพราะการประชุมแต่ละครั้งนั้น เราต้องพยายามมีส่วนร่วม พูดคุย โต้ตอบกับคนในที่ประชุมอยู่ตลอด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คนที่มีตำแหน่งระดับสูง และแน่นอนว่า การพูดต่อหน้าคนจำนวนมากก็ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทุกคนเสมอไป
นอกจากนี้ ยังมีเรื่องของความวิตกกังวลเกิดขึ้นด้วย อย่างช่วงเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม เราต้องเตรียมตัวยังไง เตรียมตัวดีแล้วหรือยัง ต้องทำอย่างไรให้การประชุมไม่เสียเวลาเปล่า สิ่งที่ควรได้จากการประชุมครั้งนี้ ควรจะพูดอะไร และถ้าถูกถามกลับ จะตอบแบบไหนดี? โดยคำถามที่เกิดก่อนการประชุมเหล่านี้ก็ล้วนแต่มีส่วนสร้างความวิตกกังวลทั้งหมดให้มากขึ้นเช่นกัน
ฉันกลัวพลาดเรื่องสำคัญ ฉันกลัวตามคนอื่นไม่ทัน!
แม้เราจะรู้ว่า การประชุมที่มากไปอาจส่งผลเสียได้ แต่หนึ่งในสาเหตุหลักที่เรายังรู้สึกว่า ต้องเข้าประชุมให้ได้อยู่คือ ‘Fear of Missing Out’ หรือที่เรียกว่า ‘FOMO’ ซึ่งเป็นความวิตกกังวลว่า ตัวเองจะพลาดบางอย่างที่น่าสนใจ น่าตื่นเต้น หรือสิ่งสำคัญไป เช่นเดียวกับการที่เราพยายามเข้าประชุมอยู่ตลอด โดยก็ตั้งอยู่บนจิตวิทยาที่ว่า เพราะกลัวที่จะพลาดเรื่องสำคัญที่อยู่ในการประชุมนั่นเอง
ทั้งอาการ FOMO และการประชุมที่มากไปต่างส่งผลซึ่งกันและกัน การประชุมที่มากไปก่อให้เกิดอาการ Fear of Missing Out ที่ไปกระตุ้นให้พนักงานพยายามจัด และเข้าร่วมประชุมอีกเรื่อยๆ หรือพูดง่ายๆ ว่า เป็นวงจรวนลูปไม่รู้จบ ซึ่งแน่นอนว่า การประชุมที่มากเกินไป รวมไปถึงจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่เยอะเกินก็สามารถส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงาน และการประชุมแต่ละครั้งลดลงด้วย
ร่างกาย Overload รับข้อมูลเยอะไป
ตามปกติ การประชุมแต่ละครั้งเราต้องรับข้อมูลมากมายอยู่เสมอ แต่ในความเป็นจริง สมองของคนเราก็มีขีดจำกัดในตัวเอง การรับข้อมูลในปริมาณที่มากไปสามารถส่งผลเสียโดยตรงต่อสุขภาพจิตได้ ไม่ว่าจะเป็นความ Productive ที่ถูกลดทอนลง การตั้งสมาธิที่ยากขึ้น ประสิทธิภาพการรับรู้ที่น้อยลง จนท้ายที่สุดแล้ว ก็ส่งผลให้การตัดสินใจแย่ลง และยังเป็นการใช้พลังของเราออกไปเรื่อยๆ ด้วย โดยทั้งหมดนี้ก็ส่งผลโดยตรงต่อการทำงานเช่นกัน
ลดแรงจูงใจการมีส่วนร่วมลง
เมื่อพนักงานต้องเข้าประชุมหลายครั้งจนเริ่มรู้สึกว่า ‘เสียเวลา’ แทนที่จะได้เอาเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่สำคัญกว่า ตราบเท่าที่ยังมีการประชุมอยู่ แน่นอนว่า สิ่งที่ตามมาคือแรงจูงใจจะค่อยๆ น้อยลงเรื่อยๆ ซึ่งก็ส่งผลให้การมีส่วนร่วมในการประชุม หรือแม้กระทั่งการทำงานร่วมกันนั้นลดลงตาม แม้จะดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อยเพราะส่วนใหญ่เป็นความรู้สึกส่วนตัวของพนักงาน แต่ถ้าปล่อยให้มีปัญหานี้มากไป ก็สามารถนำไปสู่การลาออกได้ในที่สุด
ทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากไป
ในการประชุมนั้น พนักงานหลายคนมีแนวโน้มที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกันระหว่างที่ประชุมไปด้วย จากผลการวิจัยของมหาวิทยาลัยซัสเซกส์ (University of Sussex) พบว่า คนที่ชอบทำงานหลายอย่างพร้อมกัน สมองส่วนที่เรียกว่า ‘Anterior Cingulate Cortex’ ที่เกี่ยวข้องกับการมี Empathy การควบคุมอารมณ์ และการรู้คิดนั้นมีความหนาแน่นน้อยกว่าปกติ
นอกจากนี้ ผลการศึกษาจากมหาวิทยาลัยลอนดอน (University of London) ยังชี้ให้เห็นอีกด้วยว่า ผู้ที่ชอบทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะมีคะแนนไอคิวลดลง เทียบเท่ากับคนที่ใช้กัญชา หรือคนที่อดนอนทั้งคืนเป็นประจำ แถมก็เป็นผลเสียต่อสุขภาพจิต และการทำงานเป็นอย่างมากด้วย
แม้ทั้งหมดนี้จะชี้ให้เห็นข้อเท็จจริงว่า การประชุมที่มากไปนั้นมีข้อเสียมากกว่าข้อดี อย่างไรก็ตาม ในโลกของการทำงานแล้ว การประชุมก็ยังถือว่า เป็นสิ่งจำเป็นอยู่ดี เพราะฉะนั้น ทางออกที่ดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ก็คือ ‘การจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ’ ประชุมแต่ละครั้งควรได้ข้อสรุปที่ต้องการอย่างครบถ้วน ไม่ให้รู้สึกว่า เป็นการเสียเวลา เรวมไปถึงจะได้ไม่ต้องจัดการประชุมอยู่บ่อยๆ จนส่งผลเสียตามมา อย่างที่กล่าวไปทั้งหมดนั่นเอง
Sources: https://bit.ly/3PAQ8K8