การเลื่อนขั้น หรือการได้โปรโมตในตำแหน่งที่สูงขึ้น คงเป็นความสุขของหลายๆ คน เพราะนอกจากที่จะได้ค่าตอบแทนสูงขึ้นแล้ว ยังสะท้อนให้เห็นถึงความตั้งใจ และการสั่งสมประสบการณ์ จนมีความสามารถที่คู่ควรกับตำแหน่งที่สูงขึ้นด้วย แต่แล้วรสชาติของตำแหน่งใหม่กลับไม่ได้หอมหวานอย่างที่คิด ยิ่งมีตำแหน่งสูงขึ้น ความรับผิดชอบก็มากขึ้นตามมา กลายเป็นว่า มีโจทย์ใหม่ๆ ให้ชาเลนจ์อย่างไม่หยุดไม่หย่อน
โดยเฉพาะหัวหน้ามือใหม่ที่เพิ่งรับตำแหน่งมาหมาดๆ หรือเป็นหัวหน้ามาได้ไม่กี่เดือน คงรู้สึกถึงความ ‘Culture Shock’ บางอย่างที่ตอนเป็นเพียงพนักงานธรรมดาไม่เคยรู้มาก่อนว่า คนเป็นหัวหน้าต้องทำอย่างนี้ด้วย รวมถึงมีคำถามมากมายที่ยังต้องหาคำตอบอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการวางตัวของหัวหน้าที่ดีควรเป็นอย่างไร? หน้าที่ของหัวหน้าที่แท้จริงคืออะไร ดูแลการทำงานในทีมให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ปั้นคนให้มีความสามารถ หรือต้องทำทั้งสองอย่างควบคู่กันไป?
นอกจากคำถามที่ยังหาคำตอบไม่ได้ หัวหน้ามือใหม่ก็ยังมีสิ่งที่ต้องเรียนรู้อีกมากมาย โดยเฉพาะลักษณะการทำงานที่เปลี่ยนไป จากที่เคยเป็นคนลงมือทำ ก็ต้องกลายเป็นคนที่ต้องควบคุมการทำงานแทน ความเปลี่ยนแปลงมากมายที่ถาโถมเข้ามาในระยะเวลาสั้นๆ ทำให้เกิดความเครียดกับหัวหน้ามือใหม่หลายๆ คนเป็นอย่างมาก และอาจจะพัฒนาเป็นภาวะหมดไฟ (Burnout) ในที่สุด
ผลการศึกษาจากมหาวิทยาลัยอิลลินอยส์ (University of Illinois) ประเทศสหรัฐอเมริกา ระบุว่า ทักษะความเป็นผู้นำมีติดตัวมาตั้งแต่เกิดแค่ 30 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น ส่วนอีก 70 เปอร์เซ็นต์ที่เหลือ ต้องเกิดจากการเรียนรู้ และขัดเกลาทักษะของตัวเองอยู่เสมอ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่หัวหน้ามือใหม่จะรู้สึกสับสนกับการเป็นหัวหน้าที่ดี เพราะทักษะความเป็นผู้นำต้องใช้เวลาในการเรียนรู้จริงๆ
ถึงแม้ว่า คุณอาจจะไม่ได้ ‘Born to be good leader’ แต่คุณสามารถ ‘Learn to be good leader’ ได้ วันนี้ เราจึงนำเครื่องมือที่จะช่วยให้ทุกคนก้าวสู่ความเป็นหัวหน้าที่ดีได้อย่างมีประสิทธิภาพมาฝากกัน ซึ่งก็คือเทคนิคการวิเคราะห์ตัวเองที่มีชื่อว่า ‘การวิเคราะห์ SWOT’ (SWOT Analysis) นั่นเอง
คำว่า SWOT ย่อมาจาก Strengths Weaknesses Opportunities และ Threats ปกติการวิเคราะห์ SWOT จะถูกใช้ในวงการธุรกิจเป็นหลัก เพราะเป็นเครื่องมือแรกๆ ที่คนทำธุรกิจต้องหยิบมาใช้ในการวิเคราะห์ธุรกิจของตัวเอง แต่จริงๆ แล้ว การวิเคราะห์ SWOT สามารถใช้ในการวิเคราะห์ตัวเอง เพื่อพัฒนาศักยภาพการทำงานได้ด้วย โดยเราจะยกตัวอย่างการนำเทคนิคไปใช้ผ่านตัวละครสมมติที่ชื่อว่า ‘ลอร่า’ หัวหน้าทีมการตลาดมือใหม่ที่เพิ่งรับตำแหน่งมาได้เพียง 2 เดือน
S : จุดแข็ง (Strengths)
อย่างแรก เราต้องลิสต์จุดแข็งของตัวเองออกมาให้ได้มากที่สุดก่อน โดยต้องมองให้ครบในทุกมิติของการทำงาน ทั้งประสิทธิภาพการทำงาน และความสัมพันธ์กับลูกทีม เพื่อดูว่า จุดแข็งที่เรามีสามารถต่อยอดสู่ความเป็นหัวหน้าที่ดีได้อย่างไรบ้าง
ตัวอย่างเช่น ลอร่าเป็นคนที่มีความรู้เกี่ยวกับศาสตร์ด้านการตลาดเป็นอย่างดี ทำให้งานของลอร่ามีความละเอียด และไม่มีจุดที่ผิดพลาดเลย อีกทั้งยังเป็นคนอัธยาศัยดี ทำให้เป็นที่รักของเพื่อนร่วมงาน
W : จุดอ่อน (Weaknesses)
เมื่อเรารู้แล้วว่า ตัวเองมีจุดแข็งอย่างไรบ้าง ก็ถึงคราวที่ต้องสำรวจจุดอ่อนของตัวเอง หรือสิ่งที่ยังขาดหายไป พยายามลิสต์ออกมาให้ได้มากที่สุด เพราะจะเป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาตัวเอง เพื่อก้าวสู่ความเป็นหัวหน้าที่ดี
ตัวอย่างเช่น ลอร่าเป็นคนที่จัดสรรเวลาไม่ดี ทำให้ต้องหอบงานไปทำนอกเวลางานอยู่ตลอด ส่งผลให้พักผ่อนไม่เพียงพอ เมื่อถึงเวลาที่ต้องประชุมภายในทีม กลายเป็นว่า ลอร่าไม่สามารถสื่อสารกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนเกิดความเข้าใจผิดในการทำงาน
O : โอกาส (Opportunities)
หัวหน้าต้องเป็นคนที่มีวิสัยทัศน์กว้างไกล รู้ว่า อะไรคือโอกาสหรือสิ่งที่ทำให้ทีมเติบโต และเกิดการพัฒนาความสามารถ จนมีความพร้อมที่จะพิชิตเป้าหมายใหญ่ตามที่วางไว้ได้สำเร็จ
ตัวอย่างเช่น ลอร่าได้ข่าวเกี่ยวกับงานสัมมนาที่มีวิทยากรเป็นนักธุรกิจที่มีชื่อเสียงระดับประเทศ ลอร่าก็นำแผนการเข้าฟังสัมมนาไปพูดคุยกับบริษัท เพื่อให้บริษัทสนับสนุนงบประมาณในส่วนนี้
T : อุปสรรค (Threats)
การที่เรารู้ว่า อุปสรรคที่ขัดขวางการทำงาน หรือการเป็นหัวหน้าที่ดีคืออะไร จะทำให้เราสามารถหาวิธีรับมือกับอุปสรรคได้อย่างทันท่วงที
ตัวอย่างเช่น ลูกทีมของลอร่ามีคนที่อายุมากกว่า ซึ่งลอร่าไม่สามารถก้าวข้ามระบบอาวุโส (Seniority) ไปได้ ทำให้การทำงานเกิดความติดขัด เพราะเกิดความเกรงใจในการพูดคุยอย่างตรงไปตรงมา และบริษัทของลอร่ายังคงใช้นโยบายการทำงานแบบ Work From Home ทำให้การเชื่อมสัมพันธ์กับคนในทีมยากขึ้นด้วย
หลังจากที่ลิสต์ทุกอย่างออกมา เราจะเห็นภาพกว้างๆ ถึงลักษณะการทำงานของตัวเอง ทำให้เราสามารถโฟกัสไปที่การพัฒนาจุดแข็ง การแก้ไขจุดอ่อน การแสวงหาโอกาส และการรับมือกับอุปสรรคได้ดียิ่งขึ้น
และเมื่อหัวหน้าทำการวิเคราะห์ตัวเอง จนพัฒนาความเป็นหัวหน้าที่ดีได้แล้ว ยังสามารถนำการวิเคราะห์ SWOT มาใช้ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของลูกทีม เพื่อเป็นข้อมูลในการพัฒนาทักษะของลูกทีมผ่านการพูดคุยแบบ 1 ต่อ 1 (1-on-1 coaching) ได้ด้วย