ฟังเนื้อหาการประชุมไม่รู้เรื่อง เพราะนั่งไกลจากหัวโต๊ะ
จะนำเสนอไอเดียของตัวเอง แต่ไม่มีใครสนใจ
รู้สึกไม่มีส่วนร่วมกับการประชุมทั้งที่ตั้งใจฟังมากๆ
สารพันเหตุการณ์ที่สะท้อนถึงการใช้เวลาไปอย่างเปล่าเปื่อยกับ ‘การประชุม’ ที่ไม่มีประสิทธิภาพและไม่สามารถดึงศักยภาพของคนทำงานได้อย่างเต็มที่ จนกลายเป็นประเด็นหนักอกหนักใจและปัญหาคาราคาซังสำหรับชาวออฟฟิศที่ไม่สามารถหลีกหนีคำว่า ‘ประชุม’ ในชีวิตการทำงานได้
แม้หลายคนมองว่า สาเหตุที่ทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ จะเกิดจากสไตล์การนำประชุมที่สร้างความกดดันและความตึงเครียดในการหาข้อสรุปร่วมกัน แต่จริงๆ แล้ว อาจจะไม่ใช่แค่เรื่องของ ‘บรรยากาศ’ ที่เกิดขึ้นในการประชุมเท่านั้น เพราะองค์ประกอบเล็กๆ น้อยๆ ที่หลายคนมองข้ามไปอย่าง ‘โต๊ะประชุม’ ก็มีผลไม่น้อยเช่นกัน
ทำไมการจัดโต๊ะประชุมถึงเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้? Future Trends จะมาไขความลับเกี่ยวกับ ‘โต๊ะประชุม’ ผ่านกรณีศึกษาห้องประชุมที่ไม่มีโต๊ะยาวของ ‘Pixar’ ค่ายแอนิเมชันระดับโลกในบทความนี้
โต๊ะยาว = สิ่งกีดขวางการค้นหา ‘ไอเดียทองคำ’
สำหรับคนรักแอนิเมชัน ชื่อของ ‘Pixar’ คงเป็นค่ายแอนิเมชันในดวงใจที่สามารถเติมเต็มจินตนาการและความสุขในวัยเด็กด้วยเรื่องราวสนุกๆ มากมาย เช่น โลกที่ของเล่นมีชีวิตอย่าง Toy Story, การผจญภัยของปลาการ์ตูนตัวน้อยอย่าง Finding Nemo และการทำตามความฝันของคุณปู่วัยเก๋าอย่าง Up เป็นต้น
แน่นอนว่า สูตรลับความสำเร็จของค่ายแอนิเมชันชื่อก้องโลกรายนี้ คงหนีไม่พ้น ‘ไอเดียทองคำ’ ที่ค่อยๆ ถักทอเรียงร้อยเป็นเรื่องราวกินใจและตัวละครในความทรงจำ ซึ่งไอเดียที่ดีย่อมเกิดจากความสร้างสรรค์และการทำงานเป็นทีม
แต่การรังสรรค์สิ่งใหม่ๆ ผ่านการเสนอไอเดียตลอดเวลา เป็นการทำงานที่กดดันและไม่มีอะไรการันตีเลยว่า คุณจะมีไอเดียทองคำที่นำมาสร้างเป็นแอนิเมชันหมื่นล้านได้หรือเปล่า มิหนำซ้ำ อาจจะต้องอยู่กับภาวะหมดไฟ (Burnout) เพราะไม่สามารถสร้างมาตรฐานใหม่ในการทำงานได้ จนกลายเป็นความรู้สึกเบื่องานไปโดยปริยาย
แล้ว Pixar บริษัทระดับโลกที่ต้องทำงานกับ ‘ความสร้างสรรค์’ ตลอดเวลา รับมือกับปัญหาเหล่านี้อย่างไร?
วงสนทนาในมื้ออาหารกลางวันของ ‘เอ็ด แคตมูลล์’ (Ed Catmull) ผู้ร่วมก่อตั้ง Pixar กับหัวหน้าฝ่าย Motion Picture ของสตูดิโอแห่งหนึ่ง มีการพูดถึงวิธีการปั้นองค์กรให้เต็มไปด้วยความสร้างสรรค์ สำหรับวัฒนธรรมองค์กรของ Pixar เอ็ดมองว่า ผลงานแต่ละชิ้นเกิดจากการร่าย ‘เวทมนตร์’ ที่ประกอบร่างจากหลายปัจจัย โดยเฉพาะการเชื่อมโยงคนในองค์กรให้ทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
แม้ว่าความสร้างสรรค์และบุคลากรมากความสามารถ จะสำคัญต่อการทำงานของ Pixar แต่การส่งเสริมความสัมพันธ์ในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญกว่า เพราะเป็นปัจจัยที่ทำให้ทุกคนกล้าเสนอไอเดียของตัวเอง และเพิ่มโอกาสที่ทีมจะได้รับไอเดียดีๆ จนสามารถ ‘สกัด’ เป็นองค์ประกอบในการสร้างสรรค์ผลงานชิ้นโบว์แดงขององค์กร
นอกจากวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างสำหรับทุกคน จะช่วยให้ทุกคนกล้าเสนอไอเดียของตัวเอง การจัดห้องประชุมที่ไม่มี ‘โต๊ะยาว’ ก็เป็นสูตรลับเล็กๆ ที่ช่วยกระตุ้นการระดมสมองของคนในองค์กรเพื่อหาไอเดียสดใหม่ได้อย่างไม่น่าเชื่อ
เอ็ดเล่าถึงเหตุการณ์เกี่ยวกับการจัดห้องประชุมของ Pixar ในหนังสือ Creativity, Inc.: Overcoming the Unseen Forces That Stand in the Way of True Inspiration ว่า โต๊ะยาวของนักออกแบบคนโปรดของสตีฟ จ็อบส์ (Steve Jobs) กลายเป็นปัญหาสำหรับการประชุม เพราะทำให้การสื่อสารติดขัด ยิ่งนั่งไกลจากหัวโต๊ะ ยิ่งต้องใช้พลังในการสื่อสารมากกว่าปกติ ส่งผลให้พลังการเสนอไอเดียแผ่วลงตามไปด้วย
มิหนำซ้ำ ที่โต๊ะประชุมยังมีป้ายระบุตำแหน่งและที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุมอย่างชัดเจน ยิ่งเป็นการตอกย้ำลำดับขั้นในการทำงาน จนกลายเป็นกรอบที่ครอบการแสดงความเห็นและการเสนอไอเดีย เพราะสายตาแห่งความคาดหวังของผู้บริหารระดับสูงที่จับจ้องมายังคนทำงาน ทำให้เกิดความประหม่าและความไม่มั่นใจในความคิดของตัวเอง
เมื่อเป็นเช่นนั้น เอ็ดต้องการทำลายวัฒนธรรมอันน่าอึดอัดในห้องประชุม เพราะเขาเชื่อว่า การสร้างสรรค์ผลงานด้วยไอเดียสุดบรรเจิด ต้องเกิดจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และไม่มีลำดับขั้นคอยกดทับการแสดงความเห็น เอ็ดตัดสินใจเอาโต๊ะยาวลูกรักของจ็อบส์ออกจากห้องประชุม และนำโต๊ะสี่เหลี่ยมจัตุรัสเข้ามาใช้แทน
ผลปรากฏว่า การตัดสินใจครั้งนี้ให้ผลลัพธ์ดีเกินคาด เพราะทุกคนกล้าที่จะแสดงความเห็นและเสนอไอเดียของตัวเอง จนได้ไอเดียดีๆ มาสานต่อเป็นผลงานมากมาย รวมถึงยังช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนทำงานได้อย่างเป็นธรรมชาติ เพราะความสมมาตรของโต๊ะ ทำให้ทุกคนสบตากันโดยอัตโนมัติ และรับรู้ภาษากายของอีกฝ่าย ช่วยเสริมความมั่นใจในการนำเสนอได้อีกทาง
การใช้โต๊ะประชุมเป็นทรงสี่เหลี่ยมจัตุรัส คือวัฒนธรรมองค์กรของ Pixar ที่ส่งต่อมาถึงปัจจุบัน ในสารคดี Inside Pixar (2020) บน Disney+ ที่พาไปสำรวจการทำงานของชาว Pixar แต่ละคนผ่านการสัมภาษณ์และชมบรรยากาศการทำงาน เผยให้เห็นบางช่วงบางตอนของการประชุมที่ทุกคนจะมานั่งรอบๆ โต๊ะขนาดเล็กที่ตั้งอยู่กลางห้อง หรือบางครั้งก็เป็นการประชุมที่ไม่มีโต๊ะกลางด้วยซ้ำ
แม้ว่าการจัดห้องประชุมของ Pixar จะเป็นขั้วตรงข้ามกับรูปแบบที่คุ้นเคย และอาจให้ผลลัพธ์ในการการประชุมดีกว่า แต่ในความเป็นจริง การจัดห้องประชุมหรือตำแหน่งที่นั่งไม่มีรูปแบบตายตัว เพราะองค์กรควรหารูปแบบที่เหมาะสมกับตัวเองที่สุด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้ทุกคนตระหนักถึงความสำคัญของการประชุม
กรณีศึกษาของ Pixar สะท้อนความสำคัญของ ‘โต๊ะประชุม’ ที่หลายคนมองข้ามไปได้อย่างดี และยังเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้คนในองค์กรเฉิดฉายในแบบของตัวเอง และพร้อมที่จะเป็นก้าวเล็กๆ ในการผลักดันองค์กรให้เติบโตผ่านการนำเสนอไอเดียที่ภาคภูมิใจ
Sources: https://bit.ly/3pY9fXc
สารคดี Inside Pixar (2020) บน Disney+