ในโลกของการทำงาน หนึ่งในหน้าที่สำคัญของหัวหน้าคือ ‘การกระจายงานที่ได้รับมอบหมายให้กับสมาชิกในทีม’ ซึ่งก็ไม่ใช่แค่การได้งานมาแล้วผลักไปให้ลูกน้อง รอรับงานที่ส่งอย่างเดียวเท่านั้น แต่จริงๆ แล้ว ควรกระจายงานให้เหมาะกับความสามารถของแต่ละคน ลำดับความสำคัญของงาน และกำหนดเวลาที่ชัดเจนด้วย ทว่า หลายๆ ครั้งหน้าที่นี้ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคนเป็นหัวหน้าอย่างเราๆ สักเท่าไร
แล้วเราจะกระจายให้งานถูกคน ถูกความสามารถ และถูกเวลาได้อย่างไร? ในบทความนี้ Future Trends จะมาแนะนำ Eisenhower Matrix เทคนิคที่จะช่วยกระจายงานให้ลูกน้องได้ง่ายขึ้นกัน รับรองว่า อ่านจบแล้วนำไปปรับใช้ คุณจะก้าวขึ้นไปเป็นหัวหน้าที่ดีได้ไม่ยากอย่างแน่นอน!
Eisenhower Matrix คือเทคนิคการลำดับความสำคัญของงานที่ถูกคิดค้นโดยดไวท์ ดี ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งเขาได้แจกแจงงานออกมาในตารางเป็น 4 ประเภทใหญ่ๆ ด้วยกัน ดังนี้
1. งานเร่งด่วน และสำคัญ
งานประเภทนี้เป็นงานที่มีความยาก และท้าทายมากที่สุด เพราะนอกจากจะเร่งด่วน และต้องทำให้เสร็จเร็วแล้ว ยังเป็นงานที่มีความละเอียด มีผลกระทบต่อภาพรวมเยอะด้วย หลักๆ งานเร่งด่วน และสำคัญลักษณะนี้มักจะเต็มไปด้วยความกดดันที่สูง และต้องใช้ความสามารถ ทักษะที่ดีมาก นี่จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมงานประเภทถึงเหมาะกับการให้หัวหน้าทีมอย่างเราๆ ที่มีความสามารถสูง และแบกรับความกดดันได้ดีทำนั่นเอง
2. งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
งานประเภทนี้มักเป็นงานที่เกี่ยวกับรายละเอียดยิบย่อย ไม่ได้ส่งผลต่อภาพรวมมากนัก แต่ก็จำเป็นจะต้องมีไว้อยู่ ดังนั้น งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญเลยเหมาะกับลูกน้องที่สามารถจัดการรายละเอียดต่างๆ ภายในเวลาที่จำกัดได้เป็นอย่างดี เนื่องจาก ไว้ใจได้ว่า จะไม่ขาดตกบกพร่อง ไม่ต้องลงไปประกบมากนัก
3. งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ
ตามปกติ งานประเภทนี้จะมีปริมาณมากที่สุด และถึงจะเป็นงานสำคัญ แต่ด้วยความไม่เร่งด่วนสักเท่าไร ประกอบกับความกดดันจากเดดไลน์ที่ไม่มากเท่างานเร่งด่วน ทั้งหมดนี้ จึงส่งผลให้ความท้าทายอยู่ในระดับกำลังพอดี ไม่มากไป เพราะฉะนั้น งานประเภทที่ 3 เลยเหมาะกับสมาชิกในทีมเกือบทุกประเภท และเราควรจะกระจายออกไปให้ทุกคนในทีมได้ทำอย่างทั่วถึงมากที่สุด
4. งานไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ
อาจจะดูน่าสงสัยว่า งานประเภทนี้มีอยู่จริงเหรอ? แต่หลายๆ ครั้ง เวลาลองทำลิสต์งานขึ้นมา เราก็มักจะเผลอใส่ลงไปโดยไม่รู้ตัว ฉะนั้น การจัดประเภทงานด้วย Eisenhower Matrix จะช่วยให้เราได้ทบทวนอีกครั้งว่า ในลิสต์งานทั้งหมด มีงานที่เข้าข่ายนี้หรือไม่? รวมไปถึงงานประเภทที่เป็นตัวทำลายความ Productive เช่นนี้ก็ยังเป็นงานที่ไม่สำคัญ ไม่เหมาะกับสมาชิกในทีมสักคนทั้งนั้น โดยทางเลือกที่ดีที่สุดของการจัดการก็คือ ‘การตัดทิ้งไปเลย’ นั่นเอง
อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่สุดในเทคนิคนี้ก็คือ การรู้ว่า ‘งานเร่งด่วน’ กับ ’งานสำคัญ’ คืออะไร แตกต่างกันยังไง? งานเร่งด่วนคือ งานที่ต้องให้ความสนใจ ต้องลงมือทำ และรีบตัดสินใจทันที ส่วนงานสำคัญคือ งานที่มีความละเอียด ต้องอาศัย Productivity สูง มีผลกับโปรเจกต์มาก หรือเมื่อทำเสร็จ จะส่งผลต่อความคืบหน้าเยอะ
การจำแนกงานทั้ง 4 ประเภทยังคงเป็นเพียงการแยกประเภทแบบคร่าวๆ เท่านั้น แต่ท้ายที่สุดแล้ว ก็ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยอื่นให้พิจารณาก่อนจะกระจายงานให้กับทีมอีกเพียบ โดยนั่นก็เป็นความรับผิดชอบที่มาพร้อมกับตำแหน่งหัวหน้าอยู่แล้ว แม้จะเป็นเรื่องที่ยาก แต่หากเรารู้จักการลำดับความสำคัญที่ถูกต้อง ก็ถือว่า เป็นการเริ่มต้นที่ดี และเทคนิค Eisenhower Matrix นี้ก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกน่าสนใจที่จะช่วยคุณกระจายงานให้ลูกน้อง ก้าวขึ้นไปเป็นหัวหน้าที่ดีได้สำเร็จ