# อีเมลล้นอินบ็อกซ์ นั่งอ่านทั้งวันก็ไม่ไหว 3 สเต็ปจัดการ ‘Inbox’ จากผู้ทรงอิทธิพลของ ‘Forbes’

- Link: https://futuretrend.co/3-inbox-management-tips/
- Published: 2022-09-06T10:31:34+07:00
- Author: Witchayaporn Wongsa

‘โรงหนัง’ ขาด ‘พ็อปคอร์น’ ไม่ได้ฉันใด
‘พนักงานออฟฟิศ’ ก็ขาด ‘อีเมล’ ไม่ได้ฉันนั้น

ถึงแม้ว่า [‘อีเมล’](https://futuretrend.co/ending-an-email/) จะเป็นช่องทางการสื่อสาร
สุดโบราณที่มีมานานกว่าสิบปี และไม่ใช่ช่องทางหลักที่ใช้สื่อสารในชีวิตประจำวันอีกต่อ
ไป แต่ด้วยลักษณะเฉพาะตัวที่เหมาะกับการทำงาน ทำให้อีเมลยังคงเป็นช่องทางการสื่อสาร
สำหรับพนักงานออฟฟิศที่ไม่มีช่องทางใดๆ มาทดแทนได้อย่างสมบูรณ์

ยิ่งช่วงนี้ หลายๆ บริษัทยังคงใช้นโยบายการทำงานที่บ้าน (Work From Home) หรือการทำ
งานแบบไฮบริด (Hybrid) ที่ต้องสลับเข้าออฟฟิศบ้างบางวัน อีเมลจึงมีบทบาทสำคัญยิ่งกว่า
เดิม ไม่ว่าจะสื่อสารกันภายในบริษัทด้วยเรื่องเล็กๆ น้อยๆ หรือเรื่องที่มีความเป็นทางการ
ก็ล้วนแต่ใช้อีเมลในการสื่อสารทั้งสิ้น

แต่หนึ่งในปัญหาโลกแตกของใครหลายๆ คนที่ต้องใช้อีเมลเป็นช่องทางหลักในการติดต่อสื่อสาร
งาน คงหนีไม่พ้นการรับมือกับอีเมลจำนวนมหาศาลที่เข้ามาในอินบ็อกซ์ (Inbox) ทุกวัน ทยอย
เปิดอ่านก็แล้ว เคลียร์งานตามที่สั่งก็แล้ว แต่อีเมลที่ค้างอยู่ก็ยังไม่หมดเสียที ยิ่ง
ปล่อยอินบ็อกซ์ทิ้งไว้ข้ามวัน อีเมลฉบับใหม่ๆ ก็ยิ่งเข้ามาเพิ่ม และทำให้กองงานถูกสะสม
มากขึ้นเรื่อยๆ

โดยเฉพาะคนเป็นหัวหน้าหรือคนที่มีตำแหน่งสูงๆ มีอีเมลเข้าในอินบ็อกซ์นับร้อยนับพันฉบับ
ไม่ว่าจะเป็นอีเมลแจ้งเตือน อีเมลตรวจสอบความถูกต้องของงาน อีเมลที่ประสานงานกับฝ่าย
ต่างๆ และอีเมลที่มีรายละเอียดอื่นๆ อีกมากมาย ลำพังจะให้มานั่งไล่เปิดทุกฉบับก็คงไม่
ไหว แต่พอเลือกเปิดอ่านแค่บางฉบับ ฉบับที่สำคัญจริงๆ ก็ตกหล่นไป ทำให้การทำงานเกิดความ
ล่าช้ากว่าที่ควรจะเป็น ทั้งๆ ที่สาเหตุมาจากเรื่องเล็กๆ อย่างการไม่ได้เปิดอีเมลฉบับ
เดียว

เมื่อต้องอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้ทุกวัน หลายๆ คนก็เริ่มมีอาการที่เรียกว่า ‘Email Fatigue’
หรือความเหนื่อยล้าจากการอ่านอีเมล เดิมทีงานตรงหน้าก็เครียดมากอยู่แล้ว ตอนนี้ยังต้อง
มาเครียดกับการจัดการอีเมลอีก จนในที่สุด ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ก็ได้พัฒนาเป็นปัญหา
ใหญ่ที่กระทบกับการทำงานของเราไปโดยปริยาย

ยิ่งไปกว่านั้น ผลสำรวจในปี 2021 ของ Wakefield Research บริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านการ
ทำวิจัยเพื่อพัฒนาองค์กร ระบุว่า มีพนักงานออฟฟิศที่รู้สึกเหนื่อยกับการจัดการอีเมล
ในแต่ละวัน จนมีความคิดที่ต้องการลาออกถึง 38 เปอร์เซ็นต์เลยทีเดียว

ก่อนที่เราจะรู้สึกหมดไฟในการทำงานจากการนั่งอ่านอีเมลวันละนับร้อยนับพันฉบับ จะมีวิธี
ใดบ้างที่ช่วยจัดการอีเมลในอินบ็อกซ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ?

![Email Fatigue](https://futuretrend.co/wp-content/uploads/2022/09/shutterstock_1185179200.
jpg "อีเมลล้นอินบ็อกซ์ นั่งอ่านทั้งวันก็ไม่ไหว 3 สเต็ปจัดการ ‘Inbox’ จากผู้ทรงอิทธิพล
ของ ‘Forbes’ 1")

Future Trends จึงนำเทคนิคการจัดการอีเมลในอินบ็อกซ์ตามแบบฉบับของ ‘มาร์ก คิวแบน’ (
Mark Cuban) มหาเศรษฐีที่ติดอันดับผู้ทรงอิทธิพลในวงการธุรกิจของนิตยสารฟ็อบส์ (Forbes)
มาฝากกัน เพื่อให้ทุกคนได้ลองไปปรับใช้ตามสไตล์ของตัวเองกันดู

ด้วยความที่มาร์กเป็นนักธุรกิจที่มีชื่อเสียงในสหรัฐฯ เขาจึงมีการพูดคุยกับนักธุรกิจ
และผู้คนในแวดวงสังคมเดียวกันทางอีเมลอยู่บ่อยๆ โดยในแต่ละวัน เขาจะได้รับอีเมลไม่ต่ำ
กว่า 750-1,000 ฉบับ ทำให้เขาต้องออกแบบวิธีการจัดการอีเมลในอินบ็อกซ์ของตัวเองเป็น
3 สเต็ป ดังนี้

### Delete : อะไรที่ไม่สำคัญ หรือทำเสร็จไปแล้วให้ลบออกให้หมด

ขั้นตอนแรกหลังจากที่เปิดอินบ็อกซ์เข้ามา ให้ลบอีเมลทุกฉบับที่ไม่สำคัญหรือเป็นสิ่ง
ที่เราทราบอยู่แล้วออก อย่างอีเมลแจ้งเตือนการนัดหมายประชุม และอีเมลจากแอปพลิเคชัน
เสริมที่ใช้ในบริษัท เพราะสิ่งที่ทำให้ตัวเลขในอินบ็อกซ์แตะหลักร้อยหลักพันก็มาจากอีเมล
เหล่านี้นั่นเอง

ดังนั้น หากอีเมลเหล่านี้ไม่ได้มีความสำคัญอะไรกับการทำงาน หรือเป็นอีเมลเกี่ยวกับงาน
ที่ทุกอย่างเสร็จสิ้นลงแล้ว และไม่จำเป็นต้องเก็บเป็นหลักฐานอีกต่อไป ก็ให้ทยอยลบอีเมล
ออกจากอินบ็อกซ์ จนเหลือแต่อีเมลฉบับที่สำคัญกับการทำงานในปัจจุบันจริงๆ

### Delegate : พิจารณาว่าเป็นอีเมลเกี่ยวกับอะไร และใครเป็นคนที่ต้องรับผิดชอบ

ด้วยหน้าที่ของหัวหน้าที่เป็นตัวกลางในการประสานงานกับฝ่ายต่างๆ ทำให้หลายๆ ครั้งใน
อินบ็อกซ์ของหัวหน้าจะมีอีเมลที่เป็นงานของตัวเองที่ต้องรับผิดชอบโดยตรง และงานที่ต้อง
ส่งต่อไปให้ลูกทีมทำ

ดังนั้น หัวหน้าต้องจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่ส่งมาให้ดี หากหัวหน้าพบว่า อีเมลที่
ส่งมาเป็นงานที่ต้องส่งต่อไปให้ลูกทีม ให้รีบประสานงานและส่งต่ออีเมลไปที่ลูกทีมคนนั้น
พร้อมทั้งพูดคุยรายละเอียดของการทำงานให้ชัดเจน นอกจากจะทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่ติดขัด
แล้ว ยังช่วยให้หัวหน้าไม่กองงานไว้ที่ตัวมากเกินไปอีกด้วย

### Filter : ฝึกนิสัยเคลียร์อินบ็อกซ์ให้เป็นศูนย์ และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการด้วยการสร้างตัวกรองอีเมล

คติในการจัดการอีเมลของมาร์กไม่มีอะไรที่ซับซ้อน เขาบอกว่า “The best way to get to
Inbox Zero is to get to Email Zero.” (“หนทางที่ดีที่สุดในการทำอินบ็อกซ์ให้เป็นศูนย์
คือการได้รับอีเมลเป็นศูนย์”)

ซึ่งสิ่งที่จะทำให้เราไม่รู้สึกเหนื่อยล้าในการจัดการอินบ็อกซ์ ก็คือ ‘นิสัย’ ของตัว
เอง เราต้องฝึกนิสัยการเคลียร์อีเมลในอินบ็อกซ์จนเหลือศูนย์ให้เคยชิน ไม่ว่าจะด้วยการ
เปิดอ่านหรือการลบอีเมลที่ไม่สำคัญก็ตาม เพื่อที่อีเมลที่ค้างอยู่จะได้ไม่ไปสะสมในวัน
ต่อไป

นอกจากนี้ มาร์กยังเสริมด้วยว่า การใช้ฟังก์ชัน ‘ตัวกรองอีเมล’ หรือการกำหนดคีย์เวิร์ด
ของอีเมลที่มีความสำคัญต่อการทำงาน จะช่วยให้เราสามารถจัดการงานหรือลำดับความสำคัญของ
อีเมลที่ส่งมาได้ และทุกคนก็สามารถศึกษาวิธีการใช้ฟังก์ชันตัวกรองอีเมลจากเว็บไซต์บริการ
อีเมลที่ใช้งานอยู่ได้เลย

หวังว่า เทคนิคการจัดการอีเมลที่เรานำมาฝากกันในวันนี้ จะเป็นประโยชน์สำหรับคนที่ต้อง
อ่านอีเมลในแต่ละวันนับร้อยนับพันฉบับ และหากทุกคนนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้จนเกิดความเคยชิน
อีเมลที่เคยล้นอินบ็อกซ์จะไม่ใช่อุปสรรคในการทำงานอีกต่อไปอย่างแน่นอน

แล้วทุกคนมีเทคนิคจัดการอีเมลในอินบ็อกซ์ของตัวเองอย่างไรบ้าง?

Sources: [https://bit.ly/3KyCkPe](https://bit.ly/3KyCkPe)
[https://bit.ly/3ecV2ji](https://bit.ly/3ecV2ji)