ทำงานน้อยๆ แต่ได้ผลลัพธ์มากกว่าที่เคย ‘กฎ 80/20’ และการนำไปใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เคยสังเกตหรือไม่ว่าหลายๆ เหตุการณ์ในโลกนี้หรือในชีวิตของเราที่เคยพบเจอ มักจะมีสาเหตุมาจากสิ่งเล็กๆ หรือมีปริมาณที่น้อยเมื่อเทียบกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น เช่น การที่เว็บไซต์ล่มไปทั้งเว็บเพราะโค้ดที่ผิดพลาดแค่ไม่กี่ตัว โปรเจกต์ที่ติดขัดเดินต่อไม่ได้เพราะปัญหาแค่อย่างเดียว หรือยอดขายส่วนมากของบริษัทที่มาจากพนักงานแค่ไม่กี่คน ปรากฏการณ์หล่านี้ สามารถอธิบายได้ด้วย ‘กฎ 80/20’ ที่พูดถึงความไม่สมดุลกันระหว่างปัจจัยกับผลลัพธ์ และยังนำมาปรับใช้ในได้หลายบริบท รวมถึงในการทำงานด้วยเช่นกัน

กฎ 80/20 คืออะไร?

กฎ 80/20 หรือที่รู้จักในชื่อ ‘Pareto Principle’ ถูกนิยามโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto ในช่วงศตวรรษที่ 19 โดยเขาได้ตั้งข้อสังเกตว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลถั่วลันเตา มาจากต้นถั่วลันเตาเพียงแค่ 20 เปอร์เซ็นต์จากต้นถั่วลันเตาทั้งหมดของเขา และต่อมา เขาก็สังเกตอีกว่า ประชาการอิตาลีเพียงแค่ 20 เปอร์เซ็นต์ สามารถสร้างรายได้ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของระบบเศรษฐกิจในประเทศ รวมถึงที่ดินกว่า 80 เปอร์เซ็นต์ในอิตาลี ก็ถูกถือครองโดยประชากรอิตาลีเพียง 20 เปอร์เซ็นต์

จากการสังเกตนี้ เขาเลยสรุปว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์นั้น เกิดมาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของปัจจัยทั้งหมด ซึ่งข้อสรุปนี้ ก็สามารถนำไปใช้อธิบายปรากฏการณ์หรือเหตุการณ์หลายๆ อย่างที่เกิดขึ้นในโลกหรือในชีวิตของเราได้อย่างหลากหลาย แต่สัดส่วนหรือตัวเลขระหว่างผลลัพธ์กับปัจจัยนั้น ไม่จำเป็นต้อง 80/20 เสมอไป ใจความสำคัญของกฎนี้ คือการที่ปัจจัยในจำนวนหรือสัดส่วนที่น้อยนั้น สามารถสร้างผลลัพธ์ในปริมาณหรือสัดส่วนที่มากได้ เมื่อเราเข้าใจถึงหลักการนี้แล้ว เราก็สามารถที่จะนำมาใช้ประโยชน์ได้ในหลากหลายบริบทในชีวิตของเรา โดยในบทความนี้จะพูดถึงในบริบทของการทำงานเป็นหลัก

แล้วจะนำไปปรับใช้ในการทำงานได้ยังไง?

ในบริบทของการทำงาน เราอาจเคยเจอเหตุการณ์ที่เหมือนจะยุ่งกับงานอยู่ตลอดเวลา แต่พอหมดวันแล้ว ความคืบหน้าโดยรวมของโปรเจกต์กลับออกมาน้อยกว่าที่คิด ซึ่งถ้าหากอธิบายด้วยกฎ 80/20 แล้ว เราอาจจะมัวแต่ทำงานที่มีความสำคัญหรือให้ผลลัพธ์ที่น้อย และละเลยหรืออาจผัดวันประกันพรุ่งงานที่มีความสำคัญมากๆ หรือให้ผลลัพธ์ที่เยอะต่อโปรเจกต์โดยรวมมากกว่า ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องที่แปลก เพราะงานประเภทนี้มักจะมีความยาก ซึ่งต้องใช้พลังงานและความพยายามมากกว่างานที่ให้ความคืบหน้าในปริมาณที่น้อย ซึ่งก็มักจะง่ายกว่าอยู่แล้ว

ในการที่จะทำตามกฎ 80/20 ได้ เราจำเป็นที่จะต้องรู้ว่า ปัจจัยอะไรที่จะทำให้เกิดผลลัพธ์ในปริมาณที่มากได้ กล่าวคือ เราต้องหาว่า ปัจจัย 20 เปอร์เซ็นต์ของเรานั้นคืออะไร ในบริบทของการทำงานก็เช่นกัน หากเราต้องการที่จะทำงานให้ได้ผลลัพธ์และความคืบหน้ามากที่สุด เราก็จำเป็นที่จะต้องรู้ ว่างานไหนที่มีผลต่อโปรเจกต์โดยรวมมากที่สุด ให้ความคืบหน้าและผลลัพธ์มากที่สุด โดยที่งานเหล่านี้ก็ควรที่จะถูกให้ความสำคัญมากที่สุดเป็นอันดับแรก

หากต้องการที่จะทำตามกฎ 80/20 ดูเหมือนว่า เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องทำงานใหญ่ๆ ก่อน แม้ว่างานนั้นจะเป็นงานที่ยากกว่าก็ตาม แต่ระหว่างการทำงานยิบย่อยหลายสิบงาน โดยที่ความคืบหน้าของโปรเจกต์ไม่ไปไหนมากนัก กับการทำงานสำคัญๆ เพียงแค่ไม่กี่งาน แต่ให้ความคืบหน้าที่เทียบเท่าหรือมากกว่าการทำงานยิบย่อยหลายๆ งานตามกฎ 80/20 ก็ดูเหมือนว่าอย่างหลังนั้นจะเป็นตัวเลือกที่ดูดีกว่า

โดยสรุปแล้ว การใช้กฎ 80/20 ในบริบทของการทำงานมีประโยชน์โดยตรงในเรื่องของการลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งจะสามารถต่อยอดไปถึงการบริหารเวลา และการแบ่งงานกันภายในทีมได้ด้วย แต่ถึงอย่างนั้น ก็ไม่ได้แปลว่าให้ละเลยงานยิบย่อยที่มีความสำคัญน้อยกว่าแต่อย่างใด หากใช้กฎ 80/20 มองในมุมกลับกันแล้ว งานยิบย่อยบางอย่างที่ถูกละเลยไป ก็อาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ได้เช่นกัน ดังนั้นแล้ว นอกจากที่จะต้องรู้ลำดับความสำคัญของแต่ละงาน ก็อย่าลืมที่จะหาเวลาให้กับงานทุกงานที่ต้องทำอย่างเหมาะสมด้วยเช่นกัน

Sources: https://bit.ly/3bGEeQh

https://bit.ly/3nDy7iE

https://bit.ly/3NEWRS3