‘เขาว่าฝนมันทำให้คนเหงา’ แถมบางทีก็ทำให้เราขี้เกียจด้วยนะ เพราะอากาศเย็นๆ จะทำให้ร่างกายตอบสนองต่ออุณหภูมิที่ลดต่ำลง ซึ่งส่งผลให้การไหลเวียนของเลือดต่ำลง ร่างกายเคลื่อนไหวช้าลง และทำให้เรารู้สึกว่าตัวเองขี้เกียจ นอกจากนี้ เสียงฝนเปาะแปะก็ยังช่วยให้ใครหลายๆ คนรู้สึกผ่อนคลาย และรู้สึกอยากพักผ่อนไปเรื่อยๆ จนกว่าแดดจะกลับมาออกอีกครั้ง
ถ้าวันฝนตกเป็นวันหยุด เราก็คงนอนตีพุงสบายใจเฉิบอยู่ที่บ้าน แต่เราก็ไม่ใช่เทวดา จะให้ไปสั่งฟ้าสั่งฝนให้ตกตามใจชอบก็คงไม่ได้ เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราต้องเผชิญก็คงไม่พ้น ‘ความขี้เกียจ’ อย่างแน่นอน
เมื่อมี ‘ความขี้เกียจ’ เป็นสารตั้งต้น ปัญหาอื่นๆ ก็จะตามมา คนขี้เกียจ แค่นั่งบนเก้าอี้เฉยๆ ก็ขี้เกียจแล้ว จะให้มาจัดการเวลาที่แสนยุ่งยากแถมยังมีอยู่อย่างจำกัดอีกก็ปวดหัวพอดี อีกอย่างก็คือถึงแม้เราจะนั่งเฉยๆ อยู่กับที่ ความคิดมันไม่เคยอยู่ที่เดียวกับเราหรอกนะ โน่น ฝันกลางวันไปถึงตอนฝนหยุดแล้วล่ะ
แต่ไม่ต้องห่วงหรอกนะ เพราะวันนี้ Future Trends มีเทคนิคเจ๋งๆ 6 อย่างมาแนะนำคนที่กำลัง ‘ขี้เกียจ แบ่งเวลาไม่เก่ง สมาธิมาๆ หายๆ’ โปรดักทีฟมากขึ้นกว่าเดิม จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย
1. Action Method
เป็นเทคนิคที่เราต้องดูทุกสิ่งที่เราทําให้เป็น ‘โปรเจกต์’ โดยจัดระเบียบงานออกเป็นสามประเภท ได้แก่ Action steps (งานเฉพาะที่เราต้องทำให้เสร็จ) References (ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่เราต้องการเพื่อให้งานเสร็จ) และ Back-burners (งานที่ไม่จําเป็นต้องทําเสร็จในตอนนี้) ซึ่งเทคนิค ‘Action’ มีความคล้ายคลึงกับเทคนิค ‘ABC’ อย่างมาก กล่าวคือ A เป็นงานที่ต้องทําและมีความสําคัญสูง B เป็นกิจกรรมที่ต้องทํา และ C เป็นงานที่มีความสําคัญต่ำ
แน่นอนว่าเมื่อเราจัดลำดับความจำเป็นของงานได้แล้ว เราก็จะสามารถเคลียร์งานแต่ละชิ้นให้สำเร็จลุล่วงไปได้ดี เพราะความเป็นระเบียบจะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้น
2. 3-3-3
เทคนิคนี้ คือการที่เราตั้งเป้าที่จะวางแผนวันของเราด้วยรูปแบบ ‘3-3-3’ โดย 3 ตัวที่หนึ่ง คือการให้เราใช้เวลา 3 ชั่วโมงแรกในการทํางานที่สําคัญที่สุด จากนั้นทํางานด่วนอีก 3 งานให้เสร็จโดยใช้เวลาน้อยลง จากนั้นทํางานที่เป็นงานรูทีนอีกสามงาน เช่น ตอบอีเมลหรือกําหนดเวลางานอื่นๆ
เทคนิคนี้ได้ผลเพราะเราจะสามารถทำงานที่สำคัญได้อย่างมีสมาธิ ซึ่งทําให้เรารู้สึกได้ถึงความสําเร็จที่เกิดขึ้น และทําให้สามารถจัดการกับสิ่งต่างๆ ในภายหลังได้ง่ายขึ้น
3. Eat the Frog
อ่านชื่อแล้วอาจจะแอบสยองเล้กน้อย แต่เทคนิคนี้เป็นเทคนิคที่ดีมากเลยนะ โดย Eat the Frog หมายถึงการที่เราต้อง ‘กินกบ’ เข้าไป ซึ่งเราจะตีความให้ ‘กบ’ เป็นตัวแทนของงานที่ดูลำบาก ยากเย็นที่สุดสำหรับเรา จากนั้นก็ฮึบ! กลืนมันลงท้องหรือทำงานนั้นให้เสร็จก่อนงานชิ้นอื่นๆ เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมาคอยกังวลทั้งวันว่าจะต้องทำงานยากๆ ตอนไหนนั่นเอง
4. Kanban
เทคนิค Kanban ได้รับการพัฒนาโดยวิศวกรอุตสาหกรรมที่ Toyota มีความหมายว่าป้าย และมีความคล้ายกับ Action Method ซึ่งจะแบ่งงานออกเป็น 3 ประเภท คือ To-do, Doing และ Done เป็นแนวคิดเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ สําเร็จ โดยที่เราจะย้ายงานไปทีละขั้นตอนจนเสร็จ
เมื่อเรารู้ถึงสถานะของงานในแต่ละชิ้น จะทำให้เรามีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อมองไปที่ Done นอกจากนี้ยังช่วยให้เราเห็นถึงกระบวนการบางอย่างว่าใช้เวลานานแค่ไหน ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถแบ่งเวลาได้ดีขึ้น
5. Timeboxing
เป็นเทคนิคที่ให้เรากําหนดเวลาทั้งวัน ทุกกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมล การทำโปรเจกต์ ไปจนถึงการกินของว่าง ทุกกิจกรรมล้วนควรอยู่ในปฏิทินของเรา โดยการใช้ปฏิทินดิจิทัล เช่น Google ปฏิทิน จะทำให้เราสามารถจัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้นและเป็นระเบียบ
สำหรับลำดับในการทำงาน เราสามารถสลับชิ้นงานได้ตามความเหมาะสมและความถนัดของเราเลยล่ะ แต่ว่าก็อย่าสลับบ่อยเกินไป ดูตามความเหมาะสมจะดีกว่า
6. Pomodoro
Pomodoro เป็นเทคนิคจัดการเวลา แบบทำ 25 นาที และหยุดพักสั้นๆ 5 จากนั้นทํางานต่อเป็นเวลา 25 นาทีอีกครั้ง จำนวน 4 รอบ แล้วค่อยพัก 15 นาที
โดยใน 25 นาทีนี้ เราจะต้องโฟกัสแค่งานใดงานงานหนึ่งเพียงงานเดียวเท่านั้น ห้ามทำอย่างอื่น เพื่อให้เกิดสมาธิสูงสุดในการทำงานตลอด 25 นาที พอครบ 25 นาที ให้พัก 5 นาที (ถือเป็น 1 Pomodoro ) การพักจะเติมพลังให้เรา และเราก็จะมีแรงมาสู้กับทุกๆ เรื่องราว
และทั้งหมดคือ 6 เทคนิคที่จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างโปรดักทีฟที่ Future Trends นำมาฝาก เพื่อให้ทุกคนลองนำไปปรับใช้กัน อย่างไรก็ตาม หากลองทำไปอันสองอันแล้วรู้สึกว่ายังไม่ใช่ ก็อย่าเพิ่งถอดใจแล้วล้มเลิกความมุ่งมั่นไปนะ ลองทำเทคนิคที่เหลือดูก่อน เชื่อว่าต้องมีสักอันที่เหมาะสมกับเรา
หรือถ้าลองทำทุกอันแล้วก็ยังไม่โปรดักทีฟขึ้นก็ไม่เป็นไร ไม่ต้องทำให้ชีวิตยากมากก็ได้ เพราะแทนที่เราจะแฮปปี้ก็กลายเป็นเครียดแทน ปล่อยใจจอยๆ ให้งานเสร็จในแบบที่เรามีความสุขไปด้วยดีกว่านะ!
เขียนโดย ชนัญชิดา พลอยพลาย
Sources: